水利工程档案管理

对水利工程监理现场档案加强管理,使其规范化、科学化,对保证监理工作全过程签证资料的完整性有着重要意义，对日后工作监理过程的了解也非常重要。同时，在工程进展过程中给总监理工程师的工作带来便利。

1.水利监理现场档案管理体系的建立

1.1档案管理人员体系的建立

监理机构组建的同时,应设定专人负责档案材料的管理，并应由总监或副总监主管文书、档案工作,形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。

1.2收文、发文记录薄的建立

工程文件的收发，应有清晰的记录,应建立收、发文记录薄。记录薄的内容应包括：序号、文件编号、文件名称、收文(发文）时间、来文（收文）单位、收文人签字、备注：在收文薄中应加入签转单位、签转日期两项,以便对各方文件在监理部由监理组长或总监审查后的签转。

2.归档文件的分类

对水利工程监理所需归档文件的类型应进行分类。文件的总体类型可分为合同文本文件、业主指示文件、施工文件、设计文件、监理文件和其他文件6大部分。这6大部分可详细分类如下。

2.1合同文件:包括监理合同、施工合同、采购合同等合同文件。

2.２设计文件:包括设计图纸、施工图纸、设计变更通知、设计答疑等设计文件。

２．3上级来文:包括监理公司对监理机构的指示文件、质量监督部门的文件及水利部(厅）等机关下发的文件。

2.4业主文件：包括业主通知、函件等文件。

2．５合同支付认证文件：包括单价认证、工程量认证、月统计表、工程款支付证书、预付款支付证书等与资金和工程量相关的认证文件。

2．6监理纲领文件:包括监理规划、规程、细则。

2.7监理部内部管理文件：包括监理部工作指示文件、监理人员的考勤、人员岗位证书、监理规章制度等文件。

2．8监理工作报告:包括监理月报、工作总结报告。

2．９监理函件：包括提交业主单位的建议函件、提交设计单位的商议函等监理对外函件。

２.10监理指示性文件:包括监理通知、监理指示、施工违规警告、返工令、单位工程开工许可证，分部工程开工许可证、工程暂停施工指令单、工程复工指令单。

2.１１监理会议纪要：包括设计交底会、施工动员会、各方协调会、工程验收会等由监理主持的会议纪要。

２．１2施工单位报告：包括各种承包商报告、函件等。

2.1３施工组织设计及技术方案:包括施工方的各方的个阶段各施工部位开工前的施工组织设计、及特殊施工技术方案的报审。　

2．１4施工检验和测量核算资料:包括施工方自检材料（原材料检验、中间产品的检验、各项检测指示的检验资料等)、各施工部位从基面到完工过程中的测量资料。

2.15施工单位材料与机械设备申报表：包括原材料检验、构配件的质量证明文件、机械设备情况。

2．1６施工单位质量保证体系资料：包括施工资质、组织机构、项目经理证书、试验室等级证书、质检人员及主要技术工人等级证书等。

2．１7质量评定资料:包括单位工程质量评定、分部工程质量评定、单元工程质量评定资料。

２．１8工程信息文件：包括工程用表、总监巡视记录、监理备忘录等。

２.１９工程声像文件:包括工程照片、录像资料。

3．不同水利工程监理现场档案管理。

有了健全的档案管理体系和归档分类，对档案管理起了良好的作用。档案的管理形式也视工程不同而定,在中小型水利工程中监理现场档案管理可简单化,不需分级的管理直接由总监领导：而在工程较大，标段多、施工复杂的工程中监理现场档案管理，应根据监理机构的分级管理而随之进行分级化的管理。

3.１中小型水利工程的监理现场档案管理

中小型水利工程的监理现场档案管理也可视为单一性的档案管理,即监理部专人负责，对档案进行管理。在档案体系建立后,档案人员应首先对参建各方的档案管理人员熟悉，了解档案文件的流通途径，保证文件及时有效地在工程中发挥作用。档案员在管理文件时，应对收发文件进行初审,若发现问题不能对其进行归档,应及时联系相关部门对文件的错误进行纠正，保证归档材料的规范性。文件审查的重点为施工方的文件，如报来的报表内容填写是否齐全,工程部位、工程编号是否已填写,施工方的质检人员和负责人是否签字,是否有公章等,此类均为工程细节问题,要求档案管理人员细心审阅,避免表格的不规范性。对各方报来之文件不能立即存档，应报其文件内容相关的监理负责人审阅，做出及时的批复处理意见再进行文件的归案。

丹东市铁甲水库除险加固工程为大IＩ型水库的除险加固工程,其工程量不大，划分为三个单位工程118个单元工程，工程属于中、小型水利工程的监理现场档案管理。

此工程监理现场档案管理所所遇到的问题：①开工初期的档案的管理较乱。其主要原因为档案体系建立的较晚,监理进场后没有充足的准备时间，施工单位已开始了施工,档案的管理体系是在进行中逐步建立起来的，所以造成前期工作量大且档案不清晰的现象。因此，无论大、中、小型工程的监理现场档案管理体系建立,必须及时在开工前建立起来，保证开工后工作顺利,档案文件清晰。

②施工单位报表问题较多。施工方为地方队伍,无软件材料的整理经验，并只重视施工方面,忽略了软件材料的规范性（此类问题为中、小型水利工程监理中常遇的共性问题)。对此队伍，监理部对其惊醒了资料的填写,报送程序的培训,使其熟悉监理过程中的档案管理程序。

3.2大型水利工程监理现场档案管理

对于大型水利工程,由于工程内容复杂，分了多个标段,工程地点不集中,监理部采用分级管理,下设监理组,其监理档案的管理亦应分级化管理。即分为监理部档案管理和监理组的档案管理。监理组的档案管理可减轻监理部档案管理的工作量,同时也方便各监理组组长查阅本组的档案资料。

监理组存档材料除监理部指令的文件资料之外，主要为本组及本表段工程相关的工程资料，主要提供备查资料为：①初步设计和招、投标文件：②监理日记、大事记：③工程材料、构配件、设备的质量证明文件：④监理检验

资料和测量核算资料:⑤承包商现场测量资料:⑥单元工程质量评定资料

:⑦工程计量单:⑧承包商质量保证体系备查资料：⑨工程主要控制性指标。