最新三级秘书操作技能试题汇总必备

三级秘书操作技能试题汇总必备
一、礼宾次序常用的5种方法
1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。

2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列
4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列
5不排列即不分先后
涉外礼宾的准备工作。

1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3. 拟定来宾访问日程。

4.安排食宿
涉外会见、会谈的程序。

1. 提前约定。

2.通知对方有关事项。

3.准备工作.
4.迎接客人
4. 会见、会谈
6.送别客人
接待计划与安排1、说明接待计划的三项内
容：（1）接待规格；
（2）日程安排；（3）经
费列支。

2、人员安排中计划中应写
明；（1）主要陪同人员；
（2）主要工作人
员；（3）住宿地点、标
准、房间数量；（4）宴请
时间、地点、标准、人
数（5）会见、会谈地
点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：（1）
日期、时间、地点；（2）
活动内容；（3）陪同人
员。

4、接待经费计划（列
支）；
（1）工作经费；（2）餐
饮费；（3）住宿费；
（4）交通费；（5）参观
费；（6）其他不可预见费
用。

进行岗前培训的基本原则
和要求
①.不卑不亢：不论来自哪
个国家.所代表公司、企业
的大小应以礼相待，互相
尊重
②依法办事：国际间交往
合作.都要依法而行.既遵守
我国法律.也遵守对方国家
的法律
③内外有别：指要有保密
观念，既要保守国家机
密，也要保守本单位的机
密。

④了解国际交往的基本礼
仪：即见面礼仪、谈话、
身体语言、餐饮等等
新闻发布会的注意事项。

1. 确定新闻主题，选择发
布良机。

2.挑选媒介单位、
落实宴请范围。

2. 确定会议主持人，精选
发人4.处理好应回避的问
题制定各种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究
2.精心策划
准备。

3.选择最佳时机。

4.
邀请嘉宾光临。

5.编排活动程序。

6 安排其
他活动。

7.善后工作处
理。

开放式和封闭式办公室优
缺点。

1开放式：有利于沟通节省
办公空间办公设备共享。

难保机密干扰大无私人空
间
2.封闭式：有利于安全保
密集中注意力保护隐私。

难交流费用高
选择不同办公模式的方法
1.认真分析现有工作模式存
在的问题。

2.综合分析不同
模式各自优缺点。

3.确定
新的办公模式。

4.根据新的
办公模式制定相应规章制
度。

5.确定新的分配制
度。

办公模式发生变化的原因
1.信技快速发展，尤是通技
的改变人们的联系不受地
理位置限制，不再办公场
所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量
费用，又能有更优秀的人
才完成任务
3.办公场地费用过高，需要
压缩办公室面积，以最小
投入得最好效益
4.大中城市交通状况使人们
寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不
再拘于一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在
时间上又更大的自主性和
灵活性。

7.人们希望最大限度的发挥
自己的才干，多干事情多
得报酬。

8.人事制度的改革，必须打
破“铁饭碗”，用多种方式激
励员工的工作积极性。

二、制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作
用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目
标而确定
的主攻位置，所拥有的
人、物、财力部署的根据
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3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致
4指明事务顺序先后安排
5是一种主要控制手段和数量化财政计划
计划工作主要内容
1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限
2.每一项任务的数量和质量要求。

3.每一项任务所需费用和其他资源
4.每一项任务所承担的人员及负责人。

5.每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则
1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报
2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向
3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应
急方案
5.将应急方案或应急程序公
示于醒目位置
6.进行对突发事件的培训和
演练，掌握必要的知识与
技能
7.配备相关设备和资源
8.定期检查维护更新设备和
资源，使之处于良好备用
状态。

原则：
1加强领导统一指挥
2.快速反应控制事态发展
3以人为本保护公众利益
4公开透明面对公众。

突发事件的报告和记录的
必要性及其两表内容
必要性：1.作为事故处理的
一依据
2.作为安全教育的案例资料
3.便于应对各种赔偿案件
内容：1.《事故情况记录
表》：事故发生日期、时
间、地点、涉及人员，事
故过程。

证人
2.《工伤情况报告表》：事
故发生日期、时间、地
点，涉及人员基本情况，
事故过程细节，救治过
程，医疗处理情况，证明
人
办公设备购买和租用的优
缺点及其采购程序
1购买：优点：为组织增加
固定资产。

使用方便。

缺
点:一次付费过高。

设备难
更新。

2租用：优：最初投入费用
低，并能被获得的利润补
偿。

租用协议包括维护修
理。

便于更新换代。

缺点：常
年租用费用过高。

提前终
止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申
请审批落实费用选择供应
商签订供货合同货物验收
入库支付货款。

