Excel电子表格的使用技巧.ppt
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• 再选定你要保护的单元格，点“格式”→“单元 格”→“保护”，在“锁定”前面打上“√”。
9
3. 点“工具”→“保护”→“保护工作表”，输入两次密码， 点两次“确定”即可。
10
5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如何 在另一单元格显示特定的颜色
比如：
A1>1时，C1显示红色
0<A1<1时，C1显示绿色
28
14. 两次选定单元格
有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值， 以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一 个值后按Enter键，活动单元格默认下移一个单元格，非常 不便。单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标 选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。
Word 里：Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间
23
数值的输入
负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。 分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数 则认为是日期。 输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项
一 编辑”选项卡中设置自动小数点
4
1. 快速填入相同内容
选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组 合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。
5
2. 快速复制上一单元格
选中下面的单元格，按Ctrl+ '（'为西文的单引号） 组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。
6
3. 求字符串中某字符出现的次数
例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数： =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”))
1Байду номын сангаас
Excel的使用技巧
• 快速填入相同的内容 • 快速复制上一单元格 • 求字符串中某字符出现的次数 • 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格） • Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显
示特定的颜色 • EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 • 去掉默认的表格线 • 增加工作簿的页数
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2. 用条件格式避免重复。 选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成 “公式=COUNTIF($A：$A,$A1)>1”,点“格式”一“字体”一 “颜色”，选定红色后点两次“确定”。
COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元 格数目。
18
这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如 果数据重复字体将会变成红色。
• 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。
• 绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。 • 有些公式引用单元格是用混合型地址。
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10. 数据的输入
日期和时间的输入 当前系统日期的输入：ctrl + ； 当前系统时间的输入：ctrl + shift +； 12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入 字母a或p，例如，8：00 a 改变日期格式在“格式-单元格”中修改
14
3. 条件3设为：公式=A1<0 点“格式”→“字体”→“颜色”，点击黄色后点“确 定”。
15
4. 三个条件设定好后，点“确定”即可。
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6. EXCEL中如何控制每列数据的长度并避 免重复录入
1. 用数据有效性定义数据长度。 用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”， “有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可 根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否 打开中文输入法等，定义好后点“确定”。
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公式的输入
公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如 果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在 “工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的 “公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公 式。
25
11. 输入相同数据的两种情况
同时在多个单元格中输入相同的数据。 方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键 进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后 后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用 Ctrl或Shift键。
LEN(text)：返回文本字符串的个数 SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）: 将字符串中的部分字符串以新字符串替换。
7
4. 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限 （保护部分单元格）
• 先选定所有单元格，点“格式”→“单元格”→“保护”， 取消“锁定”前面的“√”。
A1<0时，C1显示黄色
11
方法如下： • 单击C1单元格，点“格式”→“条件格式”，
• • 条件1设为： 公式=A1>1
12
点“格式” →“字体”→“颜色”，点击红色后点“确定”。
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2. 条件2设为：公式=AND（A1>0,A1<1） 点“格式” → “字体”→“颜色”，点击绿色后点“确定”
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7. 去掉默认的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的 “视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的 “√”去掉）。
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8. 增加工作簿的页数
单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新 名称
的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。
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9. 相对地址、绝对地址、混合地址
2
• 相对地址、绝对地址、混合地址 • 数据的输入 • 输入相同数据的两种情况 • 数据的行列对调 • 跨表操作数据 • 两次选定单元格 • 两列数据巧合并 • 用快捷键设置单元格文本 • 自动调整为合适的列宽 • 绘制3斜线表头
• Excel做成绩表时自动实现同分同名次 • 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 • 制作漂亮的工资条 • 图表编辑操作
26
12. 数据的行列对调
选取要对调的数据范围，复制。 在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在对
话 框中选择“转置”，确定。
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13. 跨表操作数据
设有名称为sheet1、sheet2和sheet3的三张工作表，现要 用sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上sheet2的B8单 元格内容乘以60%作为sheet3的A8单元格的内容。则应该在 sheet3的A8单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！ B8*60%。
• 再选定你要保护的单元格，点“格式”→“单元 格”→“保护”，在“锁定”前面打上“√”。
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3. 点“工具”→“保护”→“保护工作表”，输入两次密码， 点两次“确定”即可。
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5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如何 在另一单元格显示特定的颜色
比如：
A1>1时，C1显示红色
0<A1<1时，C1显示绿色
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14. 两次选定单元格
