商务秘书 印信管理课件

• （2）使用介绍信要有明确的规定，即什么事由旆 批，超出规定范围的，应先请示而后办。对于介 绍信的批准人应在存根上做记载。有批条的，应 将批条粘贴在存根上。 • （3）对于一些下属部门较多的单位，办公室工作 人员为下级机关换开领导机关介绍信时，应检查 下级机关介绍信有没有超出职责范围。要把好关 ，必要时，应交单位负责人审批，并把下级机关 的介绍信粘贴在存根上，以备查考。在一般情况 下，不直接为下级机关人员开领导机关介绍信。
介绍信的种类
1
用公用信笺书写的便函式介绍信
2
按固定格式印刷的专用介绍信
便函式介绍信的写作（P116）
介绍信
• 中关村知识产权促进局： • 兹有我单位 同志，前往你处办理申领 专利资助金事宜。 • 请予以接洽。 • （有效期**天） • • 申请人单位（并盖章） • 年 月 日
练一练
• 河源市广生百货有限公司将派出总经理王城 和市场部经理李娜前往韩国广田百货批发公 司考察并洽谈合作事宜。2012年3月19日， 总经理王城到秘书韩梅梅处开介绍信。请你 帮助韩梅梅开具一封介绍信。（无存根）
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专用介绍信
一般按固定格式印刷，装订成册。介绍信 有信文和存根两部分。信文交持有人携带 ，存根留本机关或单位存查。两联正中有 间缝，同时编有号码。
××公司介绍信（存根）
××字第××号
×××等××人，前往××联系×。 （有效期 天） ××××年×月×日 ……………………………××字第××号………………………………
、图案等一并上报。批准后，到组织所在地的公安部门
办理登记手续，再到公安部门指定的场站的刻章单位刻
制。任何机关未经批准一律不得自行联系刻章，更不得
在私人摊贩处刻制印章。
2）印章的颁发 （1）颁发前的检查。按照规定， 正式印章刻制完毕，刻制单位一律 不得留存章样，也不能擅自先行使 用印章。 （2）颁发印章。
照片要求近照、免冠、正面、清楚，不带深 色眼镜，头部一般要求在1.2平方厘米以上； 加盖 钢印 注意
钢印不得加盖在照片人的头部，更不得盖 在脸上，以免凸凹作用使面部发生细微变 化,影响辩认效果
加盖钢印后，照片必须印有字迹或图案， 不能仅有钢印原印迹，以免仿造或自行更 换照片
1、严格按登记手续， 建立详细的用印登记本
• 7）印章的存档和销毁 • 机关原印章停用或封存后，应对所涉及的下属单 位、部门的印章进行清理、清查、并将清查结果 报告同级领导人或上级机关，视具体情况慎重处 理。 • 机构变动或其他原因而停止使用印章时，应严格 按上级规定将印章及时处理。销毁方法有两种， 一种是自行销毁，一种是送刻章部门回炉销毁， 但是销毁时都必须报单位负责人批准。
(4) 图案 县以上政府 机关、法院、检察院、 驻外使馆的公章的中 心部分刊有国徽；党 的各级机关印章刊有 党徽；企事业单位公 章则刊有五角星图案。
(5)尺寸 按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关， 直径5厘米；地、市、州、县机关为4．5厘米；其他机关、部门、企事业单位公 章直径一律为4．2厘米(包括边框)。
用印注意登记
2、每次用印，都必须 进行详细登记
登记项目通常包括： 用印编号、用印日 期、用印单位、经 办人姓名、内容、 批准人姓名、签署 的意见、发往何处、 监印人姓名及留存 材料等
印章使用登记表
用印 时间 用印 部门 用印 内容 印数 批准 人 经手 人 监印 人 备注
练习
• 2010年10月6日，湖南商务职业技术学院教师张丽 因申请提取住房公积金需要学校加盖公章（表格 一式三份），以此证明此人为该校教师。假如你 是张丽，应该如何填写用印登记表。
（1）质料。我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等
金属铸成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过
角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于 贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有将色油或固体色 料热压而成的“原子印”和“渗透印”，无须印泥可连续使 用万次以上。
• 金印
嘉庆皇帝册封当时还是皇子的道光帝为智亲王时所颁授的１０公斤 重的“和硕智亲王”金印引起众人惊叹。 南京市博物院有关专家介绍， “和硕智亲王”金印底部为正方形，以龙首、龟身、龙爪龙尾的赑屃为 印纽。印面刻有６个汉文和６个满文。该印为纯金打造，重约１０公斤。 该金印保存完好，没有明显的使用痕迹，因该印章是皇权的象征，十分 珍贵，一般会有一枚印面相同、材质不同的印章以备日常使用金印。
3．印章的种类。 (1)正式印章 (2)专用印章
