行政秘书学概述(PPT 77页)

公务文书的特点
• 明确的工具性 • 直接的实用性 • 客观的真实性 • 极强的法规政策性 • 特定的程式性
二、公务文书行文规则
公务文书的四要素
一、主题 （一）主题：标题和主题词就是对主题的概括 （二）主题的要求：
1.切合实际 2.注重实效 3.单一鲜明 （1）明确写作意图和目的 （2）坚持开门见山、开宗明义
公文一般结构
例： 高校章程是高等学校依法自主办学的依据。目 前我校尚未制定章程，为了推进我校依法治校 进程，根据《高等教育法》的有关规定，制定 学校章程成为当务之急。
公文一般结构
二、事项 • 主题突出 • 陈述准确 • 条理清楚 • 层次明晰
写错两个字，巴中市政府官员丢官该不该
2008年9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排 的通知”，由巴中市人民政府办公室主任签批，其中有 这样一段内容：
公文语言要求
语言风格：平直、朴实、庄重 表达要求：准确、规范、简练、鲜明 常用表达方法：叙述、议论、说明
例文：
炎热的夏天就要到了，我们办公室里还没 有空调，工作人员难以忍受。希望你们设备 处尽量调拨给我们一台空调，以用来满足我 们的紧急需要。是否能够办到，我们希望你 们迅速答复。
例文修改：
炎夏在即，我处尚无空调。请速调拨 配给，以应急需。可否，盼复。
事务文书
机关、单位、团体和个人为处理日常事务使 用的除法定公文以外的其他文体。
事务文书的分类
按在决策中的作用分类 • 前决策公文：工作计划、调研报告、工作
研究（理论文章） • 决策类公文：讲话稿、会议记录 • 后决策公文：简报、工作总结、经验材料
公务文书的作用
• 明法传令，指挥工作 （指挥管理协调） • 联系公务，沟通信息 （沟通信息的桥梁） • 宣传教育，引导舆论 （总结经验以提高效率） • 记录记载，以为凭据 （史实凭证作用）
……………… ΧΧΧΧ（存在的问题） ΧΧΧΧ（今后的打算） 特此报告 （或：如有不当，请批复）
行政公文
中共中央办公厅、国务院办公厅2012年颁布的《 党政机关公文处理工作条例》：
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职 能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 ，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规 章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
公务文书的四要素
二、材料 （一）材料：材料是作者为某一写作目的从现实生
活中搜集、摄取以及写入文章用以表达主题的一 系列事实和适用的理论 （二）要求： 1.紧扣主题 2.真实可靠 3.典型、恰当 （三）材料的获取和选材： 1.日常积累，贵在有恒 2.调查访问，态度正确，方法科学 3.查阅资料，注意总结
组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素 。形式有：
1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋ 文种”――用于重要、庄重的公务。（下方 可有时间（如决定），这时无主送机关和落 款）
公文一般结构
2．灵活式： （1） 两部分： • “发文机关＋文种”。 • “事由＋文种”。 • “转发+始发机关及原通知标题 （2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的
公务，带周知性
公文一般结构
事务文书标题 • 论文式标题：《……的启示》 • 提问式标题：如何……？为何……？ • 复合式标题：主、副标题
公文一般结构
正文包括原由、事项和结尾三部分，字体为3 号仿宋。 一、原由 • 情况式：常用“目前……”之类时间状语 ，简 介人物及事迹。 • 根据式：常用“根据……”； • 意义式：议论方式；常用“是……”。 • 目的式：常用“为了……”。
• 数据语言书写要规范、清晰、准确。 具体要做到以下几点：
• （1）在同一篇文章中序数数字的体例要统一，不 能体例混杂。
• （2）表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均 需使用阿拉伯数字, 而星期则用汉字。如“21 世 纪” 、“90年代”，“星期五”。
• （3）邻近两个数字并列表示概数时，应该用汉字 书写，数字与数字之间不能用顿号将其隔开。如 “3、4天 ” 应写成“三四天”，“七、八种”的 “七”和“八”之间不能用顿号隔开。
行政秘书学
文书处理
一、公务文书基础知识
公务文书的含义
公务文书是机关、团体、企事业单位，在 日常生活、工作、学习中，办理公务所使用的 ，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文 字资料。
公务文书的类别
公务文书 （广义公文）
行政公文（狭义的公文） 事务文书（计划、总结、调研报告） 专用文书（合同、答辩状、论证报告）
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关 单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行 重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和 人员。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
• 胡锦涛指出，四川汶川特大地震是新中国成立以来破坏性最 强、波及范围最广、救灾难度最大的一次地震，震级达里氏 8级，最大烈度达11度，余震3万多次，涉及四川、甘肃、陕 西、重庆等10个省区市417个县(市、区)、4667个乡(镇)、 48810个村庄。灾区总面积约50万平方公里、受灾群众4625 万多人，其中极重灾区、重灾区面积13万平方公里，造成 69227名同胞遇难、17923名同胞失踪，需要紧急转移安置受 灾群众1510万人，房屋大量倒塌损坏，基础设施大面积损毁 ，工农业生产遭受重大损失，生态环境遭到严重破坏，直接 经济损失8451亿多元，引发的崩塌、滑坡、泥石流、堰塞湖 等次生灾害举世罕见。
主送机关（可以一个，也可多个）
正文
开头（交待缘由、目的、意义、依据）
主体（陈述说明报告事项）
结语（特此报告、专此报告、以上报 告请审阅）
报告
正文 • 引据 简明扼要讲清发文背景、缘由或依据。习惯性
过渡用语为 “现将有关情况报告如下” • 主体 报告事项部分。做了什么工作、取得哪些成果
、概括基本经验、说明存在问题、提出下来工作意见 • 结语 特此报告。专此报告。以上报告，请审阅。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和 告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复 上级机关的询问。