有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值， 以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一 个值后按Enter键，活动单元格默认下移一个单元格，非常 不便。单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标 选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。
Word 里：Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间
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数值的输入
负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。 分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数 则认为是日期。 输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项
一 编辑”选项卡中设置自动小数点
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1. 快速填入相同内容
选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组 合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。
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2. 快速复制上一单元格
选中下面的单元格，按Ctrl+ '（'为西文的单引号） 组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。
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3. 求字符串中某字符出现的次数
例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数： =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”))
1Байду номын сангаас
Excel的使用技巧
• 快速填入相同的内容 • 快速复制上一单元格 • 求字符串中某字符出现的次数 • 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格） • Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显
示特定的颜色 • EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 • 去掉默认的表格线 • 增加工作簿的页数
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2. 用条件格式避免重复。 选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成 “公式=COUNTIF($A：$A,$A1)>1”,点“格式”一“字体”一 “颜色”，选定红色后点两次“确定”。
COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元 格数目。
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这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如 果数据重复字体将会变成红色。
• 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。
• 绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。 • 有些公式引用单元格是用混合型地址。
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10. 数据的输入
日期和时间的输入 当前系统日期的输入：ctrl + ； 当前系统时间的输入：ctrl + shift +； 12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入 字母a或p，例如，8：00 a 改变日期格式在“格式-单元格”中修改
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3. 条件3设为：公式=A1<0 点“格式”→“字体”→“颜色”，点击黄色后点“确 定”。
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4. 三个条件设定好后，点“确定”即可。
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6. EXCEL中如何控制每列数据的长度并避 免重复录入
1. 用数据有效性定义数据长度。 用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”， “有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可 根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否 打开中文输入法等，定义好后点“确定”。
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公式的输入
公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如 果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在 “工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的 “公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公 式。
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11. 输入相同数据的两种情况
同时在多个单元格中输入相同的数据。 方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键 进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后 后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用 Ctrl或Shift键。
LEN(text)：返回文本字符串的个数 SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）: 将字符串中的部分字符串以新字符串替换。
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4. 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限 （保护部分单元格）
• 先选定所有单元格，点“格式”→“单元格”→“保护”， 取消“锁定”前面的“√”。
A1<0时，C1显示黄色
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方法如下： • 单击C1单元格，点“格式”→“条件格式”，
• • 条件1设为： 公式=A1>1
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点“格式” →“字体”→“颜色”，点击红色后点“确定”。
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2. 条件2设为：公式=AND（A1>0,A1<1） 点“格式” → “字体”→“颜色”，点击绿色后点“确定”
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7. 去掉默认的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的 “视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的 “√”去掉）。
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8. 增加工作簿的页数
单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新 名称
的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。
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9. 相对地址、绝对地址、混合地址
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• 相对地址、绝对地址、混合地址 • 数据的输入 • 输入相同数据的两种情况 • 数据的行列对调 • 跨表操作数据 • 两次选定单元格 • 两列数据巧合并 • 用快捷键设置单元格文本 • 自动调整为合适的列宽 • 绘制3斜线表头
• Excel做成绩表时自动实现同分同名次 • 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 • 制作漂亮的工资条 • 图表编辑操作
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12. 数据的行列对调
选取要对调的数据范围，复制。 在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在对
话 框中选择“转置”，确定。
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13. 跨表操作数据
设有名称为sheet1、sheet2和sheet3的三张工作表，现要 用sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上sheet2的B8单 元格内容乘以60%作为sheet3的A8单元格的内容。则应该在 sheet3的A8单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！ B8*60%。