DA／T 18-1999档案著录规则
档案著录规则比较
档案著录规则比较国际档案理事会中关于档案的著录规则一共有四个标准，分别为ISAD、ISAAR、ISDF和ISDIAH即《档案著录国际常规标准》（2000）、《国际（法人团体、个人和家族）档案的规范记录的标准》（2004）、《（文件制作者）职能著录的国际标准》（2007）和《（对）档案保存机构（进行）著录的国际标准》（2008）。
ISAD标准为档案著录的准备和为著录全宗及全宗的组成部分提供指南；ISAAR为有关档案制作者的规范记录信息的创建提供指导即提供了著录档案生成者信息的标准；ISDF为著录文件制作者的职能和为与档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录提供指南。
对于一个一致的档案信息系统来说，对诸如档案生成者或保管者这样相同实体的著录需要用不同的方法和不同的著录元素，这即是制订ISIAH 的初衷。
ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。
ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。
在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间；规范记录标识符。
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和描述与其他职能的关系）；4 .控制区（其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和适当的用以说明规则使用的例子。
档案馆藏机构著录的元素可分为六部分：一、身份（确定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
文书类电子档案包括数字化的纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项目。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执行。
本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
共34项组成，分别为标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式（一）标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。
近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
DA／T纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范DA/T31-20051 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求;本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理;2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款;凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本;凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准;GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB／T 18894 2002 电子文件归档与管理规范ITUCCITTG3 二值图像压缩算法ITUCCITTG4 二值图像压缩算法DA／T18 1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发20016号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准;数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程;纸质档案数字化Digitization of Paper Based Records对普通黑色字迹清晰的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程;3．3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列;一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生;在矩阵或其他网络上采样一连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列;3．4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像;它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等;3．5连续色调静态图像 Continuous tone Still Image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像;3．6失真度 Distortion Measure对档案原件进行数字化转换后,在同等测试环境下,数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值;3．7可懂度 intelligibility表示数字图像向人或机器提供信息的能力;3．8清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表现;3. 9分辨率Resolution指单位长度内图像包含的点数或像素数;TIFF Tagged Tmage File Format标记图像文件格式;一种基于标记的无损不丢失信息压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件;因为它存储图像细微层次的信息非常多,图像的质量也得以提高,故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存;JPEG Joint photographic Experts Group联合照片专家组;一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要计算机平台和Web浏览器;JPEG格式文件小,影像质量多数情况下均可接受;考虑储存空间及传输效率,原件为彩色的档案可迁此格式复制储存;4 数字化基本流程纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序;4．1 案卷整理对需要扫描的案卷进行适当整理,做出标识;4．2 目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库;4．3 批量扫描按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描;4．4 数据处理4．4．1 对扫描图像进行校对,确保图像完整无误,并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理;4．4．2 对裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件,以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份;4．5 信息存储根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存;4．