对档案管理工作要点的探讨

对档案管理工作要点的探讨

发表时间：2018-08-30T15:14:21.820Z 来源：《防护工程》2018年第8期作者：张川

[导读] 直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

张川

山东省菏泽市鄄城县发展和改革局山东菏泽 274600

摘要：档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

关键词：档案；保护；管理

由于社会和市场环境变化的复杂性，档案管理工作遭遇到了众多阻碍。组织机构要想彻底摆脱现阶段档案管理工作的弊端，实现档案管理工作得到高效、优质的处理，就必须从观念上实现有效转变，严格遵照实际情况，再结合组织机构的发展计划、运作特点、改革目标，按一定步骤和程序，对档案管理工作进行改进和优化，并在此基础上实现创新，实现组织机构的持续健康发展。

1.档案保护

1.1纸质档案除了避光、防潮、防尘、防氧化以外，还要减少档案原件的利用率，一般采取复制件代替原件的做法，这样不仅能减少了原件的利用次数，减轻了原件的负担，又能使档案充分利用服务于社会，也做到了更好地保护档案，使之能保存的更久远一些。纸质档案的表现和存储形式直观、简单、明了，并具有方便保存、阅读等特点，纸张记录材料的稳定性更是电子档案一时不能取代的。因此在纸质档案保护过程中，注意排除各种不利因素，就能使纸质档案保存上百年甚至上千年。

1.2电子档案是社会进步的表现形式，具有方便，快捷，占地空间小，文件的利用不受时间，地点和距离的限制，能与世界各地共享等特点，正被人们广泛应用，但在保护方法上与纸质档案有所不同，比如不同种类的胶片，制成材料和化学成分不同，应分开保管以避免产生化学反应；照相底片是一种化学感光材料，极易引起化学变化和自毁，因此对温度和湿度的要求极高；磁带要防止粘连与生霉，录制孔应打开，以防错误操作抹掉信息；光盘的稳定性能比磁盘要好得多，应用率也高，在保护时应着重预防划伤、预防受热、受挤压变形和老化；软磁盘是以聚酯薄膜做盘基，并经过压光、冲裁、热处理等工序制作而成的，因其具有成本低，价格便宜，结构简单，体积小，便于携带等特点普遍应用，但保存时又极易受环境的影响而变形，发生存取错误，因此在保存时要立放，防止挤压变形，写保护口置于写保护状态等等。由于新型载体档案的自身特点，为安全的保护和利用它们，在计算机档案业务管理系统的使用中，要时刻注意安全保护问题。应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作时，应设定不同操作人员对不同内容的访问权限，如检索统计工作中，不允许对档案目录进行登录、修改等操作，防止外来借档、查档人员直接操作计算机修改文件；对不同密级的档案也应设置不同的保护措施；对于长期保存不需要修改变动的档案，可以刻录在一次性写入的只读光盘上，以保证其不被修改。为了保护计算机系统中数据的安全系统，数据应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份并分开保存。另外采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的，故应从建立计算机安全使用制度等方面来预防，不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，在确认无病毒后方可使用。

1.3修复技术。不论是纸质档案还是电子档案在保存时都应注重保护方法与技术。除了不同载体的档案采取不同的保护措施外，修复技术也是档案保护中不可缺少的一部分，通过人为的后天修补，延长档案的使用寿命。比如把在使用过程中已被污染的档案采用去污技术，恢复本来面貌；把纸张发黄、变脆、字迹褪色、扩散、渗透、模糊的档案，使用一些化学方法进行加固；把本已破损的档案进行修补和托裱以恢复原貌；给胶片档案和磁性档案去尘、去污、恢复褪色的影像等等，都是保护档案的技术方法。这样就能使档案更好的服务于社会，服务于人类。

2.档案管理

2.1提高有关领导及档案管理工作人员认识。

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。

2.2加强自身的常规业务建设。

管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。

2.3对档案工作业务要精熟。

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。

2.4建立完善网络档案管理。

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为