收发文与档案管理

公文管理及档案管理
目录
1
收发文管理
2
档案管理
公文管理——发文办理
发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包 括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程 序。
书写要求
注意 事项
发文流程 核 稿、用 印
用 印、邮 寄
公文管理——发文办理
一、书 写 要 求
结构层次
字体要求
ຫໍສະໝຸດ Baidu
基础知识
一级： 一、 二级：（一） 三级： 1. 四级：（1）
签发：
部门会签
综合管理部
④ 经理 核批 发文标题：
⑤
综合管理部
③ 核 稿
② 拟稿部门
负责人签字： 拟稿部门：
拟 稿 人：
拟稿人电话：
年月日
主 送：
抄 送：
附件标题：
打印份数：
校对：
发文编号： ［ ］ 号 备注：
年 月 日封发
公文管理——发文办理
部门发文流程：
以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要 求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核 稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版 进行编号、印发、存档。
第二十条 档案管理人员须按照各门类档案整理规则的要求，采用一 事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。
第二十一条 永久、长期、短期的档案要分别单独、分柜存放保管， 按顺序排列。
第二十二条 音像档案和光盘档案等磁性载体资料，分别单独存放， 按顺序排列。
第二十三条 档案库房原则上须与档案阅览室和档案办公区域分开。 第二十四条 档案库房属机要重地，未经许可不准入内。库房要有防火、 防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。
快速邮寄
公文管理——收文办理
收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、
审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综
合管理部负责。
纸质、电子版 都需要
公文管理——收文办理
及时、传达 填写完整
催办
公文管理——收文办理
工作 要求
注意事项 催办
抓紧办理，不得延误、推诿
特急件要求随到随办，当天之内 办完；急件要求在3个工作日内办完； 一般文件应在7个工作日内办完。来 文来电有办理时限要求的，必须按要 求抓紧办理完毕。
公文管理——发文办理
四、校 对
实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文 的准确性负责。
校对重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、 规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。 未经签发人同意不得随意改动。
公文管理——发文办理
五、用 印
公文送交综合管理部加盖 印章时，应一并附上经签发人 签发的《发文审批单》及其公 文文稿，按照《农银人寿保险 股份有限公司陕西分公司印章 使用管理规定》严格办理。 （农银人寿陕规章[2013]13号）
（二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、 保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一 年的归档工作：
（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、 销毁等工作；
（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作；
档案管理——重点内容
第二十五条 每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。 第二十六条 档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构
应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理 水平。 第二十八条 档案管理人员要自觉遵守《中华人民共和国保密法》和 国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。 第二十九条 发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补 救措施。
公文管理——发文办理
三、核 稿
拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内 容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字 的真实性和准确性等负责。
核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办 部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应 先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在1个工作日内完成； 退回改写的公文，拟办部门应在3个工作日内完成。
（五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作。
档案管理——重点内容
第三章 档案分类、整理、归档与保管
第十九条 要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或经领导批存的档 案材料，承办人员及时收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档 案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。
•
中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工
作人员。
• 第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、 整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实 履行职责。
档案管理——重点内容
第十三条 各门类档案归口管理部门
（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文 件归档工作；
收发文管理人员要负责催办，做 到紧急公文跟踪催办，重要公文 重点催办，一般公文定期催办， 不积压、不误传，防止漏办和延 误。
公文管理——归档管理
常见公文类别
（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人 寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。
（二）公司党委发文：发文字号主要有：农银人寿陕党发、农银 人寿陕党函。
（三）公司工会发文：发文字号主要为农银人寿陕工发。
类别
2顺00序6
2目00录7
完20整08
目录
1
收发文管理
2
档案管理
档案管理——主要内容
第二章 档案的管理体制、机构及职责 第三章 档案分类、整理、归档与保管 第四章 移交归档
档案管理——重点内容
第二章 档案的管理体制、机构及职责
• 第九条 各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立 与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职 档案工作人员。
主标题采用宋体二号加黑； 正文采用三号仿宋，
正文中一级标题：黑体三号， 二级标题：楷体三号， 三级标题：仿宋加黑， 表格：仿宋小四字体
公文管理——发文办理
二、发文程序
公文提呈领导签批时， 拟稿人填写《发文审批单》 经公司领导审批过的内部工 作签报，由签发人签发。
每项均需 完成填写
农银人寿保险股份有限公司陕西分公司发文审批单 密级（绝密/机密/秘密）