6 检索利用按用户需求提供检索利用;5 案卷整理在批量扫描之前,按下述步骤对案卷进行整理,确保档案数字化质量;5．1 分件5．1．1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开;5．1．2 在扫描件中将大图、照片插入指示页,便于扫描工序批量扫描,实际图像放在图像处理时进行重扫,替换指示页;5．1．3 填写数据加工过程处理单见附录A,对需要特殊处理的页,标识清楚;5．2 分页对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注;如在标注中与原档案中的件数、页号不一致,应以此为准;5．3 拆卷去除档案中原来的装订物,以便后续扫描工作的进行;5．4 装卷按档案保管要求恢复原装订;6 建目录库6．1 目录著录根据DA／T18确定档案著录项,并进行著录;6．2 数据格式选择所选定的数据格式通用,应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换;6．3 目录输入将著录好的目录输入计算机内,建立机读目录数据库;7 批量扫描7．1 扫描方式纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式;7．1．1 页面为单色文字的纸质档案,宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件,可采用连续色调图像扫描;7．1．2 字迹清晰、不带图片的档案材料,采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料,可采用连续色调图像扫描;7．2 分辨率选择7．2．1 单色页面档案文件,扫描分辨率一般建议选择100~200dpi;7．2．2 彩色页面档案文件,扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行;7．2．3 大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,可选用大幅面图像扫描仪如A0、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接;扫描分辨率应选择1OOdpi以上;7．2．4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率;如原件质量较差且尺寸较小,可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率,增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;7．3 特殊页面的扫描7．3．1 粘贴页与表格对于粘贴折页,可用大幅面扫描仪扫描,或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的,采用局部淡化技术解决7．3．2 一般文本流程图采用适当的分辨率扫描及局部深化技术,确保文本流程图清晰;同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作;7．3．3 插图采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描,保证原来的页面布局和插图清晰;7．3. 4照片对于页面中有黑白或彩色照片的文件,采用JPEG格式扫描,确保照片清晰度,同时可避免图像存储空间过大;7．4 文件命名方式7．4．1 建立文件夹扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立,其中的每一份文件也需要单独建立文件夹;7．4．2 文件夹命名方法,以档案实体中的档号命名,一般为3位数,不足3位数的左边补“0”;8 数据处理8．1 图像处理8．1．1 纠偏对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,保证数字图像的偏斜角度小于1度;图像偏斜不超过页面内半个文字;8．1．2 去污去除数字图像中影响可懂度的杂质;档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则;8．1．2．1 局部去污,如去除黑边、污点;8．1．2．2 整体去污,可一次性去除页面上的污渍;8．1．3 拼接为保证档案数字化图像的整体性,对幅面分离的数字图像进行拼接;8．1．4 校对8．1．4．1 一次校对,检查扫描完的图像质量情况,对不合格的图像进行标记退回重新扫描;8．1．4．2 纠错处理,根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质量等问题,结合数据加工过程处理单见附录A情况,对每份图像进行相应的处理;8．1．4．3 二次校对,对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查,并标记图像处理过程中不清晰的页面;不合格的退回重新处理;8．2 数据质量检查8．2．1 文字录入质量对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制,保证错误率低于3‰;8．2．2 图像质量对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制,以达到要求的图像质量;保证扫描后的数字图像清晰,便于清楚阅读,适应各种纸张和手写、印刷字的情况;8．3 数据挂接档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制;在生成裸数据光盘之前,根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等,如不相等则不能生成裸数据光盘,可打印出清单,回退给图像处理人员补扫;8．4 数据检验8．4．1 将裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件;8．4．2 对数据进行检验,给出合格或不合格结论;8．4．3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式,拷贝到活动硬盘上;8．4．4 系统应自动记录检验进度;8．5 数据上载档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总,其中数字图像自动搜索对应的目录数据,加入对应的电子地址数字图像文件名,建立起一一对应的关系;8．6 数据备份定期对服务器的各类数据进行备份,防止数据丢失;9 信息存储以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式;采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后,分别按页编号后分页存储;数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储;9．1 压缩存储格式档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码;9．1．1 黑白二值图像黑白二值扫描图像文件采用TIFFCCITT G3格式二值图像压缩算法,压缩率就绪Cr为15：1;也可采用TIFFCCIFF G4格式二值图像压缩算法,压缩率Cr为3 O：1;9．1．2 连续色调静态图像连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码,平均压缩率cr为15：1;9．2 编码方式应尽是采用实时操作性强的编码方式;失真度编码,用较少的比特率获得较好的图像质量；无失真编码,以低压缩保持信息的不失真;一般情况下宜采用国际通用编解码算法;9．3 存储方式与载体可选用在线和离线、不同载体进行存储;10 检索利用10．1 检索利用方式档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式;局域网中传输利用,应保证数据在内部局域网10Base T带宽下,平均1秒内显示响应完成;互联网中传输利用,互联网56Kbit／s带宽下,平均5秒内显示响应完成;为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内;10．2 检索软件配置检索软件应符合国家档案局制定的档案管理软件功能要求暂行规定的各项要求;检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能;。
