企业管理中的档案信息化建设路径

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探析企业管理中的档案信息化建设路径
中国环境管理干部学院 包学栋
唐山科技职业技术学院 张楠
中国环境管理干部学院 曹岚 谷静
摘 要：本世纪随着科技的进步与发展，计算机网络技术突飞猛进信息技术呈现全球化、信息化、网络一体化的发展格局。

计算机信息技术在企业管理中的运用与普及成为企业步入经济快车道的强劲助剂，档案管理是企业管理中的核心模块，信息化管理下的档案与传统的文档管理相比具有容量大、形式多样、内容丰富、系统、便于传输、易于管理等诸多优势，过去对档案信息的单一需求在全球经济一体化的现代企业中显得过于滞后，针对当前企业档案管理现状，加强企业档案信息化建设进程刻不容缓。

本文首先从分析企业档案管理现状入手，阐述了信息化、网络技术运用于档案管理中的重要价值和深刻意义，进而提出了现代企业加强档案信息化建设的路径。

关键词：企业管理 企业档案 信息化建设 路径 现状
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2012)04(b)-072-03
1 加强档案信息化管理的重要价值
早在2002年，中央就发出了大力加强企业管理信息化化建设的要求，其宗旨就是使企业信息化建设能够健康发展，并以此提升企业现代化管理水平和市场竞争力。

档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设是以现代计算机网络技术为依托，以数字信息为主要形式，充分利用和发掘档案信息资源，经过一系列操作程序最终实现档案管理工作最大化地服务于企业经济效益的目标。

企业档案是企业的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式涵盖了生产经营、企业管理、运转决策、人事调动、资金周转、技术档案等全面而详实的企业信息，具体内容包括文书档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、人事档案、财会档案等。

传统的纸张文档由于长期保存且经常查阅易损坏或遗失，且受温度、空气湿度、虫蚀、火灾等自然条件的限制不易保存，给企业档案的保存、使用带来诸多不便，新时期随着经济的快速发展，企业对于档案的需求也由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图书、情报、情报检索的综合需求，这就给传统的档案管理模式和理论提出了新的挑战，面对错综复杂、海量的市场信息，更好地服务于企业生产、科研、及整个市场运作，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式转变已成为不可逆转的必然趋势，国家对于档案管理也给予
在普通英语中的一些常见单词，在商务英语中有不同的含义，一些单词在不同的语境中又表现出不同的意思，这就加大了商务英语的使用和理解难度。

我们以单词“premium”为例，它的常用意思是“额外费用，奖金”，在商务活动的不同领域，它的意思大有不同。

在商务合同或保险业务中 premium 指保险费。

而在金融期货行业，premium 意思是升水，指远期汇率高出即期汇率的差额，在证券领域指溢价，即所支付的实际金额超过证券或股票的名目价值或面值。

除了这种一词多义的情形以外，商务英语的另一大复杂性就是处于不断的发展变化中，商务英语本身就是普通英语在现实需求环境下发展变化的结果，随着经济贸易形势、国际政治局势的不断变化，一些新词、新概念、新的表达方式也在不断的出现在商务英语中，商务英语的更新发展速度比普通英语更快。

3.2 商务英语的语气用词更加专业
商务英语应用在企业管理中，主要通过三种形式表现出来：一般的语言性交流、文字制度或者规章、工作函电。

这是商务英语常见的三种具体应用方式，与一般的语言相比，商务英语在使用过程中，更加注重专业性。

这一点在商务英语的语气特征中表现的很明显。

商务英语参与企业的管理，往往是为了使企业能有一个更好的工作氛围和工作环境，所以在使用上更加注意礼貌而又准确的表达出自己的观点，特别是在企业内部需要对方的帮助、支持或者理解，对对方的工作需要提出一些建议进行改进时，会更加得体的表达出来。

