公文写作及处理注意事项

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眉首
份号 秘密等级 紧急程度 发文机关 标识 发文字号 签发人
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公文格式
主体
标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效 标识 附注
版记
主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 份数
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公文中各要素标识规则
Add Your Title
眉首，是公文的“头”。
2、抄送机关：在主题词下一行；左空1字，用3号仿宋字体，后标全角冒号， 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后标句号。
3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下） 占一行，用3号仿宋字，左空1字；印发日期右空1字。
4、版记中的反线：各要素均要加一条反线，长度同版心。 注：页码用4好仿宋阿拉伯数码标识，居中。首页也一并编号（如文件仅一 页可不编页码），页码格式为：-1-，-2-。
1、发文机关标识（必要项）：发文机关名称＋“文件”二字组成， 如“安徽海螺水泥股份有限公司文件”；字体字号：提倡使用小标宋体 字，颜色为红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，宽度不超过 15mm 。
2、发文字号（必要项）：由发文机关代字、年份、序号组成，3号 仿宋体字; 年份用阿拉伯数码，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚 位（即1不编为001），不加“第”字。如：台X政［2012］第04号 （错）应为：台X政［2012］4号）； 位置：在发文机关标识下空两行。
×××××：
××××××××××××××××××××× × × × × × ×。
特此通知。
附件：1. × × × × × × 2. × × × × × ×
××××××
二〇一一年×月×日 （附注： × × × × ）
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附注是需要说明的其他事项，上行 文请求必须告知联系人姓名，联系 电话，以附注的形式标注。附注用 三号仿宋字体，加圆括号在成文日 期下一行左空两字标注。
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3、反线：宽度同版心，即线体为1.75磅，长156mm 。
4、秘密等级：此要素不常用，如发文机关认为有必要，可用3号黑体字， 顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
5、公文份数序号：不是所有的公文都要编制份数需要，带有密级的公文 要编制份数序号。序号编制不少于两位。
6、上行文需标注签发人，下行文不必标注，字体为3号仿宋体字，签发 人姓名用3 号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。如有多个签 发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办 单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字 号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
注：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的
措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法
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公文中各要素标识规则
版记，是公文的“脚”。
1、主题词：用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目间空1字；一般 标注2—5个主题词 。
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5、成文日期：用汉字书写，即俗称“大写” ，不能用阿拉伯数字和汉字共用， 同时年月日要标全，“○”不能写成“0”或“零”。位置应下空2-3行。
6、印章：单一机关制发的公文的落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。 成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有 文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。
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注意事项：
1、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 2、标题序号“一、（一）、1、（1）” 3、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。 在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体 积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色 彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 如： “ 50% ”不能写成“百分之五十”
版心尺寸：156mmＸ225mm
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37㎜±1㎜ 天头
公文的格式、文字、印 章都必须在版心中间， 不能出现在白边当中。
35mm±1mm地脚
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225㎜
26mm±1mm翻口
28㎜±1㎜订口
156㎜
297㎜
210㎜
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公文格式的组成
公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成：
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要 素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。
3、公文正文：主送机关下一行，每自然段行首均空两字，数字、年份不能
回行。
4、附件：正文下空一行，左空两字用三号仿宋字体标注，后标全角冒号和
名称。如文件有多个附件，则在附件后用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标
点符号。如：
附件：1.××××
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Fra Baidu bibliotek 关于× × × × × × 的通知
公文写作及处理 注意事项
新台泥(杭州)企业运营管理有限公司 行政部
二零一二年三月
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公文格式
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公文行文规则
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发文办理
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收文办理
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公文归档
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天头（上白边）：37mm±1mm
公文页边 地脚（下白边）：35mm±1mm 与版心尺寸 订口（左白边）：28mm±1mm
A4纸：210mmＸ297mm翻口（右白边）：26mm±1mm
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台泥（广安）水泥有限公司文件
台（广）政〔2012〕1号
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公文中各要素标识规则
主体，是公文的“身”。
1、公文标题：红色反线下空1行，2号黑体字，回行时，要做到词意完整， 排列对称，间距恰当。
2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格3号仿宋字体，回行时仍顶格；最后 一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关应为全称、规范化简称等。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关 印章在前；两个印章均压成文时间。
当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发 文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版 心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在 最后一排印章之下右空2字标识成文时间。