中小企业存货账实不符的成因

中小企业存货账实不符的成因、危害与对策

王棣华

一、中小企业存货账实不符的成因

《企业会计准则》规定：存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。

最近一段时间，国税局对使用废旧物资的企业进行了严格的排查，而某公司下属的一个铸造分公司也在检查之列，该公司属于独立管理、独立核算，于是公司领导决定派人进行企业内部自查，他们先从申报资料入手，对资产负债表、损益表中的有关数据进行审核。该分公司2006年全年实现产品销售收入1455万元，增殖税43.65万元，税收负担率3%；2007年1-6月份实现产品销售收入655万元，增殖税16.38万元，税收负担率2.5%，负税率相对较低。而该分公司购入废钢铁的数量较大，且账面存货余额较少，于是决定下企业实地清点。一到生产车间，他们就被热火朝天的生产势头所感染，经理告诉他们3、4季度是旺季，厂房里已快要安排不下了。按其生产程序，他们从原材料仓库到生产加工车间、半成品库、成品库，根据目测，该企业实际存货至少在120万元以上，而企业资产负债表中存货只有23万元。问到保管员时，经理说没有，反正车间里的、院子里的都是公司的。他们分公司还养了两条狼狗，不会有人偷的。当他们提出企业税负较低的疑问时，企业负责人拿出厚厚的一沓发货单，说有100多万元的货已发出，因货款未回笼，尚未开发票，也未申报销售收入。很明显存在存货账面数与实际库存数不一致的情况。

为什么中小企业较为普遍地存在存货账实不符的情况，通过调查，发现主要有以下几个方面原因：

1、粗放式的管理理念和管理体制

随着我国经济体制改革进程的逐步加快，中小企业基本上为私营有限责任公司，老板就是最大的投资人，甚至是唯一的投资者，自身的文化底蕴不太高。近年来，随着改革开放政策不断深入，企业经济规模不断扩大，但部分中小企业老板的经济管理理念并未与时俱进，仍停留在粗放式的管理层次上，企业无一套完整的、健全的管理制度。当问及上述分公司的老板为什么不设保管员时，他回答：“不养闲人，反正院子里的东西都是我的，赚钱、亏本我一看便知。”

2、会计工作职责未到位，会计人员核算水平仍处在初级阶段

因私营企业的老板有怕露富及外人靠不住的心理，中小企业会计人员一般情况下都与法人代表有沾亲带故的关系，名为会计，实际上就是现金保管员，很少接受过正式学习和培训。中小企业资产规模不大、人员不多且管理幅度较小，一般采用直线式结构进行垂直管理，企业管理者不重视会计制度建设，或虽有制度，实际并未认真执行，致使会计工作程序混乱、核算不实而造成的会计信息失真现象严重。如不少企业连常规票据分管制度，重要空白凭证保管制度，会计人员分工中的“内部牵制”原则均未建立，有的甚至认为会计、出纳可同时兼任，将财务章和个人名章、发票、收据、支票、信汇等重要空白凭证，交由出纳一人保管，为企业的资产流失留下了隐患。有的企业为了节省人员费用支出，不设专职会计，只请退休人员做代账会计。代账会计每月到企业两三天，按照业主提供的各类单据做账，成本核算采用倒扎或核定一个成本率来计算。由于代账会计根本不参与企业正常生产经营管理，账实严重不符。

3、中小企业存货内部控制先天不足

内部控制环境先天不足。控制环境是指由管理层倡导一种正直的伦理道德风气，宣传管理宗旨、经营方式和人力资源政策，使员工自觉管理其活动并履行他们的责任。我国中小企业大多是创始人经过艰苦创业，从小到大发展起来的，企业员工之间要么是亲属关系，要么是互相介绍形成的工作关系，约束员工行为的往往是非正式制度或者是以亲属关系维系的工作关系，缺乏良好的道德行为标准或行为准则。中小企业尤其是一些以产品加工为主的企业，对员工的要求是注重操作层面的使用上，对知识和技术要求不高，企业缺乏培训员工、提高员工素质的长远考虑，而员工也多着眼于短期利益。这决定了业主在选聘管理人员时多在家族内部考虑，任人唯亲的结果无形中将一些优秀管理人才排斥在外，在人力资源方面缺乏发展后劲。在企业发展过程中逐渐形成了家族式的经营管理方式和创始人独断专行的作风，所有权和经营权高度统一，决策和经营管理主观随意性较大，内部职责不清，大事小事全都集中到高层管理者。企业管理者往往对内部控制的认识不够，或者不愿意建立和执行内部控制制度。一方面，受自身知识所限，认为自己经营完全可以保证财产的安全；另一方面，受到利益动机的驱使，完善的内部控制将使得虚列费用、隐匿收入、偷逃税款等不合法行为很难进行。

4、中小企业存货内部控制机制不健全

内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分，是由专职的内审人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动，其目的是促进企业加强内部监督，遵守国家法律法规，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经济效益。然而，据调查，大多数中小企业没有设置内部审计机构。即使设有内部审计机构的企业，其职能也严重弱化，

内审人员的主要职能仍然是记账、算账、报账，不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效，导致各级管理部门更加有恃无恐，趁机钻了内部控制的空子。如一些业务经办人员、财会人员甚至管理人员利用虚假发票非法占有企业资产等。存货实物控制存在严重缺陷，大多数中小企业既无规范的存货管理规则，也没有相应的存货盘点制度，岗位职责分工不明，只注重存货的购买环节控制，而忽视存货的仓储与保管、领用与报废环节控制，造成大量浪费。

二、中小企业存货帐实不符的危害

企业存货账实不符带来的后果是：

1、企业盈利或亏损无法准确核算

特别是单个产品的能耗、物耗等不准确，即使产品亏损，因近期察觉不到，而越生产越亏。

2、企业真实的生产能力无法确知

企业真实的生产能力无法确知，使企业与客户签订生产合同时，对自身生产能力把握不准，造成不必要的经济损失。同时因只能粗略估计，给国家统计国民生产总值带来困难。

3、导致国家的税收大量流失

存货帐实不符使得企业的所得税申报不准确，导致国家的税收大量流失，还导致企业资产流失现象时有发生，管理漏洞太多。

上述分公司在去年4月份就发生价值2万多元的钢板被盗而不知，直到公安部门将小偷捉住，核实赃物，通知企业认领钢板时才察觉。诸如此类的还有采购员以劣质的材料以次充好、供销员将货款贪污等现象时有发生。

三、解决中小存货企业帐实不符的对策