医院信息系统电子档案管理制度

医院信息系统电子档案管理制度

为了加强我院信息系统电子档案管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，结合我单位实际，制定本办法。

第一条基本术语解释

1、电子文件：是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。

2、电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

3、电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。

4、电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。

第二条管理体制

医院信息系统电子档案实行集中统一管理。

第三条电子档案范围、保管期限

一、电子档案范围

1、数据库文件：计算机软软件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

2、超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。

二、归档方式、要求

1、目前主要通过光盘、磁盘、磁带等介质实现异地备份，在异地保存时必须注明日期、内容、分类等相关信息。

2、网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施。

3、局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

4、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

三、物理归档整理工作过程

1、检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。

2、拒收含有千年问题或其它隐患的数据文件，要把问题最大限度地解决在归档之前。

四、电子档案的保管期限

电子文件的保管期限参照国家、省、市关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。

五、电子档案的保管

1、电子档案保存最少要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套实行异地保存。

2、封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

3、查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

4、通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

5、销毁电子档案，需经本单位领导批准，有关部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。