会议应急方案的内容
1.会议中可能出现的意外事
件：人员问题场地问题设
备问题资料问题健康与安
全问题
与会者情绪问题与会者返
程问题行为问题 2.明确意
外事件出现时工作人员的
责任
3.处理会议中意外事件的方
法：同上
正确选择办公设备和易耗
品供应商须考虑的因素
1.价格和费用
⑴比较不同供应商的要
价：初次洽谈的价格
⑵降低价格方法，如批量
购买，节日削价或将其指
定为唯一的办公用品供货
商
⑶购买后还要考虑费用的
支出，如：占用空间费
用，存储物品报废，存储
过多占用资金
2.质量和交货
⑴保证购买后能满足需
求⑵选择不合格物品的供
应商⑶比较供应商交货的
时间⑷供应商能说到，做
到，有诚信，很可靠
3.服务和位置
⑴比较为客户提供服务是
否方便，如所提供的订购
方式⑵供应商所在地点方
便联络和交货
4.安全和可靠性
⑴送货整个过程中，保证
货品安全，包装，存放，
运输和交货⑵比较供货商
卖货手续及相关发票是否
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齐全，如查订货单，交货单等⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性
组织视频会议的方法
视频会议的会场做好会场布置工作配备和检查设
备设备维护为减少租用通信线路的时间节约费用
政府采购主要方式
公开招标邀请招标竞争性谈判单一来源询价国务院政府采购监督机构认定的其他方式
三、申请费用以及报销结算的步骤是:
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应
与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人
应将发票附在“出差报销单”
后面，并亲自签字提交出
纳部门，由出纳部门把先
前领取的现金数额和支出
情况进行结算。

如果是先
由申请人垫付的，在提交
票据和“报销凭单”后，方可
返还现金。

6、如果事实商务工作时，
计划的费用不够，需要超
出时，应提前向有关领导
报告，在得到许可和批准
后，超出的部分才可得到
报销。

制定采购预算方案的程序
和内容
1程序：确定预算基数调
研确定采购的产品编写预
算方案修改完善方案
2内容：预算的项目名称目
标需要的办公资源采用预
算方法测算的依据支付预
算标准
合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：
根据有关开支规定、现有
库存、轻重缓急、逐项作
出调配计划，计划要又预
见性和合理性，并注意在
工作中不断调整满足办公
需要。

B保证重点物品的使
用对工作性质重要的部门
实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案
（购买信息维修合同操作
指南所有资源情况列表基
本信息日志记录和故障登
记）
3.管理办公资源的注意事项
（及时更新记录按规定清
退办公用品、设备掌握人
员流动情况）
四、会议筹备
1作用：了解会务工作的全
局加强协调沟通确保会议
目标实现
2特点：全面性和具体性计
划性明确性
3原则：严格时间事项明
确会议必要
4内容：会议主题于议题会
议名称会议议程时间和日
期地点需要设备和工具会
议文件会议人员组成及人
数与会人员的组成会议食
宿安排确定会议经费安
排会议筹备机构和完成任
务的期限
组织电话会议的方法
发出会议通知分发会议资
料安排会场接通电话相互
通报出席情况记录
远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时
间和金钱、能够与电话服
务机构商定使用录音带做
永久记录、而且交流更加
直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟
定时，应预先了解提供电
信会议服务公司的服务业
务，并提前一周与电信会
议服务公司预约，明确提
出自己的要求，并提前将
下列内容告诉电信服务公
司：会议日期、会议起止
时间、会议参加人数、与
会者的电话号码、主持人
姓名等。

（3）会议程序、议程及其
他材料必须提前寄给与会
者，以便他们有时间准备
会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中
要有专人负责检查远程会
议设备是否齐全和正常，
摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内
容
1会议准备工作是否充分2
文件材料的准备3会议布置
情况4礼仪接待人员的准备
5环境条件与用品的准备6
保卫工作的检查7检查其他
内容
五、会议协调的内容
1协调会议召开的时间地点
出席人员列席人员
2协调会议相关事项
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3协调会议议题
4协调会议纪要
5协调会议决定事项的落实
做好会务筹备情况检查的方法有两种：
（1）听取会议筹备人员的汇报
1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查
1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。

因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。

为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面
示意图。

4）佩带徽章、名牌。

为方
便工作，所有工作人员都
应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。

应在
接待休息室内放置公司标
志或旗帜，可放置电话
机、传真机、电脑、留言
条和笔等。

此外，还应备
有急救箱。

6）安排接待、服务人员。

配备精通产品和服务的人
员，事先组织培训，回答
与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备
的检查
推进会议进程的方法
1了解会议主题和议题
2严格遵守会议时间
3主题明确4鼓励和引导与
会者
5消除交流故障抵制不和谐
因素
6合理安排议题
7掌握会议休息的时机
8适时结束会议
会议经费使用的方法
1以节约为原则，需要开支
的项目要尽量列的详细具
体
2向会议筹备委员会的领导
人提出申请并按照审批权
层层审批
3领导审批后由财务部门提
取现金或填写支票
4支出会议经费
5领导审批后按本单位零用
现金、开支标准和报销的
这种财务制度和规定办理
结账手续。