商务英语沟通，能够有效的剔除由于口语化或者随意化带来的误解，激烈的措辞在企业管理中并不能收到良好的效果，所以语气委婉是商务英语使用的重要特征。

商务英语语气的委婉，首先与这种语言产生的文化环境密切相关。

英语本土化的国家，经济发展水平和发展速度相对于发展中国家来说，都要优胜许多。

经济的发展也使得他们的管理水平和管理技巧、管理理念要相对科学和健全。

委婉却又准确的表达自己的意见是英语本土化企业在日常管理工作中的一大特色，所以衍生到商务英语中，这一特色同样被保留下来。

在商务沟通中，如果言辞咄咄逼人，会给对方带来过于自信不留余地的印象，引起对方的反感。

善用委婉、含蓄的词语弱化激烈的言辞，可使紧张关系得到缓和。

3.3 企业管理中的商务英语，在句式上更加完整
商务英语与普通英语相比，在使用中更加注重完整性，这是商务英语的功能所致。

虽然商务英语中会出现一些专业术语的省略，但是在句式结构上却很少出现省略的情况。

从商务英语的句式特点来看，陈述句是商务英语最为广泛使用的一种类型，陈述句能够更加准确更加完整的表达一句话的含义，不会过度地使用反问、疑问等句式，虽然有强调语气的特点，但是在商务英语的使用语境中却不太合适。

陈述句的使用，就要求句式的结构更加完整，因为不完整的陈述句同样为带来疑问和追问，这样就没有达到我们使用陈述句进行表达的效果。

结构复杂的、多层次的复合长句也是商务英语中频繁出现的表达式，尤其是一些正式的商务文体如商务合同中很少使用简单句，而多用主句带从句、从句套从句的“枝状结构”。

3.4 企业管理对语言的完整性要求更加严格
商务英语使用在贸易交往活动中，虽然同样要注意准确性和合理性，但是主要方式是通过双方之间的交流对话完成，这样就使得语言同样具有灵活性和随意性，会根据对方的语境来进行语言的调整，在结构上还是口气上都更为随意。

在企业管理中使用商务英语，随意性和灵活性方面则要注意控制，特别是在一些会议上，语言的使用要更为严谨。

另外，企业管理中使用商务英语的另一个常见形式就是企业的相关文件或者公告，例如在企业OA系(下转075页)
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高度重视，为规范档案管理工作，提升档案管理水平与质量，强化档案管理在企业改革与发展中的服务与保障功能，在2002年10月国家档案局、国家经贸委、国家纪委联合出台了《企业档案管理规定》的通知，为企业档案管理提供了法律上的支持与保障。

档案信息化建设的最终价值就在于：以科学创新思想、现代的管理理念为指导，运用先进的网络技术、信息手段，将企业的文件档案等综合信息进行整理、开发、归档、保存，并经过技术处理实现数字化、网络化，实现资源共用、共享，使企业档案利用率最大化，为企业的可持续发展提供有力保障。

2 企业管理中档案信息化管理现状
企业档案管理发展至今仍落后于社会主义市场经济发展的步伐，纵观我国大型企业与中小企业在档案信息化管理方面有很大差距，横向来看我国企业档案信息化建设步伐与外国企业、外商企业、中外合作企业又存在一定差距。

我国企业信息化建设步伐发展迟缓存在诸多因素。

诸如由于政府企业领导认识不到位，导致管理水平不均、管理粗放，人员素质差，业务水平低，没有专业的管理机构，致使档案管理混乱，档案的安全性差保密系数低。

2.1 档案信息化建设发展步伐缓慢
档案信息化建设发展步伐缓慢，尤其是中小企业和民营企业。

改革开放20多年，虽然中小企业取得了长足发展，为国民经济做出了巨大贡献，但在档案管理尤其档案信息建设方面与国有大中型企业存在较大差距。

企业领导民营企业老板往往由于认识不到位，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程，在档案管理上仍以传统的管理模式为主，在一定程度上制约了中小企业的发展。

传统的档案管理在人力、物力、财力、时间等方面造成了不同程度的浪费，企业档案的信息化建设需要投入较大的资金、配备引进档案管理所需的软硬件技术，急需组建一支综合素质高专业性强的档案人才队伍。

2.2 档案信息化水平低且管理粗放
“一人一机一室”式档案管理模式在企业档案管理中并不少见，仍以传统的文档管理为主，不能满足档案的查找与应用，文档内容只是简单的在计算机中存录，在档案的存录前没有很好地甄别，库存中没有清毒防护，逾期文档不能及时处理。

粗放的管理使档案管理工作效率低下，信息资源在某种意义上讲一种浪费。

档案管理用的计算机功能单一，见限于档案目录和文档的打印储存，在人才、资金、时间和物力上造成浪费。

2.3 档案管理人员安全及保密意识淡薄
计算机网络技术的普及与应用给档案管理带来了前所未有的便利与快捷的同时，档案管理中存在漏洞与不足，使档案的安全与涉密问题普遍存在。

