Office常用功能另类用法介绍

Office常用功能另类用法介绍

(2006-01-10 10:20:34)

Word和Excel是大家常用的办公软件，一般用它们来编辑处理文字以及数据表格。其实仔细挖掘一下，还可以让Office作为我们的兼职小助手，来完成其他一些另类的功能。

一、轻松实现批量截图

平时为稿件配图，笔者都是直接使用键盘上的Print Screen键来帮忙，不过由于系统剪贴板每次只能保存一次复制内容，每次截图完后就需要启动画图程序，将图像粘贴保存。后来发现只要利用Office的剪贴板就可以实现批量截图，因为Office的剪贴板可以记忆多次复制的内容（包括文本和图片），这样启动Word后就可以用它的剪贴板来批量保存Print Screen键截获的图片。具体方法如下：

第一步：保存图片。运行Word后，单击“编辑→Office剪贴板”，Word就会在右侧窗口启动剪贴板并自动收集复制的内容。首先将剪贴板内容清空，然后依次按下Print Screen键截图（按下Alt+Print Screen键可以捕捉当前活动窗口），随后就可以在Word中看到剪贴板保存的图像了（如图1）。

图1

小提示

Office的剪贴板最多可以保存6张图片。

第二步：提取图像。现在依次单击剪贴板项目，就可以快速将图片粘贴到稿件制定位置中。如果要另外保存，新建一个Word文档，依次选择“工具→选项→常规”，单击“WEB选项”按钮，

在弹出窗口单击“浏览器”选项卡，勾选“选项”下方的“允许将PNG做为图片格式”；单击“图片”选项卡，将图片每英寸分辩率设置为“120”。最后单击“文件→保存”命令，以“截图.htm”为名、保存类型选择“Web(*.htm；*.html)”，保存在G:\下。保存后打开“g:\截图.files”这个文件夹，就可以看到所有的截图了。

小提示

启动“画图”后，依次单击相应的剪贴板项目也可以将图像直接粘贴到画图程序中。此外，操作完毕要将剪贴板内容清空以释放内存。

二、快速将文档转换为图片

由于我们办公室没有打印机，一些Word文档都要送到厂部集中打印，有时候打印员可能会误操作修改了文档。其实要避免此类情况的发生，只要将文档转换为图片打印即可。方法是：在Word中复制文档后（如果文档有多页，需要分页复制），另建一文档，单击“编辑→选择性粘贴”（如图2），然后选择“图片（增强型图元文件）”，粘贴后就可以迅速将文档转换为图片了。同上，将文档另存为“文档.htm”文件，提取其中的图片拿去打印即可，因为是图片，打印员自然无法修改了。

图2

三、电话号码升级我不急

随着城市电信事业的发展，很多城市的电话号码都升级到8位，客户电话号码的变更给公司业务联系带来不便。由于升级城市覆盖面很广，需要修改的电话号码繁多，因此手工修改工作量很大。不妨用Excel快速完成客户电话号码升级工作，下面以升级青岛客户号码为例（升位规则是在原7位号码前加“8”）。

1.提取数据。首先在Excel中打开客户电话簿，在电话号码列前添加一列，然后用“自动填充”工具，将列的内容填充为“8”，接着用鼠标选中这两列内容复制后粘贴到记事本国。

小提示

如果电话号码规则是在不同字头号码前加不同的数字，可以先对Excel列中数据进行排序后再填充不同的数字。

2.替换分隔符。因为从Excel复制的数据是用分隔符隔开的，所以需要对其处理一下。单击记事本“编辑→替换”命令，在弹出窗口中，“查找内容框”粘贴上分隔符内容，“替换为”框置空（如图3）。单击“全部替换”即可将分隔符删除，然后将编辑过的记事本内容重新复制到Excel中。OK，这样就顺利完成所有电话号码的升级工作。