会议总结的目的
1检查会议目标的实现情况
2检查各小组分工执行情况
3检查个人工作情况
4表彰先进个人
5妥善解决会议遗留的问题
高效率会议的决定因素
1会议召开的必要性
2经过精心准备
3地点选择适中
4形式多样化
5严格执行了会议的各项议
程
6与会者经过认真确认和专
心挑选
7严格开会、散会时间
8会议作出的决定事项
9会议经费支出合理
10会议服务热情周到
六、信息利用的要求
1信息利用要给组织带来效
益
2信息利用要对社会环境和
公众负责。

不能损害社会
环境和公众利益
3信息利用要严格遵守信息
法规，遵守知识产权保护
的相关法律法规
登记
（1）登记的含义：登记即
建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息
按批分类登记；
②个别登记，按信息存储
顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡
片式登记、薄册式登记。

编码：
（1）编码要求；编码结构
应表示出信息的组成方式
及关系。

（2）编码步骤；分析所有
预编的信息；选择最佳的
编码方法；确定数码的位
数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发
生的先后顺序或统一标准
编码；②分组编码法，利
用十进位阿拉伯数字，按
后续数字来分别信息的
大、小类
提供档案利用的要求及方
式
1要求：依法开展利用工
具主动及时开展利用工
作不断完善档案服务方式
和手段掌握本单位近期工
作重点、重大活动据此开
展档案利用工作
2方法：开设阅览室提供利
用档案外借制发档案复制
本提供咨询服务印发档案
目录举办档案展览
编写大事记的工作步骤和
注意事项
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1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。

编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。

写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。

同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事记记述和时间组成。

大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。

大事的合理选择是撰写着部分之一。

大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。

而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

1、礼宾次序确定步骤
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案（2）提前通知有关各方（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序1、会议筹备方案的拟订
内容包括：确定会议的主
题和议题、名称、议程、
时间和地点、所需的设备
和工具、会议文件的范围
以及文印或复制工作、与
会代表的组成、经费预
算、住宿和餐饮安排、会
议的筹备机构与人员分
工。

作用有：确保会议的周密
组织、服务质量和沟通协
调到位、确保领导的意图
得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员
会
（2）分成筹备小组
（3）形成筹备方案
（4）领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容包括：会议准备是否
充分、会议期间能否排除
各种干扰、环境条件与用
品准备、文件材料的准备
情况、会场布置情况的检
查、会议保卫工作的检查
以及其他。

（1）开会检查的程序
1）会议筹备机构对会议的
准备情况进行自我检查
2）会议领导小组确定汇报
会的时间和地点并发出协
调会通知
3）召开协调会并在会上现
场解决问题
4）汇报会后对检查中发现
的问题予以催办和落实
（2）现场检查的程序
1）指定现场检查的路线和
确定现场检查的重点
2）制作检查单，以便记录
和汇总 3）按照既定的检
查重点逐一现场核对并明
确记录 4）对未达到要求
的整理出整改和修订意见
并予以纠正
3、会议文件审核工作程
序
内容包括：审核会议文件
的准确性和完整性，审核
会议文件与会议主题的关
系，审核会议文件是否存
在与国家和组织的方针、
政策、法规相冲突的内
容，审核会议内容是否经
过调查研究、是否与实际
相符，提交会议讨论的文
件是否进行了会商，审核
会议文件是否做到了中心
突出、观点明确、条理分
明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就
内容进行自审
（2）主观秘书进行初审
（3）如内容涉及部门较
多，要进行会审
（4）审核修改后，主要领
导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括：会议举行过程
中可能出现的问题（人
员、场地、设备、资料、
健康与安全、行为等问
题），出现问题时负责解
决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情
况
（2）提前准备应对的备选
方案
（3）讨论会议紧急情况
（4）确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，
在会议进行过程中创造与
会议目标相适应的环境气
氛，掌握会议议程，维护
会间秩序，排除外界对会
议的干扰，从而引导决
定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程
（2）准时宣布开会
（3）有效引导议题
6、处理会议突发事件的程
序
（1）向领导报告
（2）启动会议应急方案
（3）实施应急方案
（4）必要时向公共应急机
构请求支援
（5）善后工作（向受害者
及其家属进行安抚、与媒
体沟通）
2、安排涉外迎送工作程序
（1）确定迎候人员
（2）准备迎宾的物品
（3）见面讲究礼节
（4）送行前的拜访
（5）安排送行仪式
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会晤，通
常是半小时左右，属于礼
貌性的应酬。