档案著录规则
档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
DAT 18-1999 档案著录规则
DA/T 18—1999前 言档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全我国统一的档案检索体系，广 泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
本标准是根据G B/T 3792.1一1983《文献著录总则》的原则，结合我国档案的特点与档案著录的实践经验，按照G B/T 1.1一1993《标准化工作导则第1单元:标准的起草与表述规则第1部分:标准编写的基本规定》制定的。
本标准与G B/T 3792. 5-1985《档案著录规则》相比较，有以下变更:本标准为行业标准。
明确本标准适用于单份或一组文件，一卷或一组案卷为单元的著录。
删除了丛编项、标准编号及有关记载项;将文本项改为稿本与文种项;将档案馆(室)代号项改为档案馆代号项;将载体类型标识项与载体形态项合并，改称载体形态项;将附注项与提要项合并，改称附注与提要项;将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整;将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项；变主题词项为主题词或关键词项;增加文种项、电子文档号项。
调整了标识符“：”和的使用范围，增加了标识符号“，”和“…”，将起止连接符“〜”并入“-”号。
将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。
对各项目著录细则也做了一些修改和补充，列举了引用标准的名称，增加了例子，并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。
本标准如在内容和体例上有与G B/T 3792. 5—1985不同之处，以本标准为准。
本标准的附录A是提示的附录。
本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室。
本标准主要起草人:邓绍兴、来长治、薄古。
1中华人民共和国档案行业标准档案著录规则D A/T18-1999Bibliographical description for archives1范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著 录信息源及著录项目细则。
民航空管系统档案著录规则及数据库结构规范——MD-TM-2010-005
中国民用航空局空中交通管理局编号:MD-TM-2010-005下发日期：2010年9月15日民航空管系统档案著录规则及数据库结构规范前吕档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全空管系统的档案计算机检索和管理体系，广泛开展档案的交流与共享，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在民航空管各项事业中的作用，特制定本规范。
本规范遵循了GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/ T18-1999＜档案著录规则》规定的档案著录项目和著录格式，并根据实际情况，补充了在民航空儈系统档案儻理实际工作中运用的内容。
本规范采用我国常用档案种类划分方案，即划分为文书档案、科技档案、专门档案，其中科技档案下属部类包括基建档案、科研档案、设备档案等，专门档案下属部类包括会计档案、声像档案、照片档案、实物档案、合同档案等。
本规范中其他未尽档案所属部类，其著录规则及数据库结构暂由各单位档案主管部门参照国家或本单位档案相关规定管理。
本规范由民航局空管局提出并归口。
本规范起草单位：民航局空管局办公室。
本规范主要起草人:张有润、潘雪洁、孙琳、刘鑫。
目录一、范围 (1)二、规范性引用文件 (1)三、术语和定义 (2)四、文书档案数据结构与著录规则 (3)五、基建档案数据结构与著录规则 (10)六、科研档案数据结构与著录规则 (13)七、设备档案数据结构与著录规则 (1)八、会计档案数据结构与著录规则 (20)九'、声像档案数据结构与著录规则 (23)十、照片档案数据结构与著录规则 (25)十一、实物档案数据结构与著录规则 (28)十二、合同档案数据结构与著录规则 (30)艮航空管系统档案著录规则及数据库结构规范一、范围本规范规定了民航空管系统档案管理系统中，各门类（文书、科技、专门）档案及其主要下厲部类，按照案卷级、件盒级和文件级三种方式管理时，对应的档案数据库结构及著录规则。
本规范适用于民航空管系统各单位档案管理系统的数据库建设及档案著录工作。
《档案著录规则》（GBT18—1999）的对比研究和修订建议
《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议作者：孙洋洋来源：《北京档案》2020年第08期摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。
本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。
关键词：档案著录规则差异修订建议标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。
档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。
我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。
为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。
（一）《规则》发展脉络改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。
1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。
1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。
[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。
档案著录规则
档案著录规则档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，特制定本规则。
本规则适用于各单位各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。
2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-19993 术语和定义3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。
