高效会议管理技巧(讲师版)

不要多说
避免中途 打断
共情
复 述
积极倾听
目光接触
避免分心的 举动和手势 提 问
赞赏性的点头 及恰当的表情
听
用口去听
聽
用耳朵听；用眼睛看 用心聆听
提问题的技巧
封闭式问题
• 你是哪里人？ • 你多大啦？ • 结婚了吗？ • ……
开放式问题
• 这种问题需要解 释和说明，同时向 对方表示你对他们 说的话很感兴趣， 还想了解更多的内 容
会议的四个阶段
正常 化： 积极 工作 阶段
形成： 安抚 阶段
争论： 摸底 阶段
执行： 产生结 果阶段
会议结束
总结会议讨论结果
落实行动责任人 感谢与会者
会议评估
会议评估
这次会议对你有用吗？ 你畅所欲言了吗？ 你对会议的主持方式满意吗？ 是或否 是或否 是或否
作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？ 是或否
如何开场
• 背景：
– 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍， 并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气 氛的融洽
• 会议目的 • 议程 • 会议期待
与会者的守则与责任
• • • • • • • • • • 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 保持开放的心态，摒除部门之见 尽可能多地获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不进行人身攻击 避免出现不当的肢体语言 会后总结
处理说话紧张最好的方式是排练
主持人会后自我评定问卷（二）
5.
6. 7. 8. 9.
是否遇到只有主持人说话而没人参与？
谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？ 在分派工作时大家是否都看着我而不提问? 总会把事情的前因后果呈现给别人吗？ 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？
10. 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗?
提高下次会议质量
只有必要时才开会 会前要做准备
事先颁发议程
准时开会准时结束 有意识把握会议的方向 注意力集中在政策和行动上 会议记录应阐明最后的结论
会议成功只有用结果衡量
强调实施所有的决定 鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题
会议记录内容全面而准确
会议结束后整理会议内容
会议记录应有组织的整理
与主席共同修正错误部分 纪要签批后发送给与会者
团队会议的误区 社会性懈怠
团体思维 团体极化
会后跟进
作为参与者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 自我评定
怎样提高下次会议的质量
关于习惯
参会者会后跟进的内容
拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相
会议的十大致命伤
8. 与会人员不对，即参与会议的人 员与会议主题相关性不大 9. 会议场所不佳，易于分心，会议 人员频频进出，办理与会议无关 的事情，破坏会议的气氛 10. 与会者没有充分准备
参会者的守则和责任
会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息
准备会议
哪些人参加？
相关问题的 主要决策人
为完成工作需 要了解相关信 息的人员
能够提供相关 意见的人员
对问题负有义务，或存在利 害关系，或起作用的人员
将要负责执行 会议做出的决 定的人员
会议议程
• 由重要到不重要
– 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。
• 由不尖锐到尖锐
– 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 使气氛不尴尬。
积极倾听的技巧
• 什么是倾听？
– – – – 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。 倾听就是接收到其他人所讲的一切。 倾听就是理解其他人的想法。 理解并不意味着接受。 听的速度 说的速度
• 倾听中的障碍
听力测试1：商店打烊时
学会听
• 要学会听，首先要学会沉默
– 把所有个人见解放在一边 – 聚精会神，不要走神 – 注意一些非言语的示意动作
学员演练
窍门二
决策制定会议，一定要把方案的提 出与方案的评价分开
奥美广告─大人闭嘴 请吃棒棒糖
窍门三
让每个人都有发言的机会
窍门四
会议室放置一个活页板/白报纸架/ 白板
郭三条
麦肯锡思维导图
窍门五
制造幽默的会议氛围
奥美广告的文字接龙游戏
窍门六
适时应用切腊肠策略：对取得的成 果进行归纳总结
会议达成目的的七大技巧
3.主持人不能 拍板决定
5.一言堂，与者 迎合附会领导 的想法
会议的十大致命伤
6. 没有设法先了解别人的观点而经常打断别人的谈话， 强行、迫切表达自己的观点，造成争辩，或彼此争 夺资源，或邀功讨好，将会议作为明争暗斗或刻意 展示才华的场合 7. 在会议中，有结论但没有做出决议，或决议中无行 动计划及明白责任归属
耐心聆听，尊重他人的意见
勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结
如何处理会议中的冲突
决 断 ︓ 满 足 自 己 的 要 求
断决
竞争（暴力）
协作
不 决 断
妥协
回避 迁就（适应） 合作
不合作
会议记录
会议记录者的功能
谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议
动之以情
会议的四大恶习
• • • • 会而不议 议而不决 决而不行 行而不实
七种会议陷阱
• • • • • • • 员工会议太频繁 会议时间太长 会前缺乏准备 主持人话说得太多 讨论结构松散 发言内容重复 会议常流于形式
会议的十大致命伤
1.没有议程
4.少数人垄断发 言，意见无法流 畅地沟通
2.跑题，偏离 讨论主题
会议记录者的功能
仅次于主持人 记录及维持议程所设计的 顺序
协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
反应快 打/写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强
会议记录的10大建议
对重要的会议可进行录音
定期召开的会议不用录音 大多数会议应指定记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面