(3)缩印
(4)钢印
(5)领导人手章（签名章）
(6)个人名章
(7)校对章
(8)戳记
名称 公章 专用章
释义
是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企 业的标志和象征，具有法定的权威和效力 是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章， 这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应 刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用 章”等
适用范围
多用于正式文件和介绍信、证 明信等
这类印章不代表整个企业，只代表 企业下属某一专门部门的职权
领导人手章
又称为领导人签名章。它是根据企业主要负责人用 钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以 盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此 具有权威性
银行支票、财务预算或决算、签订 合同或协议等，除盖公章和专用章 外，还须盖法定代表人私章才能生 效 专门用于印制大批量文件，它与正 式印章具有同等的法定效力。 一般用于证明性公文或证件 如保密章、急件章、注销章等
介绍信 ××字第××号
： 兹介绍我公司 等 事宜，请予接洽。 此致 敬礼！ (有效期×天)
位同志前往你处联系
××××（单位章） ××××年×月×日
介绍信的使用
• （1）凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅 自开具发放。开具介绍信进应由秘书自己填写领 用人姓名、身份、去往何单位、联系何业务、领 用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。 于落款处及骑缝章上应加盖两次公章。 • 秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤 其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给 领用人。否则，出了事故，秘书要负责任。
实践训练
讨论分析 某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一 件事就使她不能听命。原来是公司总经理要 她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新 印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地 销毁。
请问：小徐为什么不能听命？
（三）介绍信
• 介绍信是机关、团体、企事业单位因对外联 系工作、商洽事务而由派出人员所持有的凭 证性信函。 • 在身份证制度不完备的情况下，它往往也是 个人的身份证明。介绍信管理是办公室的一 项重要事务工作。介绍信与用印紧密相连。 机关介绍信通常由印章管理人员负责掌管。
《秘书实务》国家精品课程
印信管理
• • • • • • • • [知识目标] 1、印章的种类、样式、管理和使用要求； 2、介绍信的使用要求。 [能力目标] 能够管理印章与介绍信表 [教学重点] 印章与介绍信的管理 [教学方法]讨论法、演示法、案例法
任务导入
天地公司在某城市开了一家分公 司，经理张伟派秘书高山去办理该 分公司及其各业务部门印章的刻制 事项，并要求高山负责公司印信的 管理工作。
相关知识点
（一）印章管理
印章，是印和章的合称，指刻在固定质料上的， 代表机关、组织、单位和个人权利的图章，是指国家 机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上述单位 本领导人使用的名章。
1.印章的效用和地位
（1）标志作用。 （2）权威作用。 （3）证明作用。
2．印章的式样
印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等 组成。如图示：
上不压正文、下不离日期、骑 年盖月，上距正文l行之内，也 就是不到一行的空白。
（4）领导人个人名章，需经其本人或委 托授权人签字同意后方可加盖。 （5）一般事务性的公文、介绍信、便 函， 可用机关办公室印章 （6）部门印章使用范围，只限于上下对口 业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般 性的事务联系，一般情况下不能对外
（二）印章的使用 1）印章的刻制 凡机关单位的正式印章，一律不得私 自刻制，只能经公安部门批准（依据p110） 后到指定单位刻制，或由其上级主管机关负 责制发。单位内部的专用章、负责人印章等 可由单位出具证明，然后到指定的刻制部门 刻制。