3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。
3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。
4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案、******开发档案外）、页数（除会计档案、******开发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案、******开发档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、备注7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 ******开发档案单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5 会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉：获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明。
【重磅】文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989信息处理信息交换用七位编码字符集GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T15418-1994档案分类标引规则GB18030-20RR信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-20RR档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则DA/T22-20RR归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法（1997年）档案出版社中国档案主题词表（1995年）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）3术语和定义DA/T1-20RR确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1著录项目itemsofdescription揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2著录格式formatofdescription著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。
(国家档案馆)数字声像档案著录规则
数字声像档案著录规则（征求意见稿）1范围本标准规定了数字声像档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各级、各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换、对外提供等相关业务。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集GB/T 2659－2000 世界各国和地区名称代码GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994 全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法GY/T 168-2001 广播音频数据文件格式规范——广播波形格式（BWF）3术语解释下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字声像档案 digital audio-visual archives数字声像档案指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字音频、数字视频文件，以视音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。
山东省档案数据采集标准新
DB37 山东省地方标准DB37/T 536-2005档案目录数据采集规范2005-02-07发布 2005-02-10实施山东省质量技术监督局发布前言档案目录数据采集规范是建立健全统一、高效的档案计算机检索体系的重要前提和条件。
为加强档案信息资源建设，规范各级综合档案馆（室）档案目录数据库，保证我省档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，特制定本规范。
本标准是根据GB/T 3792.1-1983《文献著录总则》、DA/T 18-1999《档案著录规则》的原则，结合我省档案信息化建设的实际情况，按照GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1单元：标准的起草与表述规则第1部分：标准的编写的基本规定》制定的。
本规范具有以下特点：实现了计算机行业术语与档案行业术语的有机结合；规定了档案目录数据交换的格式、数据结构及要求；对目录数据字段采集规则做了必要的细化。
本标准由山东省档案局提出。
本标准由山东省档案局负责起草。
本标准主要起草人：王雁平郭志敏刘虎。
档案目录数据采集规范1范围本标准规定了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可适用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB 3469-1983 文献类型与文献载体代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 15418-94 档案分类标引规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-94 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
新旧《档案著录规则》的对比分析与思考
第 67 页档案保密2024/4 （下） 总第433期新旧《档案著录规则》的对比分析与思考文/福建省辐射环境监督站 刘茜档案著录是为方便检索和管理馆藏档案资源，对归档档案的内容、结构、背景情况等信息进行全面分析、认真选择和组织，并予以记录的过程[1]。
著录是规范档案管理工作的重要基础，为档案数字化提供数据来源，是提升档案检索效率的关键要素之一。
档案信息资源管理和利用的成效与档案著录的标准化进程密切相关。
我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施后，极大地促进我国的档案事业的发展，本文拟通过分析《规则》的发展概况，将新旧两版《规则》进行比较，阐述新版《规则》的积极影响和存在的问题，并提出合理化建议。
一、《规则》的发展概况（一）《规则》的发展历程。
1983年国家档案局成立全国档案工作标准化领导小组，同年5月，档案著录小组研究决定，将制定《档案著录规则》提上议事日 程[2]。
1985年5月，国家标准局批准发布第一版《档案著录规则》（GB/T3792.5—85），自此开启了我国档案著录工作的标准化和规范化序幕，为有效发挥档案价值奠定了基础。
该标准以《文献著录总则》为原则，结合档案行业自身的特点和当时我国各类档案文献著录工作实践与学术发展水平而制订，主要内容包括：引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式和著录项目细则等六部分，该标准已于2005年10月14日正式作废。
