规范性文件管理规定

规范性文件管理规定

第一章总则

第一条为了规范和加强规范性文件的管理，提高文件的利用价值和保护文件的安全，本规定制定。

第二条本规定适用于所有单位和个人。

第三条规范性文件是指为采取行动、指导行为或者规范行为而发布的文件，包括法律、行政法规、规章、决定、公告、通知、通告等。

第四条文件管理应依法依规、科学合理、统筹协调，确保文件的正确保存、及时提供和合法使用。

第五条文件管理应坚持原始性原则、安全性原则、可追溯原则、便利性原则和合理性原则。

第二章文件的定义和分类

第六条文件是为了反映、记录和表达单位和个人的活动、观点和决策，采用文字、图表、图片、音像等形式制作的载体。

第七条文件分为纸质文件和电子文件两类。

第八条纸质文件是以纸及纸质为载体制作的文件。

第九条电子文件是以电子设备为载体制作的文件，包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等。

第十条单位和个人应当分类保存文件，包括秘密文件、机密文件、普通文件等。

第三章文件的收发和登记

第十一条单位和个人在收到文件后，应及时进行登记，包括文件的名称、编号、收发日期、来文单位、来文号、主题、密级等。

第十二条文件的未登记不得进入文件库进行管理。

第十三条文件的传递应当签收，并在文件上注明签收人、时间和地点。

第四章文件的归档和保管

第十四条文件归档应根据文件的性质、用途、价值等因素进行分类，并按照一定的标准进行装订或整理。

第十五条纸质文件应在正确、完整、清晰的原则下进行整理，采用文件夹、文件袋、文件盒等装置进行保管。

第十六条电子文件应按照一定的分类标准进行整理，采用加密、备份等技术手段进行保管。

第十七条文件库应具备良好的环境条件和安全设施，保证文件的安全、防火、防水、防尘。

第十八条文件库的访问应按照权限进行控制，重要文件应采取特殊措施进行保护。

第五章文件的利用和处置

第十九条文件利用应符合法律法规和单位规定，保护机密信息，不得随意更改、删除或泄露文件内容。

第二十条文件处置应按照文件的价值、保管期限和保密等级进行处理，包括销毁、转移、移交、存档等。

第二十一条文件销毁应按照规定的程序进行，记录销毁的原因、时间和方式，并经过核实。

第六章监督与责任

第二十二条对文件管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保文件的安全和合法使用。

第二十三条对于违反本规定的行为，依法给予相应的纪律处分或者行政处罚。

第七章附则

第二十四条本规定自颁布之日起施行。

第二十五条本规定由有关部门负责解释。