文档管理系统

数据传输类型
完备的功能
LO975 Document Management
LO975
Document Management
SAP AG 1999
DMS课程内容概况
DMS系统概述
1 2 3 4
文档分类和 ALE
5 6 7 8ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
文档信息记录
CAD 界面
原始文档和应用程序
SAP 归档连接
用户特定文档
课程总结
文档管理系统模块学习目标
5 6 7 8
文档信息记录
CAD 界面
原始文档和应用程序
SAP 归档连接
用户特定文档
课程总结
文档信息记录课程学习内容
• • 文档的关键点 基础数据
•
• •
状态管理
对象链接 分类管理
•
• •
文档结构和层次
查找文档 产品结构浏览器
术语表-1
文档
文档
文档信息记录
文档信息记录
SAP-DMS主要的数据包含对初始应用的管理数据 和控制数据。
原始文档存储区域
SAP DMS将不同时间、区域 产生的数据保存在文档管理系统 中，通过严格的用户授权，查看 到用户需要的文档。
原始文档安全存储区域
SAP DB 库存 档案文件
服务器
保存数据信息
显示 ,处理,打印
KPRO
终端
可以储存文档在SAP 系统或外部系统。 搭建产品数据存储平台，提供一个电子化 的平台工具，它作为产品的电子化图书馆， DMS 提供了一个广阔的管理文档的 又是员工处理业务流程的工具，通过该平 功能范围并且确保了不同应用程序间的数 台进行交流协作，收集其他集成应用系统 据能自由交换。 的数据，整理成文稿提交给使用者，将企 业产品管理水平提高到更新的层次。
文档管理系统
2004/05
SAP R/3系统
业务流程方案
开放的系统
SD
销售分销
FI
财务会计
物料管理 物料管理
MM MM
CO
管理会计
PP 多国家 多公司
生产计划
AM
R/3
ABAP4
PM WF HR
人力资源
资产管理
为各种类型的 业务而设计
QM
质量管理 设备管理
PS
项目系统
工作流
IS
行业方案
全面广泛的 实施支持
文档管理系统概述
档案管理
外部的
NC程序
合同 Contract
纸类
扫描
计算机 建立原始数据
SAP
DMS文档
Material
物料 设备 项目 / WBS
如何访问文件
Linux
BMP应用软件:
终 端 类: 我的计算机属于哪种终端类型？ PC
我是怎样通过我的终端类型进行 访问原始文档
文件服务器、数据库
hs0011 T-D00. bmp
初始应用
显示“实际的文档信息”的文件。
应用程序
编辑和显示应用文档信息的应用程序，例如：CAD程序 这些程序可以安装在用户终端，也可以安装在一个中心服务器。
术语表-2
DMS KPRO, SAP Database, Vault , Archive
安全存储区域的单位，可以使用单独的服务器存储初始应用文件。
CAD 系统

文档信息

数据库归档链接
变产品数据为知识管理 设计档案资料 工程设计、施工图纸 产品开发信息 产品相关的资料 支持分类查询 多语言版本
DMS 功能一览
文档
l 创建、变更和显示文档信息记录 l 存储、处理和显示初始应用（SAP database, vault, archive, KPRO） l 文档版本的管理 l 文档的状态管理 l 对象链接 l 查找文档 l 分类系统 l 文档结构 l 产品结构浏览器 l 严格的访问授权控制 l 调用任意工作站应用程序 l ...
• 通过学习掌握SAP文档管理系统的存 储、连接、查询的工作原理和方式。 能利用系统提供的工具追踪管理项目 工程文档，提高企业档案管理的可利 用率。 帮助企业通过项目文档与项目对象的 关联建立起项目知识库。
•
•
课程概况一览表
DMS系统概述
1 2 3 4
文档分类和 ALE
5 6 7 8
文档信息记录
CAD 界面
严格的文档授权管理
对文档生命周期网格状态 的管理，提供不同用户级 别的严格授权机制。
CH AR
W1
WK
AR
CK
RL
CI
RJ
RC
W1 WK AR
工作申请 在处理中 检验申请
FR?? 保存下达
RL
更改申请
RJ
CK CH
拒绝更改
已冻结 更改申请
RC
已归档
授权使用的当前状态 授权范围可能达到的状态 未授权使用的状态
严格的授权管理
文档
4711
文档
4712
权限: 文档 更改或显示
活动： 更改=（0000-0100） 显示= (0100-0500).
数据字段: 权限组：150
数据字段 权限组：50
文档的发送和分配
手工
工作流
初始化和选择
发送次序 接收 处理 根据接收和分配类型决定是发送还是输出
接收参数 接收指定 准备 接收批准 传送
网络
电子邮件
输出
发送
计划者 正规邮寄 (包裹,信件)
交付
文档的搜索和查找工具
匹配号码的搜寻 l 分类 l 连接 l 短文本 特定搜寻处理 l 主要参数 l 对象连接 l 分类 l 在文本中找因素 互联网或企业内部网 产品结构浏览 分类
课程概况一览表
DMS系统概述
1 2 3 4
文档分类和 ALE
CI
检查状态
文档管理与应用系统的数据转换
DMS提供CAD接口，工程更改后的数据在工程数 据库中生成图纸及文档信息记录的新版本。 在发布新版图纸的同时，SAP为生产工艺生成一 个信号，通过手机短信的方式通知负责人核查并下达 经过更改的零件的工艺流程。
文档管理与PS的集成
通过DMS系统可以详细追踪 工程进展中的工程设计图纸、费 用凭证、里程碑事件文档等等项 目管理相关的对象文档。 文档管理与工程更改管理密 切集成。将文档更改同主文件数 据更改连接起来，以保证数据的 完整性。
原始文档和应用程序
SAP 归档连接
用户特定文档
课程总结
SAP 文档管理
在SAP系统中更紧密的集成为一个整体 多人人对相同文档进行操作
l 从不同的观点 l 相同时间点 l 不同次数 l 为不同的用途
文档分类标准 文档访问授权 文档恢复
课程总结
DMS界面和集成
与其他应用系统的数据转换 支持标准化的交互式接口
我需要怎样的应用软件
原始文件
用原始文档开始应用软件程序
原始文档的类型
1.各种图片：*.gif、*.bmp、*.jpeg… 2.各种文档：*.doc、*.ppt、*.xls… 3.设 计 图：AutoCAD (DWG, DXF)…… Direct Model (JT)…… 4. 扫描文件
原始文档存储