怎样才能成为领导的得力助手(PPT)
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怎样成为领导的得力助手
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提纲
• 专业秘书概述
专业秘书工作职能 专业秘书职业素质和修养
• 如何成为领导的得力助手
如何当好参谋 如何当“替身”
第一单元
专业秘书概述
专业秘书的定义
• 专门从事办公室程序性工作、协助领导 处理政务及日常事务并为领导决策及其 实施服务的人员
别在关公面前耍大刀
• 让他充分地发表意见，你适当地作些补 充，提一些问题。
• 不要用领导不懂的技术性较强的术语与 之交谈。
• 提建议时，多注意从正面有理有据地阐 述你的见解。
因人施谏，对症下药
对不喜欢批评的领导
• 首先在态度上要尊重领导 • 其次对你自己的意见，要说明得有理
有据，并且要强调是你“个人的”意 见
• 问题是重要的 • 争论一定要有准备 • 争论要有个和气的开头 • 争论中一定坚持从问题出发，不是对人 • 不要时间过长 • 要客气地结尾 • 对同一个问题，不要多次争论
批评领导的六种技巧
• 批评尽可能私下里进行 • 以亲切的话语为批评的开场白 • 批评行动，而不是人 • 提供答案 • 一个过错一次批评 • 在友好的方式中结束
• 有长远打算 • 休息 • 对他人的宽容和谅解 • 不断学习和培养情趣
秘书的才能特点
智能方面
• 敏锐的观察能力 • 良好的表达能力 • 出众的记忆能力 • 自如的社交能力 • 良好的沟通能力
思维能力方面
• 深刻的思考能力 • 全局的综合能力 • 快速的分析能力 • 巧妙的应变能力
组织能力
• 八面玲珑的协调能力 • 点面兼顾的计划能力 • 运筹帷幄的调度能力 • 高效可靠的管理能力
千万不要在背后批评领导
• 学着去理解和适应 • 三十六计走为上计
如何为领导当“替身”
当好领导的“代行人”
• 平时详细观察领导的习惯，应可大概地判断领 导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务 ，而你有所心理准备，到时候就不致惊慌失措 而能够从容地去应付
• 也要以领导的立场作出精确的判断，并有勇于 承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事 情，而那件事情又是领导未曾事先允许你去做 ，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可 向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。
参谋人员最忌情绪不稳定
• 克服参谋过程中的心理障碍，包括培养 和提高参谋心理素质的各个方面，但主 要是解决两个问题：一是养成冷静的气 质，二是保持平衡的心境。
领导发火时秘书如何对待
• 对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐 、自我反省、总结教训 。假如在老板发脾气 时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶 撞和对抗，同样应该忍耐，等老板冷静之后再 向其做解释。那些在老板对其发脾气之后，特 别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近 的员工，将会被视为聪明的、有理智的人。
对不重视谏言的领导
• 在谏言之前，你必须充分调查，充分考 虑其必要性，使领导不得不予重视
• 选择一个适宜的场合去谏
对不立即答复的领导
• 那些做事谨小慎微、怕负责任的领导经 常会以“我不知道上面是什么意思”来 对付你的谏言 ，这时候，合适的办法 是暂不争辩，稍候一段时间再说。
与领导争论问题的技巧
专业秘书的工作职能
• 接待工作 • 档案工作 • 文书拟写与处理 • 会议组织 • 办公室日常事务 • 信息工作 • 协调工作
专业秘书的职业素质和修养
性格特点
• 内外兼具 • 稳重பைடு நூலகம்实 • 灵活变通 • 善解人意
秘书的性格健康标准
• 现实态度 • 独立性 • 关爱他人的能力 • 情绪的控制能力
秘书的心理特点
• 甘于默默无闻 • 乐观谦和 • 积极向上
做个心理健康的秘书
• 善于缓解压力 • 克服嫉妒 • 不要焦虑
秘书形象特点
• 衣着要恰当 • 几大注意事项
保持大众化 小心首饰的副作用 别忽视鞋袜的“配套作用” 要穿得符合公司实力 不要比你的老板穿得更好