档案信息中有很多是企业的涉密内容，包括一些关键性的数据、企业产品专利、商标档案及其他的商业机密。

增强档案信息管理人员的档案保密意识，加强计算机信息系统的安全设置与防护，是企业档案管理的基本准则。

2.4 档案管理人员素质亟待提高
企业档案管理正处于有传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。

而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。

所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。

3 现代企业档案信息化建设路径
(1)领导参与建立健全企业档案管理机构，档案信息化是一个长期系统复杂的工程，需要企业领导参与协调，建立一个强有力的组织机构，包括前期的筹备工作，软硬件的安装调试、技术人才的引进与培训、系统的维护等进行全面考虑，人员、资金、技术到软硬件的引进开发都需要进行可行性研究，进而落实资金到位，人员合理引进、配备，保证下一步工作的顺利实施。

(2)加强对档案管理人员的技术培训，为保证档案在信息收集、整理、校对、存档及使用工程中的准确、真实、完整。

不仅需要档案管理人员具备过硬的计算机、网络应用技术，同时对企业本身生产流程、安全生产、环保技术、市场营销、售后服务、党政方针、国家的法律法规与企业相关的方方面面都要有所了解，准确把握社会经济发展的脉搏，及时收集准确判断市场信息，为企业领导决策提供有价值的资料信息，真正发挥档案信息的导航功能。

同时提升自身思想政治水平尤其是职业道德的修养，以保证使用机密档案的安全性。

(3)做好基础管理工作逐步推进信息化管理进程。

由传统的纸质文档、图片、胶卷向现代信息化管理过渡需要一个过程。

档案管理的目的都是为企业生产、经营提供服务的，企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归纳进行指导、监督、检查，并积极与其他部门或单位予以协调，在档案信息转换、传输、储存过程保证其真实性、准确性、完整性，尤其在电子文件归档和管理过程中，需要注意做好著录和标引工作，按照国家规定的数据标准，统一著录项目，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，以保证档案数据检索的准确与完整，对于过渡时期的传统文档不能及时处理的不能随便堆放，必须进行整理、分类、编号，原有的纸质文档、照片、胶卷等注意妥善保存，防止损坏丢失。

(4)注意档案信息化软件的应用开发，加快档案信息资源数据库建设。

企业档案管理以前沿的应用软件为技术依托以网站作为基础平台，实现电子文件全文数据化，在网站上进行实时管理与应用，使档案信息资源数字化、数据库化，信息服务网络化、信息管理自动化、信息建设法制化，使企业档案信息化建设始终在健康、有序的轨道上向前发展，为企业可持续发展提供有力保障。

(5)加强企业档案的网络安全性与文档保密性，保证档案信息化建设的顺利实施与健康发展。

档案信息化的发展给企业档案工作带来了极大便利与快捷的同时，档案信息的安全性与保密性因其涉及企业的生存、发展与企业安危，也必须予以高度重视。

随着档案信息建设步伐的推进，应进一步强化对档案办公用的计算机及其他信息设备的使用与管理，涉密档案的电子设备、自动化办公系统必须满足保密要求，涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离，用于处理企业涉密信息的计算机严禁上互联网，更不允许通过互联网传递企业的涉密信息，为保证档案管理人员为个人私利透露商业机密，在对档案管理人员进行档案安全性教育与职业道德培训的同时，主管部门必须通过严格的奖惩制度给予约束。

(6)为了进一步推动企业档案信息化建设，尤其是发展缓慢的中小型企业，地方政府可以给予资金、技术、政策等方面的扶持和保障，进一步加快中小企业档案信息化建设进程，政府给企业以政策上的倾斜与保障，从长远来看受益的不仅是企业本身，企业的发(下转077页)
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等时常发生。

最后，中小企业财会人员专业技术水平相对较低。

目前，在我国有些中小企业的财会人员招聘引进多是通过熟人介绍，因此，企业顾于熟人面子，往往忽略对新入职的会计人员的专业知识考核，其中有不少招聘上岗的会计人员，缺乏财会新规则和新知识。

