浅谈电子档案在日常工作中的重要性

浅谈电子档案在日常工作中的重要性

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。近年来，随着我国经济的飞速发展，电子档案逐渐替代了纸质档案，人们的日常工作中使用电子的档案数量也在逐渐的增多，为了使得人们的工作可以正常的进行，对于电子档案的管理工作也在逐渐引起人们的重视。加强对电子档案的管理就是为了方便以后工作中对电子档案的利用，为了使得电子档案可以最大化地发挥它的作用，一定要做好相关的工作。

标签：电子档案；重要性；规范管理

目前，随着科技不断发展，电子挡在在日常生活中运用越来越多，这种档案和纸质档案相比优势较多，电子档案通俗的说就是运用电子文件储存的资料，这种电子档案具有保存价值。正是由于电子档案的重要性，应该日常生活中要加强电子档案管理。但是，由于电子起步比较晚，人们对于电子档案的管理和运用并没有引起足够的重视[1]。为了解决电子档案管理中的问题，及时了解电子档案日常中的应用及时发现问题，使得电子档案的管理可以更好的实现。

1什么是电子档案

2009年7月29日，国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）共23条。本办法所称的电子，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子文件是随着计算机和网络的高速发展而形成的文件，电子档案是在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

2电子档案的重要性

科技发展的现代化，电子档案方便、快捷的特点让其重要性日渐突显，合理有效的利用电子档案是单位持续快速发展的基础性工作，对于单位未来的经济发展有很强的借鉴性。电子档案的开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源[2]。

3电子档案日上生活中管理方法

3.1建立档案利用制度电子档案在日常生活中使用时必须建立审批支墩，相关部门查阅和利用相关人员档案时必须使用收藏部门相关网络技术进行管理，并且获得相关部门同意方可查阅，这样能够保证人员电子档案的隐私性，保证电子档案的及时更新，从而使得电子档案使用者能够得到人员最新信息。并且，电子档案管理过程中必须和纸质档案相互利用，不断整合，做到实现电子档案需求利用质的飞跃。

3.2规范档案利用方式电子档案在日常使用过程中应该根据使用者实际情况而定，并且根据电子档案内容多数进行有效的管理。通常来说，对于人员内容不完全公开，并且不宜拷贝等内容，相关部门人员使用时必须在有效的监督下查阅和使用。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的密码要进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3提高档案人员的保护意识电子档案和纸质档案相比能够提供多样化方式，并对技术等依赖性较强，从而造成工作比较复杂。因此，电子档案在日常生活中必须加强对电子档案的管理，相关部门要从思想上有一个认识，提高对电子档案管理的重要性，并且为电子档案管理提供技术后盾，保证档案管理工作的安全性，从而能够保证电子档案能够被最大限度的适应。此外，电子档案管理人员必须忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，提高电子档案管理效率[3]。

4电子档案的规范化管理

要加强电子档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强电子档案基础管理。规范档案管理主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。如此看来，档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，如果能利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形式的先后顺序排列打印，发挥计算机管理优势，减少手工操作，提高工作效率，输入关键词即可查找相应范围的文件，既准确又不浪费时间。然而，现代化社会的一大弊端是计算机网络系统的安全性系数太低，为了保证安全，必须严格制定电子文件安全管理制度，扫描电子文件的电脑必须放置在有监控的档案室，不能连接外网还要同时结合签章、口令管理、指纹识别等新技术进行严格管理。这样丰富的电子库资源才能安全有效的得到充分利用[4]。

5结论

现在，人们对于电子档案的利用程度在不断的提高中，这主要是因为现在人们正处在信息化的时代中，人们在学习和工作中会不断的使用计算机和网络，这样就会导致越来越多的电子档案的出现。對于电子档案的管理和利用工作一定要得到企业的重视，而且企业在进行电子档案的管理的过程中一定要及时发现问题，并且要把发现的问题及时解决好，这样才会使得企业在发展的时候获得更好的经济效益。

参考文献：

[1]金玉雪.将家庭健康档案由”死档案”变成”活档案”的必要性和途径[J].中国全科医学，2009，9（7）：600-601.

[2]毛凌.论如何在纸质档案和电子档案并存态势下开展工作[J].兰台世界，

2010，14.

[3]蔡敏，梁斌.健康档案管理中的问题与对策[J].中国全科医学，2008，10（3）：250-251.

[4]潘雪凤，刘定一.社区健康档案管理存在的问题与对策[J].中国全科医学，2009，8（15）：1293-1294.