• 举止要得体
秘书的职业道德
怎样向领导施加压力
• 先声夺人 • 后果警示 • 时势催逼 • 断其退路
旁门左道也有通天之力
• 理性安排法 • 拥兵自重法 • 援用制度法 • 婉转迂回法 • 交际应酬法
如何阻止领导犯错
• 私下以强而有力的理由提出不同意 的见解
• 提出可行的取代途径 • 设法令其决策延缓推动 • 你的反对应适可而止 • 可能的话，为领导的错误公开承担
努力做到出力而不“越位”
• 强调处理与领导关系要防止越位，并不是说 干工作可以不出力。出力，对于任何人在任 何时候，永远是绝对必要的。问题是社会分 工所决定的出力方式是有差别的。不承认或 违背这种差别，就会影响整体效能。因此， 在处理与领导的关系中，我们强调要防止越 位，是一种积极的措施，而不是一种消极的 限制。
过失
如何与领导交流思想
• 注意语气适当，措辞委婉 • 尽量言词简短 • 注意场合
适应新领导的工作习惯
• 原则上第一次都应该请示新领导如何处理；如 果新领导的处理方法与前任相同，问题当然不 大；即使有不同之处，稍为协商一下，问题也 不大；问题是在很多情况下，时间不允许秘书 细说，那么，新领导说怎么处理你就得怎么处 理。
• 克己奉公 • 严守机密
秘书素质提高途径
• 勤于学习是重要基础 • 勇于实践是有效方法 • 善于总结是催化剂 • 自我反省是动力 • 接受批评是完善
第二单元
如何成为领导的得力助手
如何当好参谋
让领导接受你的构想
• 既然大部分人只会接受自己的构想，那不妨间 接一些，在领导旁作些提示，或把构想的一些 重点，无意地移植在领导的头脑中，让他以为 这是他自己的构想，那自然好办得多
勤于请示，积极汇报
• 信息的交流对于缩小你与领导之间的心理 差距，消除一些误解，具有举足轻重的作 用。如果你的领导不喜欢主动去接近你， 你就应该主动去接近他。你现在所做的工 作的发展情况或你所做出的成绩、你所遇 到的难题，都需要领导及时地了解。
雪中送炭胜于锦上添花
• 在关键时刻，在领导最需要的时刻，你能够及 时而勇敢地、得体而巧妙地站出来，为他解除 尴尬、窘迫的局面，这往往会取得出人意料的 效果：你会突然发现，原来比较一般的关系更 加密切了；原来只是工作上的关系，而现在增 加了感情上的色彩；原来对你的评价一般，而 现在一下子发现了你更多的优点，你原来的缺 点也似乎得到了“重新解释”。
听说过吗？躺在床上能和外教一对一练英语口语！适合职场中的你！ 免费体验史上最牛英语口语学习，太平洋英语
提纲
• 专业秘书概述
专业秘书工作职能 专业秘书职业素质和修养
• 如何成为领导的得力助手
如何当好参谋 如何当“替身”
第一单元
专业秘书概述
专业秘书的定义
• 专门从事办公室程序性工作、协助领导 处理政务及日常事务并为领导决策及其 实施服务的人员
别在关公面前耍大刀
• 让他充分地发表意见，你适当地作些补 充，提一些问题。
• 不要用领导不懂的技术性较强的术语与 之交谈。
• 提建议时，多注意从正面有理有据地阐 述你的见解。
因人施谏，对症下药
对不喜欢批评的领导
• 首先在态度上要尊重领导 • 其次对你自己的意见，要说明得有理
有据，并且要强调是你“个人的”意 见
• 问题是重要的 • 争论一定要有准备 • 争论要有个和气的开头 • 争论中一定坚持从问题出发，不是对人 • 不要时间过长 • 要客气地结尾 • 对同一个问题，不要多次争论
批评领导的六种技巧
• 批评尽可能私下里进行 • 以亲切的话语为批评的开场白 • 批评行动，而不是人 • 提供答案 • 一个过错一次批评 • 在友好的方式中结束
• 有长远打算 • 休息 • 对他人的宽容和谅解 • 不断学习和培养情趣
秘书的才能特点
智能方面
• 敏锐的观察能力 • 良好的表达能力 • 出众的记忆能力 • 自如的社交能力 • 良好的沟通能力
思维能力方面
• 深刻的思考能力 • 全局的综合能力 • 快速的分析能力 • 巧妙的应变能力
组织能力
• 八面玲珑的协调能力 • 点面兼顾的计划能力 • 运筹帷幄的调度能力 • 高效可靠的管理能力
千万不要在背后批评领导
• 学着去理解和适应 • 三十六计走为上计
如何为领导当“替身”
当好领导的“代行人”
• 平时详细观察领导的习惯，应可大概地判断领 导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务 ，而你有所心理准备，到时候就不致惊慌失措 而能够从容地去应付