在实操作技术更谈不上“轻车熟路”了。

因此，在先进的财管理方法未到实际应用，企业财务管理职功也就无法发挥出来，终使企业会计工作缺欠规范、缺乏真实性，会计信息未能在企业经营决策上作参考及运用。

3 完善中小企业财务管理的若干对策建议
3.1 不断加强中小企业财务管理观念
对于中小企业来说要着手加强其财管理的观念，首先应该从领导者到普通员工从思想上更新管理观念，一定要充分地意识到财务管理在企业管理以及战略决策上起到极其重要作用及核心地位，要抛弃过去财务管理服从式管理模式，采用积极主动地去参与企业管理，主动地为企业提供更多的服务。

另外，作为中小企业在构建自身企业文化也不可忽视，应通过建立企业的文化，来提升企业诚实守信的良好形象。

因此，通过企业上下领导到员工全面思想观众更新，将财务管理工作在企业中重新定位，就是使财务管理成为企业管理的核心工作和地位，并根据这理念来指导工作和参与企业经营决管理。

这样才能真正发挥财务在企业管理中的应有的职能作用。

3.2 构建和完善中小企业内部控制制度
对于构建和完善中小企业内部控制制度涉及多个方面，其中主要在两个方面：
一是不相容职务分离制度。

所谓不不相容职务离制度是根据企业的财务岗位实情需要，配置相应财务职位,并明确职责，构成功相互制约相互制衡的作用。

比如：业务经办、财产保管、稽核检查和授权批准等相关职务，在符合同市场经济发展的需要的情况，充分采用减少管理层次，进行分散决策，并同时建立与完善内部牵制制度，将会计内部控制溶入企业财务管理活动之中。

二是，加强授权批准控制制度。

在授权批准的方面，中小企业应明确好授权批准的范围、内容、流程、和相关权限及责任问题。

同时，作为经办人员也必须在授权范围内办理业务。

企业内部的管理层要在授权范围内行使职权和承担责任。

并应在企业财务预算指标下，明确规定的控制定额，并应具体化，更清晰化，真正反映出企业常日财务收支情况。

另外，还要贯彻执行不相容原则，从现在中小企业财务管理情况来看，大多都是计算机信息化管理，那么，企业可以通过计算机专业人员将内部会计控制程序嵌入到自己所使用的会计信息系统中，并作好程序固定化，目的是有效减少和防止人为操纵，同时，还要设置好相关操作权限。

3.3 强化企业经营活动的财务科学控制与管理
一是作为企业的财务管理，要较为正确估算资金流的基本情况，尽可能准确地预测未来的资金需要，满足资金的随时提供需要。

有些企业在这方面常常发生高估收入，低估支出忽视意外准备资金的现象。

这一点在现金管理中应值得注意。

二是加强应收账款管理。

由于有些中小企业有大量赊销现象，造成,应收货款上常出现问题，在真正解决这个问题，立足于防止客户故意拖延货款,应该付款条件上说明清楚,一旦应收款发生，企业就应按付款条件上作出实施。

三是加强中小企业存货管理。

存货是阻止企业资金流动的致命关键点之一。

因此,作为中小企业加强存货管理是极为必要的，要尽量做减少存货或避免费存货的产生，因此，尽量寻找理想方法，降低存货余额。

3.4 加强企业财会队伍建设,全面提高企业员工素质
在中小企业不断发展壮大中，财会队伍建设尤显重要，作为企业应加强对本单位内财会人员在岗培训，比如，定期将财会人员输送到大学或专业培训机构进行深造或受训，如此一来，不仅提高财会人员的专业技能,同时增强了他们的监督意识。

另外，中小企业要推进全体员工的素质教育，从企业管理层到普通员工共同努力不断地提高全员法律意识，增加法制观念，促使改善企业管理状况，确实搞好财务管理，提升企业的竞争力。

4 总语
综上所述，中小企业的应根据自身的特点和当前发展的现状，及时调整企业财务管理观念，树立现代企业财管理观，要快速建立健全企业内部控制制度，同时还要加强企业经营活动的财务控制和全面提高企业财务人员及企业全员的素质，唯有这样，中小企业才能在当今激烈的市场竞争中稳步前进。

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总之，企业档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，是档案管理工作中前所未有的一场技术革新，是知识经济时代的必然产物，档案信息化在企业管理中的应用与发展必将推动企业信息化管理的进程，更好地服务于企业的生产、经营及其他各项管理工作，在企业可持续发展过程中发挥不可替代的重要作用.
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