会谈也叫谈
判，是双方或多方为各自
利益，就某些实质性问题
交流情况、交换意见、达
成协议等，专题性较强。

（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）准备工作：背景资
料、会见场所布置、人员
安排
（4）迎接客人
（5）会见、会谈
（6）送别客人
18、办公室工作评估的程
序
实质上就是对办公室工作
进行目标管理。

它提高了
管理工作效率，明确了组
织机构的建制，促进了员
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工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体
系（2）制定目标（3）组织实施（4）检查和评估
4、西餐礼仪
（1）赴宴前的准备
1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变 3）到别人家赴宴需要带礼物 4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装 5）要准时赴宴
（2）西餐的座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人的带领下顺序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖 3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席
（4）餐具的使用方法与席间礼节
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼的方法3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中4）吃意大利面条的方法5）吃水果的方法
6）喝咖啡或茶的方法7）每道菜吃完，要把刀叉
并排放在盘内
8）进餐速度应该与大家一
致 9）谈话声音一定要轻
（5）西餐的饮酒礼仪
1）上菜次序：汤或冷食、
鱼、主菜、色拉、甜食、
咖啡
2）上酒次序：宴会开始前
的鸡尾酒、白葡糖酒配
鱼、红葡萄酒配主菜、香
摈酒与葡萄酒一起上
6、不同办公模式的特点
（1）在家办公。

优点：节
省办公室空间和资金，节
省花费的时间，更灵活的
管理自己的时间，减少交
通的拥挤、污染和费用。

缺点：需计算机和电话以
保持联系，有的缺乏适宜
的办公环境，增加了组织
监督、管理和控制工作人
员工作的难度，同事之间
交流减少，减少了与专业
人员及社会的联系。

（2）弹性时间。

优：时间
灵活，更好的安排工作时
间，提高效率。

缺：难以
监督员工（3）远程工
作。

优：减少总部办公空
间的开销，工作时间更灵
活。

缺：加大了对员工监
督和控制的难度。

（4）
虚拟办公。

优：减少工作
空间和办公用品的耗费，
信息能够存储、归档和通
过计算机网络发送。

缺：
难以控制任务和信息的质
量，难于管制网络以及信
息的安全保密。

（5）兼
职工作。

优：兼职人员可
控制自己的工作时间和多
份工作，充分发挥自己的
专长。

缺：控制和监督员
工较难，难以控制工作量
及报酬。

（6）定期合同
制。

优：能灵活聘到优秀
人员，这些人工作有动
力，效率高。

缺点：难以
控制员工对企业的忠诚，
缺乏工作保障。

（7）交
替工作。

优点：能激励工
作人员。

缺点：交接不
当，会出现工作混
乱。

（8）临时办公桌。

优点：节省资金也节省了
员工的时间。

缺点：员工
缺乏归属感，不能得到充
足的信息，降低工作效
率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程
序
（1）深入调查现有办公模
式所面临的问题
（2）根据调查结果确定相
应的新型办公模式
（3）根据新的模式要求制
定管理监督的标准和责权
利相结合的分配制度
（4）先在部分部门实行取
得经验，逐步推广新模式
（5）不断根据本企业特点
完善新模式，评估启用新
模式的得失
8、设计办公室的工作程序
（1）分析不同部门业务特
点对于办公条件的要求
（2）设计平面图
（3）选择办公家具、设施
和装饰
（4）采光、温度和通风
9、改进办公事务工作程序
（1）定义一个需要加以分
析和改进的流程
（2）确定衡量流程的关键
指标并对该流程进行评价
（3）寻找所存在问题和差
距的原因
（4）根据以上分析提出可
行的改进方案
（5）实施改进方案
10、改进办公事务的流程
（1）确定问题
（2）分析有关资料
（3）确定造成问题的可能
的原因
（4）提出可能的解决方案
11、突发事件的预防措施
发生的事情是不可预见的
或突然发生的，并带来危
险，需要立即采取应对措
施，尽力控制。

主要有火
灾、伤害、疾病、炸弹威
胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急
情况处理程序
（2）根据书面程序，对所
有工作人员进行培训
（3）让所有人员了解有情
况发生该如何疏散和急救
员的姓名
（4）实行紧急情况模拟演
练
（5）明确各级管理人员在
紧急情况下所负的任务和
职责
（6）保证配备相关的设备
和资源以随时处理紧急情
况
（7）保证定期检查和更新
设备
12、突发事件的应对措施
（1）准备清楚的书面紧急
情况处理程序
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