行政秘书学考试知识点

名词解析

一、公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国有（或集团）企事业单位服务的秘书。

二、秘书工作：是因领导工作需要而存在的，是机关工作的一部分。秘书工作在领导工作中具有辅助性，在机关工作中具有枢纽性。

三、协调：是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。（103）

四、期望值：是人们对他人或社会的期望指数。（105）

五、听知能力：又称理解能力。是秘书人员基本能力要求之一。听取领导者的口头指示，记录与会者的发言和来访者的陈述，都离不开秘书人员的听知能力。秘书人员的听知能力要求秘书人员注意力高度集中，具有迅速准确的理解能力。（94）

六、公务接洽：是办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。（41）

七、公文：公务文书的简称，属于应用文。广义上，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务形成的文字材料。狭义上，指党政机关处理公务时所使用的公文。（151）

八、决定：

九、“T”型人才：是指按知识结构区分出来的一种新型人才类型。用字母“T”来表示他们的知识结构特点。“—”表示有广博的知识面，“|”表示知识的深度。两者的结合，既有较深的专业知识，又有广博的知识面，这类集深与博于一身的人才。（89）

十、智能素养：智能是知识、智力与能力的统一。素养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。（88）

简答

一、简述公文写作的形式与要求。

1.导语要提笔入题。

2.正文要主题突出。

3.表述要准确无误。

4.篇章要条理清楚。

5.结尾要当断即断。

二、简述秘书人员的基本能力要求。（93）

1.表达能力:文字表达能力、口头表达能力。

2.听知能力：听取领导口头指示、记录与会人员的发言等都离不开秘书人员的听知能力。

3.组织管理能力：计划组织能力、协调能力。

4.应变能力：对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和素质在应急状态下的临场发挥和综合反映，要求秘书人员有冷静的头脑和随机应变的机智性。

5.交际能力：秘书人员每天要与许多人员交往，要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系，因此秘书人员要加强交际能力的培养。

三、简述请示的概念与种类。(ppt)

1.概念：是“适用于向上级机关请求指示、•批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。

2.种类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

四、简述秘书越位错误的主要表现。（104）

1.决策越位：决策是领导工作的基本内容，决策必须由领导作出。有的秘书人员不能充分认识这一点，本应由领导作出的决策，他却超越权限，自己为之。

2.表态越位：单位之间交涉问题，对实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。而有的秘书，领导未表态也没授权，他却先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。

3.工作越位：什么工作应由谁干，有时也有几分奥妙。有的秘书不明白这点，本来有些工作由领导出面更合适，秘书却抢先去做，从而造成工作越位。

4.答复问题越位：答复问题需要有相应的权威。而有的秘书缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。

5.场合越位：有些场合，应适当突出领导。有的秘书张罗过欢，显自己过多，显上级太少，这

也是越位。

五、简述协调领导之间关系的艺术。（107）

1.正确认识领导者之间的矛盾。领导者之间由于工作关系产生一些矛盾和分歧在所难免，秘书人员要正确对待领导者之间的矛盾和分歧，决不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、无所作为。领导者之间矛盾级分歧可分为四类：（1）认识上的矛盾和分歧。（2）工作方法和领导风格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。

2.灵活处理领导者之间矛盾的艺术。

灵活处理领导者之间的矛盾，需采取有效的方法：

（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。

（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。

（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。

六、简述秘书工作的形式。（39）

1.撰拟公文

2.办理公文

3.办理会务

4.调查研究

5.信息工作

6.督查工作

7.协调工作

8.信访工作

9.公务接洽

七、简述协调同事之间关系的艺术。（109）

1.处理矛盾的艺术

（1）及时与同事沟通。

（2）注意自我反省并激励自己。

（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满。

2.增进同事间感情的艺术

（1）主动沟通。

（2）相逢开口笑。

（3）善于“制怒”。

（4）关键时刻送温暖。

（5）求同存异。

八、简述配置秘书实施的原则。（79）

1.适应性原则。根据领导者个性特点和工作习惯来配置秘书。

2.职能性原则。按照领导者的管理职能职能配备秘书。

3.类型性原则。根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照不同类型来配备秘书人员。

论述题

一、秘书工作的管理措施（83）

在当前社会下，各级领导机关面临着繁重的工作任务，因而对秘书人员提出了更高要求。机关领导任必须在宏观方面加强对秘书工作的领导与指导。在微观方面应采取必要的管理措施，以便高质量、高效率地为领导工作服务。

1.对秘书宏观方面的管理要求

（1）坚持正确的政治方向，在思想上、政治上同党中央保持高度一致。