• 也要以领导的立场作出精确的判断，并有勇于 承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事 情，而那件事情又是领导未曾事先允许你去做 ，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可 向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。
参谋人员最忌情绪不稳定
• 克服参谋过程中的心理障碍，包括培养 和提高参谋心理素质的各个方面，但主 要是解决两个问题：一是养成冷静的气 质，二是保持平衡的心境。
领导发火时秘书如何对待
• 对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐 、自我反省、总结教训 。假如在老板发脾气 时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶 撞和对抗，同样应该忍耐，等老板冷静之后再 向其做解释。那些在老板对其发脾气之后，特 别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近 的员工，将会被视为聪明的、有理智的人。
对不重视谏言的领导
• 在谏言之前，你必须充分调查，充分考 虑其必要性，使领导不得不予重视
• 选择一个适宜的场合去谏
对不立即答复的领导
• 那些做事谨小慎微、怕负责任的领导经 常会以“我不知道上面是什么意思”来 对付你的谏言 ，这时候，合适的办法 是暂不争辩，稍候一段时间再说。
与领导争论问题的技巧
专业秘书的工作职能
• 接待工作 • 档案工作 • 文书拟写与处理 • 会议组织 • 办公室日常事务 • 信息工作 • 协调工作
专业秘书的职业素质和修养
性格特点
• 内外兼具 • 稳重பைடு நூலகம்实 • 灵活变通 • 善解人意
秘书的性格健康标准
• 现实态度 • 独立性 • 关爱他人的能力 • 情绪的控制能力
秘书的心理特点
• 甘于默默无闻 • 乐观谦和 • 积极向上
做个心理健康的秘书
• 善于缓解压力 • 克服嫉妒 • 不要焦虑
秘书形象特点
• 衣着要恰当 • 几大注意事项
保持大众化 小心首饰的副作用 别忽视鞋袜的“配套作用” 要穿得符合公司实力 不要比你的老板穿得更好
• 举止要得体
秘书的职业道德
怎样向领导施加压力
• 先声夺人 • 后果警示 • 时势催逼 • 断其退路
旁门左道也有通天之力
• 理性安排法 • 拥兵自重法 • 援用制度法 • 婉转迂回法 • 交际应酬法
如何阻止领导犯错
• 私下以强而有力的理由提出不同意 的见解
• 提出可行的取代途径 • 设法令其决策延缓推动 • 你的反对应适可而止 • 可能的话，为领导的错误公开承担
努力做到出力而不“越位”
• 强调处理与领导关系要防止越位，并不是说 干工作可以不出力。出力，对于任何人在任 何时候，永远是绝对必要的。问题是社会分 工所决定的出力方式是有差别的。不承认或 违背这种差别，就会影响整体效能。因此， 在处理与领导的关系中，我们强调要防止越 位，是一种积极的措施，而不是一种消极的 限制。
过失
如何与领导交流思想
• 注意语气适当，措辞委婉 • 尽量言词简短 • 注意场合
适应新领导的工作习惯
• 原则上第一次都应该请示新领导如何处理；如 果新领导的处理方法与前任相同，问题当然不 大；即使有不同之处，稍为协商一下，问题也 不大；问题是在很多情况下，时间不允许秘书 细说，那么，新领导说怎么处理你就得怎么处 理。
• 克己奉公 • 严守机密
秘书素质提高途径
• 勤于学习是重要基础 • 勇于实践是有效方法 • 善于总结是催化剂 • 自我反省是动力 • 接受批评是完善
第二单元
如何成为领导的得力助手
如何当好参谋
让领导接受你的构想
• 既然大部分人只会接受自己的构想，那不妨间 接一些，在领导旁作些提示，或把构想的一些 重点，无意地移植在领导的头脑中，让他以为 这是他自己的构想，那自然好办得多
勤于请示，积极汇报
• 信息的交流对于缩小你与领导之间的心理 差距，消除一些误解，具有举足轻重的作 用。如果你的领导不喜欢主动去接近你， 你就应该主动去接近他。你现在所做的工 作的发展情况或你所做出的成绩、你所遇 到的难题，都需要领导及时地了解。
雪中送炭胜于锦上添花
• 在关键时刻，在领导最需要的时刻，你能够及 时而勇敢地、得体而巧妙地站出来，为他解除 尴尬、窘迫的局面，这往往会取得出人意料的 效果：你会突然发现，原来比较一般的关系更 加密切了；原来只是工作上的关系，而现在增 加了感情上的色彩；原来对你的评价一般，而 现在一下子发现了你更多的优点，你原来的缺 点也似乎得到了“重新解释”。