提问题
• 提问题增强你的控制能力，牢记：
空投 指定
站在对方 的角度思 考问题
提问题时常见的问题
• 问题过于宽泛 • 开始的问题太难 • 问引导性问题
– 可能是最封闭的问题
• 提问之前已经表示不赞同 • 找不到提问的内容
高效会议的八大特征
1. 只有在必要时才召集 2. 仔细筹划过 3. 拟定和分发了议程表 4. 遵守时间 5. 一切按计划进行 6. 邀请了有经验的人士和决策人 7. 作出了结论和归纳
8.记录了所有决定、建议和负责人
决策方式
•一致通过法 •多数票通过法 •领导决定法
阿罗悖论
影响群体决策的因素
1. 心理定势 2. 自尊、自信 3. 从众行为 4. 合理化动机 5. 权威效应 6. 责任扩散、 风险转移
会议成功的小窍门 窍门一
在头脑风暴会议上，绝不允许对别 人的建议进行评判
视频案例：头脑风暴
重新组合
– – 重新组合可以在会面中制造一种气氛； 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交 谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被 人们听进去； 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重 新跟上发言者的话。
–
积极倾听
就是告诉对方你对他的信息的理解！
积极倾听在这两种情况下尤其有用 当你不确定对方的意思时 当对方给予的是重要的，或感情上 的信息时
(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)
– 不加筛选地收集所有的观点。
采用合适的态度
• 倾听能力测试2
你是哪种态度？
了解 重新 组合 倾听 判断 决定 支持 演绎
积极倾听
• 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚 说的话
– 或者直接引用他的话 – 或者用自己的语言重组对方的话
高效会议管理技巧
融道讲堂
课程纲要
会议概述
一个中心两个基本点 主持会议技巧
会议致命伤
会议的类型和目的
解决问题
制定决策
交流汇报
会议是有必要的吗？
会议成本
• 时间成本
•
•
会议直接成本
机会成本
会议的成本计算
• 时间成本 ＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋ 会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时 的工资
一个中心、两个基本点
一个中心 会议议程
会议 的准 备
会后 的跟 踪
两个基本点
会议规范流程
议程三 议程二
开始
• 欢迎 • 会议目的 • 议程 • 时间安排 • 规章制度
议程一：
• 分享话题和目标 • 交换信息 • 产生主意/做决定 /确认行动 • 小结
结束会议
• 总结 • 安排下次 会议
跟进
• 会议纪要 • 跟进计划
积极倾听
• 重新组合是有利于沟通的重要技巧
– 它可以检验本人是否听懂了对方的意思 – 可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是 关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白) – 可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继 续说下去、进一步表达。 – 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正， 详细解释，改正错处。
会议必须 • 会议直接成本 ＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费 成功以回 • 机会成本 收成本
会议是有必要的吗？
“必要”的会议
• 会议目的单纯化
• 书面解决无法当场决定的事项 • 报告内容有摘要 • 有负责会后考核工作的部门
• 会议资料有准备
• 会前先行沟通
案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键
诱之以利 唬之以害
四种说服型方式
• 3) Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms
目标管理
• 4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listener’s Hearts & Minds
说服方式
1 2 3
Feature 特点
Advantage 优势
Benefit 好处
四种说服型方式
• 1) Analytical Approach: Present facts, Logic & Sound Reasoning
晓之以理
• 2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments
• 由容易到困难
– 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造 成挫折感。
会议准备工作核对清单
高 效 会 议 在 开 始 之 前 就 开 始 了
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后活动并做好通知
考虑自己任务的完成方法
会议是一项新任务的开始
主持人的会后跟进
1. 2. 3. 4. 请大家填写会议评估表 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进
5.
6.
如有需要找高层协助
如计划进行顺利，取消下次会议
7.
会议之后检讨得失
主持人会后自我评定问卷（一）
1. 在开会中有没有人误解过我的意思？ 2. 我有没有在别人谈话时跳到其他话题？ 3. 有没有在会前让员工了解会议的内容？ 4. 面对别人说话的时候是不是很紧张？
你有何其他意见吗？
是或否
会议记录与会后跟进技巧
• 会议记录者应具有的技能
• 与会者会后跟进
• 主持人的会后跟进
跟
跟
跟
主持会议与参与会议
主持人的守则与责任
• • • • • • • • 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
假想对方的反对意见
•克服脾气 •鼓励积极的发言 •选择最佳时机
目的
•注意人际关系
•提出并强调问题
•正面发言
说wenku.baidu.com方式
说服型 Persuasive
切身 利诱 煽情
说服方式
Facts 无可争辩 的事实
Implication Resulting from Facts 事实导出的 影响、结果
Counter Position/Your Position 对方位置/我 方位置