随着时代发展和档案数量的增加，传统的《档案著录规则》已无法满足现代社会对档案管理和利用的需求，其局限性日益凸显。
1999年5月，国家档案局参照《档案著录国际通用标准》对第一版《规则》的相关条款进行修订，发布行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）代替原标准（GB/T3792.5—85）。
其主要内容包括：范围、引用标准、定义、著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等九个章节[3]。
第二版《规则》自发布生效后沿用至今，对推动我国档案管理工作实现标准化、规范化和现代化起着重要作用。
DAT 20.1-1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则
1范围本标准规定了文件级(含同一案卷中记述同一事物的多份文件)、案卷级民国档案的著录项目、著录条目格式、标识符号、著录用文字及著录项目细则。
本标准适用于各级档案馆馆藏民国档案的著录。
2引用标准GB/T3792•1—1983 文献著录总则DA/Tl—1992档案工作基本术语DA/T13—1994档号编制规则DA/T18—1999档案著录规则DA/T20•2—1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则DA/T20•3—1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案分类标引细则3定义本标准采用下列定义民国档案民国时期国家机构、社会组织(中国共产党及其领导下的政权机构、社会组织除外)和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史记录。
4著录项目4•1题名与责任者项4•1•1题名4•1•2责任者4•2文本与语种项4•2•1文本4•2•2语种4•3时间项4•4控制使用项4•5政权标识项4•6附注项4•7排检与编号项4，7•1分类号4•7•2档案馆代码4•7•3档号4•7•4缩微号4•7•5主题词或关键词5著录详简级次5•1著录项目分为必要项目和选择项目。
5•1•1必要项目:题名与责任者项、时间项、控制使用项、政权标识项及排检与编号项中的分类号、档号、缩微号、主题词或关键词。
在向民国档案资料目录中心报送目录或馆际交流时档案馆代码为必要项。
5•1•2选择项目:除必要项目以外的著录项目。
5•2著录详简级次分为简要级次和详细级次。
5•2•1简要级次:仅著录必要项目。
5•2•2详细级次:除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目。
6标识符号6•1著录项目标识符号6•1•1符号.- 著录项目(题名与责任者项、控制使用项、政权标识项及排检与编号项除外)的间隔符号。
；两个或两个以上责任者、分类号、档号、缩微号的间隔符号。
+ 题名与附件题名之间的连接符号。
/ 责任者的标识符号。
6•1•2说明6•1•2•1 ".-"符号占两格，遇回行时不应拆开。
中华人民共和国档案行业著录标准
中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业标准档案著录规则 DA／T18—1999Bibliographical description for archives1 \范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB／T 3792．1—1983 文献著录总则GB／T 7156—1987 文献保密等级代码GB／T 9704—1988 国家机关公文格式GB／T 15418—1994 档案分类标引规则GB／T 3860—1995 文献叙词标引规则DA／T 1—1992 档案工作基本术语DA／T 19—1999 档案主题标引规则3定义（略）4著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
4．1 题名与责任说明项.包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文字编号、责任者、附件六个单元。
①正题名②并列题名。
③副题名及说明题名文字。
④文件编号⑤责任者⑥附件。
4．2稿本与文种项4．3 密级与保管期限项4．4 时间项4．5载体形态项①载体类型②数量及单位③规格4．6 附注与提要项4．7排检与编号项①分类号②档案馆代号。
③档号④电子文档号⑤缩微号4．7．6 主题词或关键词4．8 4．1～4．7中有“，”号者为选择著录项目或单元(小项)5著录用标识符5．1 为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。
．一置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示
论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示作者：张正强来源：《速读·中旬》2014年第12期摘要：《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。
论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述，指出应加快我国档案著录规则的修订，完善我国的档案著录体系，使其尽快完整配套，这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。
关键词：档案著录；国际标准；著录规则一、国际标准——档案著录规则（总则）》的概况（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》的制定《国际标准——档案著录规则（总则）》，英文名为《ISAD（G）：General International Standard Archival Description》，简称“ISAD（G）”，是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定，并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。
制定该著录标规则的动因主要在于二个方面，一方面是：从20世纪的70年代中期开始，传统档案著录逐渐向现代档案著录发展，到20世纪的80年代，美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录，在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性，即缺乏标准化的问题，而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。
在这种情况下，缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展，即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。
另一方面是：档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化，这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。
正是在这种背景下，推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会，着手制定档案著录的国际标准。
在《国际标准——档案著录规则（总则）》第一版颁布后的五年，即1999年，国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订，并于2000年正式颁布了第二版。
文书档案著录细则与机读目录数据交换格式.
