集团公司视频会议管理办法

集团公司视频会议管理办法（试行）一、视频会议的预定：需至少提前两小时向集团公司办公室提出申请。申请时需报送会议主题、会议时间、参会人数、主办单位等信息以供备案。视频会议系统中设置有第一至第五，五个会议室，会议人数依次为：24、14、10、5、3人。申请会议时请按会议需要进行申请。申请成功后，可对会议室进行加密。

二、集团公司会议的组织：会务组提前在办公平台中发布“集团通知”并注明联系人，在办公平台首页“集团公司”项目中即可查看，也可进

入“信息发布”——“集团通知”中进行查询。在各单位或相关部门及人员收到通知后，请通过网络寻呼方式，与通知中的联系人进行确认并索取会议密码。

三、各单位会议的组织：各单位可以利用集团公司视频会议系统对下属公司召开视频会议，各单位会务组可在办公平台各单位界面进行通知或网络寻呼通知，请勿在集团公司首页进行通知。

四、视频会议的准备：在各单位或部门及相关人员接到会议通知后，请提前半小时打开视频会议用计算机，自己或联系本单位视频会议管理员进行调试，确定网络、图像、声音均流畅后，方可开会。禁止开会时现场调试设备的情况发生。如果调试有问题，请及时与集团公司。

五、为保证视频会议工作的顺利开展，要求各单位指派一名专门负责视频会议的服务人员。该人员职责包括：与集团公司主管单位保持联系，接收集团公司的会议通知，以及会议前打开设备进行调试，确认可以正常运行；会议中对视频设备进行操作，保证会议的有序进行；会议后将设备关闭、整理。

六、集团公司视频会议系统提供了八个不设置密码的两人洽谈室，供各单位及部门使用。如有工作需要，可自行进入，但不允许会后不退出视频会议系统，一经发现挂机行为，管理员有权将该用户请出洽谈室。

七、因各项目部流动性较大，未要求建设视频会议室，但各局属项目部应固定有一台具备视频会议功能的计算机，专供视频会议使用，并保证网络畅通、设备稳定，做到随时可登陆视频会议系统参加集团公司召开的会议。

八、安全保密。会议前，下发的会议室密码口令只供各单位管理员进入系统时使用，不可提供给与会议无关人员。若视频会议内容遭泄露，视情节严重追究相关人员责任。