浅析校园办公系统oa

浅析校园办公系统OA

浅析校园办公系统OA

摘要：本文主要介绍了基于工作流技术的校园办公系统OA的发展现状、系统需求以及各种应用。

关键词：校园；办公自动化；OA

1 OA与工作流技术

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。在校园里，自然成了校园办公系统OA。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

工作流技术（Workflow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机以恰当的模

型进行表示，并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或是任务。工作流管理系统（Workflow Management System，WfMS）的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中中国之间以及群体成员之间的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系统来实现。

2 现状

2.1 初级阶段

以结构化模块数据处理为主要核心组成部分。基于关系数据库系统和文件系统以及简易日常办公信息技术，提高了文件等资料管理水平。

2.2 中级阶段

随校园规模不断扩大，校园OA“超越时空”的应用需求强烈。以网络技术为基础性技术、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务等基础支持，实现了各种在线办公等众多实用的功能，极大地方便了办公人员的工作，规范了组织管理、提高了运营效率。此阶段工作流技术得到了应用。

2.3 高级阶段

OA应用发展越来越成熟，已经深入到校园内部的各项管理活动环节，成为校园数字信息化的一个重要组成部分。校园各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为办公人员提供高效的协同工作环境。

3 需求分析

目前很多校园处于手工落伍式工作模式，随着校园信息化深入，少数组织部门开发适用于本的信息管理系统，但是各部门只是各自处理独立的业务，无法实现信息共享，难以实现各部门之间的高效协同工作。

3.1 协同工作模式（基于工作流）

协同工作就是指多个人共同完成一件或者多件事项。齐心协力、共同工作。协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。校园OA提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作。

工作流（Workflow），就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

基于工作流协同工作模式，采用工作流管理系统的体系结构模型和工作流技术中的工作流引擎，利用其基本构件以及这些基本部件之间的接口：流程定义、调用、管理监控等可以使整个办公自动化系统具有交互性，同时也能够极大的降低系统重新开发的成本。

3.2 集成化办公

集成化办公的环境是一个以信息处理为内容的综合性的通用系统，采用客户机/服务器体系结构，核心为信息发布和信息管理两个

主要部分，为用户提供从信息发布、传送到管理、检索的一体化服务。

创造一个集成化的办公环境，为工作人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题。提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性。

3.3 无纸化办公

利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。支持信息传递，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，从而实现工作效率和可靠性的有效提高。

具有部分功能子系统，如图所示：

4 总结

办公自动化系统是数字校园系列软件的重要组成部分，紧密结合校园业务，全面贯通高校内部经脉，通过对校园各部门办公要素的整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。办公自动化系统旨在为校园内部各级组织部门之间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能的应用软件，为校园内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。

实施校园办公自动化，是校园办公管理工作的一场革命，是校园走向教育现代的必然选择，它不仅改变了传统的办公习惯、方式和方法，更是对校园行政管理和教职工的工作提出更高、更严格的要求；实施校园办公自动化，是运用现代管理理念和方法，把大量的日常办公管理工作实行电子化，从而使过去许多能做做不好，想做不能做的事情在校园办公自动化管理平台上实现；实施校园办公自动化，是希望通过现代计算机和网络技术的集成运用，将校园的管理和服务职能转移到网络完成，同时实现工作流程的顺畅流通，超越时间、空间和部门分隔的制约，提高单位信息透明度和单位工作效率；实施校园办公自动化，是希望通过这个过程建立新型的教育教学管理机制，进一步提高校园的管理效能。

参考文献

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2008-09-20.

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