目次前言1 范围2 规范性引用文件3 定义4 著录要求与数据库交换格式5 机读目录数据组织与交换要求前言本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。
目前,国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要,为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,特制定本标准。
本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则,结合四川省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。
本标准由四川省档案局提出。
本标准由四川省质量技术监督局批准。
本标准由四川省档案局起草。
本标准主要起草人:李仕根马小彬彭哲张路生。
1范围本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。
本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换,亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。
企事业单位可以参照执行。
2规范性引用文件下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容或修订版不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
DA/T1 档案工作基本术语DA/T18 档案著录规则DA/T19—1999 档案主题标引规则DA/T22—2000 归档文件整理规则档案出版社《中国档案分类法》(1997年版档案出版社《中国档案主题词表》3 定义本标准采用DAT1和下列定义:3.1 档案著录建立档案目录数据库中,对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
本标准采用下列定义。
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3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[DA/T 1 中 5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、 密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组 合。 3.4 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.5 档案目录 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
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档案著录规则(DA/T 18-1999)
DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)
(1999-05-31 批准，1999-12-01 实施)
1 范围
本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符 号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本 标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
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[] 置于下列著录内容的两端: 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。 () 置于下列著录内容的两端: 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及 姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代 日转换后的公元纪年。 ? 用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。 - 用于下列著录内容之间: 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 … 用于节略内容。 □ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以 计数的残缺文字用三个“□”号。 5.2 著录用标识符使用说明 5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均 冠“.-”。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该 标识符。 5.2.2 “.-”符占两格，在回行时不应拆开;“;”和“，”各占一格，前后均不 再空格。 5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标 识符改为“.-”。 5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。 5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出 版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用 下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则
5 著录用标识符
5.1 为识别各著录项目、单元(小顶)及其内容，添加如下规定的标识符。 - 置于下列各著录项目之前: 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。 = 置于并列题名之前。 : 置于下列各著录单元之前: 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 / 置于第一个责任者之前。 ; 置干多个文件编号之间、多个责任者之间。 ， 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之 间。 + 置于每一个附件之前。
6 著录条目格式
6.1 段落符号式条目格式
分类号 档案馆代号 档 号 电子文档号 缩 微 号 正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/责任者 +附件.-稿本:文种.-密级:保管期限.-时间.-载体类型:
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数量及单位:规格.-附往 提要 主题词或关键词
段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别 置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、 二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次 著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态 项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与 一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。 6.2 表格式条目格式 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与 6.1 相同，其排列顺序可参照 6.1。 6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按 6.1 或 6.2 格式依次著录。 6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片 四周均应留 1cm 空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。
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4.4 时间项 4.5 载体形态项 4.5.1 载体类型* 4.5.2 数量及单位* 4.5.3 规格* 4.6 附注与提要项 4.6.1 附注* 4.6.2 提要* 4.7 排检与编号项 4.7.1 分类号 4.7.2 档案馆代号* 4.7.3 档号 4.7.4 电子文档号 4.7.5 缩微号 4.7.6 主题词或关键词 4.8 4.1~4.7 中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。
4 著录项目
档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。 4.1 题名与责任说明项 4.1.1 正题名 4.1.2 并列题名* 4.1.3 副题名及说明题名文字* 4.1.4 文件编号* 4.1.5 责任者 4.1.6 附件* 4.2 稿本与文种项 4.2.1 稿本* 4.2.2 文种* 4.3 密级与保管期限项 4.3.1 密级* 4.3.2 保管期限*
7 著录用文字
7.1 著录用文字必须规范化。 7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书 写。 7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数 字。 7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。