文件管理控制流程说明

审核 管理者代
表
会签 相关部门负
责人
复核 总办负责
人
批准 总经理
程序文件/工作 流程
责任部门相关 部门负责 相关部门负
人员
人
责人
总办负责 人
管理者代表
第三层次文件
责任部门相关 部门负责 相关部门负
人员
人
责人
总办负责 人
主管副总经 理
内部管理文件
责任部门相关 部门负责
人员
人
主管副总
总办负责 主管副总经
到什么程度，测量什么内容，合格后交付到哪里？……凡是这个岗位中对质量有影响的各个因素都用 文字写下来。通过培训，合格上岗。 4.四阶文件——表单·记录·外来标准资料·法规文件等
这些文件的特点是没有版次控制的要求。
文件编码规则说明 如何区分文件类别
5.特别说明“内部管理文件-QN” 内部管理文件—是从三阶文件“操作指导”分列细化出来的，是支持最好的完成“指导”的要求。
文件编码规则说明
如何区分文件类别
1.一阶文件——QM质量手册 质量手册—描述整个公司的体系，要符合标准第4.2.2条要求就可以了。一般就用一份质量管理手册，
把下面程序文件都放进去了。注：还有特殊情况也有针对某产品编制一份质量手册的。
2.二阶文件——程序文件和工程标准 程序文件—描述整个公司各个职能之间相互联系的那些活动的途径。也就是明确各个职能之间的分
03 管理 者代 表
04 销售 副总
05 产品 副总
06 行政 副总
07 技术 总工
08 财务 总监
09
销售 总办
10
销售 部
编号 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21
国际 技术 采购 制造 质量 财务 储 运
总工 计划
名称 部 部 部 部 部 部部
总办 办
部
编号 31 32
认证 名称 公司 其他
2.为确保公司质量管理体系的有效性能够得到控制，文件必须明确标识出文件的 版本号、版次号，版本号采用大写英文字母表示。版次号表示文件更改的次数， 用阿拉伯数字表示。第三层次技术文件的版本规定按各部门要求进行。
3.如在公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致质量管理体系 文件的更改，其原因、内容由申请更改的相关部门提出，在按4.3.的要 求进行会签、审批、管理；
工和接口。譬如设计合同评审程序、开发程序、采购程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服务程 序等。这些程序由一个职能主管，其他职能配合来完成。用程序中明确各个职能做什么，谁先做什么， 谁后做什么，要求达到什么水平，在什么地方完成，也就是回答“5W1H”
文件编码规则说明
如何区分文件类别
3.三阶文件——QO操作指导/检验指导 操作指导/检验指导—指导书—只描述如何做。包括用什么设备、工具、对什么进行加工、要求达
人
理
各类技术文件
责任部门相关 部门负责 相关部门负
人员
人
责人
/
主管副总经 理
通用表格
责任部门相关 部门负责 相关部门负
及部门专用表格
人员
人
责人
/
主管副总经 理
文件会签要求说明
管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行
1.质量管理体系文件拟制\修改完成后，由拟制\修改人员通过OA中会签流程提交 会签和审批，会签和审批权限见本程序4.1的要求；
管理也就是一种要求，要求去“怎么做”“按什么做”类似指导/说明。
6.标准章节号“9”
A.内部管理文件为何增加“9”的代码是如何更好的区分“管理文件”与工程流程指导 B.在质量体系中没有小范围的规范管理文件的“章节号”
文件会签要求说明
管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行
文件类别 质量手册
编制 质量部经理
文件管理控制流程说明
目录 CONTENTS
文件编写要求说明 文件编码规则说明 文件会签要求说明 文件受控管理说明
文件编写要求说明
说明
1.页眉/页脚要求统一标准化（如图）
2.编写内容格式要求及项目标题 1.前言/目的 （必有项） 2.适用范围（必有项） 3.职责/权限（根据文件实际需求） 4.内容（必有项） 5.附录/表单（根据文件实际需求） 6.支持文件（根据文件实际需求）
说明
文件受控管理说明
1.编写/制定者在文件编写OK后，到质量部要取“文件编码”此编号统一由质量部按《文件管理程序》要求 编制，给到需求部门。质量部并制定好程部门的文件目录表
文件受控管理说明
说明
2.文件会签审批后，电子档邮件发送及纸档交由质量部加盖“文件受控章”，盖章后原纸档由质量部统 一存档，复印件交由编写者使用和管理。电子档由质量转成PDF档上传至编写部门OA归属文件内。
编号规则
文件编码规则说明
文件编码规则说明
各部门汉拼缩写
部门名 销售总办 销售部
称
汉拼缩
SC
XS
写
部门名 采购部
称
制造部
汉拼缩
CG
来自百度文库
ZZ
写
质量部 ZL 总办 ZB
国际部 GJ
财务部 CW
技术部 JS
储运部 CY
总工办 ZG
计划部 JH
文件编码规则说明 受控编号规定
编号 01 董事
名称 长
02
总经 理