电子文件及电子档案管理规范

特点：
完全依据《城市建设档案著录规范》 (GB/T50323 -2001)、《建设工程文件归档 整理规范》(GB/T50328-2001)、《建设电 子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T1172007)、《建设安装施工技术资料统一用表》 等标准规范进行系统设计。
结合城建档案馆及建设施工等单位的实际 业务需求，支持建设工程电子文件的全程 管理，在电子文件的全生命期内，确保建 设工程电子文件的真实性、完整性与长期 可读性。
具体来说就是：电子档案是指国家机 关、社会组织和个人在社会活动中，通过 使用现代化设备所形设备成的，有一定保 存价值的，且能被相关设备所识别和信息 再现的各种类型的电子代码序列。就目前 而言，“电子档案”还未有权威文献的定 义。
电子档案的特殊属性
内容与载体的可分离性 对计算机系统的依赖性 快捷性、共享性、高密度性 不稳定性及不安全性
建设电子文件与 电子档案管理规范
一、标准知识
1、“标准”的定义
标准是对一定范围内的重复性事 物和概念所做的统一规定。它以科学、 技术和实践经验的综合成果为基础， 以获得最佳秩序、促进最佳社会效益 为目的，经有关方面协商一致，由主 管机构批准，以特定形式发布，作为 共同遵守的准则和依据。
2、标准级别
D
四文件代类别码标识、格通用式格与式载体
文本3、文各件类电X子ML文、件DO的C、通T用XT格、式RTF 表格文件 XLS、ET 图像文件 JPEG、TIFF 图形文件 DWG 影像文件 MPEG、AVI 声音文件 WAV、MP3
4、载体
一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等
五 收集与积累
1、收集积累范围
性指导意见
四 代码标识、格式与载体
1、 稿本代码
稿本
草稿性电子文件 非正式电子文件 正式电子文件
代码
M U F
2、类别代码
文件类别 文本文件（Text）
代码 T
图像文件（Image）
I
图形文件（Graphics） G
影像文件（Video）
Βιβλιοθήκη Baidu
V
声音文件（Audio）
A
程序文件（Program） P
数据文件（Data）
1）验收 2）双套——关键 3）停、缓建 4）改、扩建
3、移交手续
1）再检查 2）移交、接收登记表 3）两份
八 建设电子档案管理
1、脱机保管
1）基本要求 2）数量 3）保管条件
2、有效存储
1）设备 2）抽样机读检验 3）转存时必须进行登记
3、迁移
1）数据校验 2）迁移登记 3）原件保留＞3年
4、利用 5、鉴定销毁 6、统计
国家标准 行业标准 地方标准 企业标准
1) 国家标准
强制性国家标准的代号为“GB”。 GB 5XXXX——XXXX 标准发布年号 标准顺序号 强制性标准代号 推荐性国家标准的代号为“GB/T”
2) 行业标准
强制性标准
城镇建设工程行业标准
CJJ XX — XXXX
标准发布年号
标准顺序号
行业强制性标准代号
一体化地实现建设工程电子文件的孕育、 形成、收集、积累、整理、归档、利用与 档案移交的全部功能。
完全遵循城建档案工程竣工档案验收整理 指南，整理、立卷、归档； 实现实体档案 与电子文件同步归档。
支持建设、施工、监理等单位之间技术资 料的数据交换功能。
支持数字签名、电子签章功能。
支持建设工程电子文件的封装移交功能。
三 基本规定
1、对整体工作的要求
建立电子档案管理制度
2、各有关单位的职责
电子文件形成单位档案部门 工程建设单位 勘察、设计、施工、监理及测量等单位 城建档案管理机构
3、电子文件——纸质文件或缩微品 4、建立建设电子文件归档与管理系统 5、保证真实性、完整性、有效性和安
全性的措施规定 6、前端控制，全过程管理与监控 7、及时提出建设电子文件归档的技术
是“数字城建档案馆”建设的重要组成部分。
本系统针对建设工程电子文件多种来源，统一归 档渠道，实现了对建设工程电子文件的前端控制 和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管 理和利用,为建成符合法律要求的建设工程电子文 件真实性保障体系奠定基础。
依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律， 遵循电子文件管理的原则，以《建设工程电子文 件元数据标准》为基础，确保建设工程电子文件 在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有 效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的 一体化。
二 术语
1、电子文件类
建设电子文件 建设系统业务管理电子文件 建设工程电子文件
2、档案类
电子档案 建设电子档案 在线式归档 离线式归档
3、电子文件品质类
真实性
完整性
有效性
元数据
4、其他
固化
迁移与转换
建设电子文件归档与管理系统
“电子档案”就一般理解而言，是指 作为“档案”而被档案部门接收和保存的 电子文件，归档后就为电子档案。
（1） 工程项目文件夹 （2） 案卷文件夹：序号+案卷名称
南京大学 邵逸夫馆
001南京大学邵逸夫馆工程立项文件 002南京大学邵逸夫馆招投标文件 003南京大学邵逸夫馆开工审批及财
务文件 004南京大学邵逸夫馆工程监理文件 005……
……
（ 3） 文件命名：序号+文件名
001云锦美地建设工程规划许可证申请表 002南京市规划许局建设项目审批书 003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见 004关于同意云锦美地（101-110幢）施工设计的消防 审核意见 005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复 ……
《城市建设档案管理规定》（90号部令） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）
2、收集积累要求
1）形成单位
2）稿本
3）记录过程:项目(案卷)、文件、更改记录
4）软件
5）内容完整
3、收集积累程序
1）程序
登记 初步鉴定 著录 存储
2）工具
建设电子文件归档与管理系统
3）电子文件的命名
二、规范编制
1、时代背景
信息化建设 电子政务建设 建设系统信息化建设
2、编制过程
三、规范内容
一 总则
1、制定规范的目的 2、适用范围
对象——从事城乡规划、建设及其管理活 动的部门与机构
范围——建设系统业务管理电子文件和建 设工程电子文件
工作——归档和管理
3、应执行的有关标准、规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》 （GB/T 17678.1） 《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T 50328-2001） 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002 ） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》 《城建档案密级与保管期限表》
Thank you !
谢谢!
建筑工程行业标准
JGJ XX — XXXX
推荐性标准——行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业标准 CJJ/T XX — XXXX 建筑工程行业标准 JGJ/T XX — XXXX 档案 DA/T 1—2000
3) 地方标准
推荐性标准——地方标准代号后加“T” 湖北省地方标准 湖北省建筑工程施工文件管理规范 DB42/T503－2008
六 整理、鉴定与归档
1、整理
谁做 什么时间 原则 方法与依据
2、鉴定
全过程 内容 鉴定者 依据
3、归档 4、检验 5、汇总
时间 要求 方式
单位——形成单位、接收单位 检查内容
七 验收与移交
1、建设系统业务管理电子档案的移交
1）移交时间——定期 2）移交方式——在线、离线
2、建设工程电子档案的验收与移交