公文行文规则
例句： • 我们的文件已送去一个多月，你们为什么迟迟不予回复？
改为：我单位文件已于×月×日报送你单位，至今尚未得 到回复。 • 贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美 德。以上区区小事，谅贵校不难解决。 改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事上予以大力援 助为盼。 • 这笔钱怎么解决，你们看着办好了。 改为： 此款由你单位自行解决。 • 会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室 改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室
• 2009年10月8日 全国抗震救灾总结表彰大会在北京人民大会 堂举行。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛 在大会上总结了汶川地震抗震救灾的三个历史之最，称其是 中国历史上救援速度最快、动员范围最广、投入力量最大的 抗震救灾斗争，最大限度地挽救了受灾群众生命，最大限度 地减低了灾害造成的损失。
事前、事中、事后均可行文
必须批复
不须批复
一事一请，内容单一，篇幅短小 可一文数事，篇幅较长
请示性写法
陈述性写法
时限短，上级不批复不能行动
不必批复，无时限
妥否，请批示。当否，请批示。 特此报告。
以上意见妥否（当否），请批示。 以上报告如有不妥，请指示 。
报告的结构、wk.baidu.com容和写法
首部
标题
发文机关+事由+文种 事由+文种
三、常用公文写作要领
常用公文
行政公文： ●请示 ●通知
事务文书 ●工作总结 ●调研报告
●报告 ●函
●工作计划
常用公文要领
请示
下级向上级请求指示、批准的文体。 • 超出自己权限范围的工作 • 超出自己能力范围的工作 • 超出自己认识范围的工作
常用公文要领
请示
• 一文一事 • 不得越级行文 • 不得多头请示 • 不得送领导个人 • 不得与报告混用 • 理由要充分，要求要合理 • 语气要委婉，格式要正确
公务文书的四要素
三、结构 （一）结构：布局谋篇井然有序、紧密相连，形成有机
整体 （二）作用：有助于主体的表达，增强文章的表现力和
说服力 （三）要求：文面格式和结构样式
1.符合事物发展的内部规律 2.服从并服务于主题表述 3.适应不同文种的特点和要求：文种格式是各文种之 间区别的标志
公文一般结构
行政公文标题：居中，字体略大于正文（2号 小标宋），除书名号、顿号外，一般不用标 点符号
“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发 区商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公 厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的 通知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间， 各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇 有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置， 确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”
范例
报告范例
ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告 ΧΧΧΧ:
为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间， 进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果）， 现将有关情况报告如下：
一. ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ （工作的条件、 经过和成效、实绩）（可分条）
二. ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会） （一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ （二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ
公务文书的四要素
（三）主题的确定： “长期积累，偶然得之”。 （1）认真研究全部材料： （2）深入发掘事物本质： 写人，应抓支配人物语言行动的指导思想； 叙事，应着力于探求事件的思想意义； 说理，应着眼于事物矛盾的剖析； 说明，应抓住事物的特征。 （3）展示崭新的时代精神： “要选取政治上重要 的，为大众所注意的，涉及最迫切问题的主题”。
常用公文要领
请示
结构 • 标题：一般规范二或三部分 • 主送机关：直接上级 • 正文：原由+事项+结语 • 落款：发文机关+发文时间
常用公文要领
请示
• 正文事由：说明请示起因，即为什么要请示和 请示的缘由（情况、依据、意义、目的）
• 请示事项：写明请示事项，要叙述清楚、直陈 其事、 简洁明了，例：请示批拨资金、物资， 须写明金额、品名、规格和数量等
公文一般结构
三、结尾 • 号召式：提出希望、发出号召、指明方向 • 总结式：总结、概括全文内容，点明主题，加
深印象 • 说明式：下行文对与正文内容有关的事项做出
交代 • 祈请式：上行文在报告、请示结尾提出祈使和
请求，表明意向 • 期望式：下行文（公开发文）在结尾处提出要
求和希望，敦促受文者采取相应的行动，或提 出具体希望
• 结束语：规范用语：妥否，请批示。等等
范例
报告
向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者 建议、答复上级机关询问时使用的文体。
常用公文要领
行文目的
职权范围
行文时间 是否批复 篇幅长短 写作风格 缓急程度 结语
请示
报告
向上级请求指示、批准
职权范围内无权解决，或虽属职权 范围却无力解决 事前行文
向上级汇报工作、反映情况 、答复上级的询问 属职权范围内
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
• 9月10日，巴中市人民政府办公室工作人员立即重 新发布更正后的放假通知。9月11日，巴中市机关 行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上任 才1个多月的办公室主任被停职反省。市政府办公 室也即刻召开会议，综合科科长、副科长和1名工 作人员被免职。
• 错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月12 日，巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了这 份问责通报。