• 刻制印章时，须由本机关提出申请，报经上级主管领导 机关审核批准。报批时，需将上级主管机关同意本组织 的批文，按有关规定预先拟好的印章式样、尺寸、印文
只能用在小型票证上，如税务发票及其他 专用票等。不能作为正式印章用于介绍信 或出具证明等。
套印章 钢印 戳记
是指按照正式印章的原样制版而成的印章
不用印色，利用压力凹凸成形 是为标志特定信息而使用的印章
缩印
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是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。
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请说出以下印章所属种类：
任务分析
• 印章和介绍信的管理和使用，首先要弄清印 章和介绍信的作用、种类、样式、图案、材质等 ，其次要掌握印章和介绍信的管理原则和要求， 最后秘书在使用印章、介绍信要经本单位负责人 批准，办理签批手续，秘书不能擅自作主，要严 格执行监印制度，对不合法或不合手续的使用印 章、介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不 能违反规定， “有求必应”，以免给自己和公司带来无法挽回的 损失。
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4）印章的保管
保管要求(p110)
课堂模拟
• 假如你是天地公司的秘书，销售部主任秘书 拿了一份合同来找你盖章，你会怎么做？ • 请同桌之间讨论，并将场景模拟出来。（注 意盖章的手续、印章的保管和保养等）
5）用印的原则和要求
（1）填写用印申请单，由用印部门负责人审查签字， 经机关领导人批准后方可用印。 （2）检查有无机关或单位领导人批准用印的签字， 对用印的文件内容与出示证明用途应认真阅览。 （3）盖印要端正、清晰。任何文件和信函的盖 印，必须位置恰当。（骑年盖月）
汉代中央政府赐给日本的倭奴国王金印
土尔扈特银印
清朝乾隆四十年（1775年）清颁发给土尔扈特部的官印。印为 方形，边宽10.6厘米，厚3.1厘米；印背上有小型的虎纽，纽高6. 5
厘米。印的边款镌有汉文“乾隆肆拾年玖月，礼部造”，印文系满文
和蒙文合璧。七枚银印的印文，译成汉文为：“忠诚的旧土尔扈特部 英勇之王”。这是清政府颁发给土尔扈特渥巴锡的官印。
颁发印章的步骤
2、派两名 工作人员持 单位介绍信 领取
3)印章的启用。 启用新印章，应由制发或批准刻制机关颁发启用通知，并于文 到之后方能正式启用，如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧 印章同时作废。 关于启用新公章的通知
根据中共广西壮族自治区委员会、广西壮族自治区人 民政府《关于自治区人民政府机构设置的通知》（桂委发 [2009]235号）精神，为了更好的开展广西企事业单位专业 管理人员关键岗位培训办证工作，经自治区住房和城乡建 设厅批准，“广西壮族自治区住房和城乡建设厅岗位培训 办公室”公章从2010年12月1日起正式启用，原“广西壮 族自治区建设厅岗位培训办公室”公章同时废止。
铜印
玉玺
钢印
木质印
原子印
橡胶章
牛角印
(2)形状 古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务 (如收发、校对、财务等)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人 代表的印章一般仍为方形。
(3)印文 按规定印文应使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左而右 环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊 有汉字和当地民族文字。
广西住房和城乡建设厅岗位培训办公室 二0一0年十一月二日
印章启用时， 使用机构应将 印模和启用日 期一并报送颁 发机构备案， 并要立卷归档， 永久保存。这 是因为，假如 今后需辨别一 张证明或票据 时，印章的启 用日期和印模 能起辨别真假 的作用。
想一想
• 按照印章保管时应注意的问题推测一下， 介绍信在保管时应当注意些什么呢？
印章使用登记表
用印 时间
2010.10.6.
用印 部门
湖南商务 职业技术 学院
用印 内容
申请提 取住房 公积金
印 批准 数 人
3 院长
经手 人
张丽
监印 人
秘书
备注
• 6）印章的停用 • 机关印章在该机关名称变更、机构撤销、合并或因 其他原因不复存在时，停止使用。停用印章要发文 通知有关单位，并在通知中说明停用的原因，标明 信用印章的印模和停用时间。停用的作废印章要及 时送交原颁发机关处理，不得在原机关留存。