会议组织和管理要点

会议管理培训课程

一、会议基本特征

……会议的意义

……会议的目的

……会议的种类

……会议的频率

……会议的成本

二、低效会议原因分析

……时间安排不恰当；

……地点安排不合适；

……开会对象选择不对；……主持人影响力不够；……参会者技能不够

……会议的准备工作不足……开会目的和结果不明确三、高效会议组织策略

……只在必要时才召集开会……会议经过了充足准备……拟定和派发了会议议程……与会人员严格遵守会议时间……分工明确、一切按部就班……请了最合适的人参加会议……结束时形成会议评论和归纳……记录了决定、建议和负责人四、会议准备

……是否一定要开会……会议目标的设定

……与会者的选择

……会议时间的选择

……会议地点的选择

……会议场地的布置

……议程的指定

……会议通知的派发……开会前的最后审查

……会议准备内容清单

五、会议沟通

沟通基本理念

……会议沟通障碍

……有效沟通原则

沟通实操技巧

……会议开场要点

……会议发言要点

……会议倾听要点

……会议答复要点

……会议发问要点

……会议反馈要点

……会议结束要点

六、会议控制

……与会者的发言离题

……与会者间交头接耳

……与会者分心

……与会者之间发生争论

……少数人垄断会议

……与会者显露不安并急于离席

……与会者拒绝参与

……主席自己离题

七、会议决策

会议决策步骤

……保证要有足够的时间

……尽量将各类方案穷举

……客观评论分析各方案优劣

……评估各方案成本和收益率

……评估有无资料需补充

……征求反对意见

……主持人保持中立态度

……对方案进行表决

……确认方案并再加以修改完善

……落实跟踪方案，确定实施负责人和所需各类资源会议决策方法

……头脑风暴法

……德尔菲法

……易地思考法

……思路转换法

决策的结果

……权威决策

……少数服从多数

……共识决策

……一致通过

八、会议主持及记录

会议主持人

……主持人职责

……主持人要求

……会议主持误区

会议记录人

……记录人职责

……记录者要点

……会议记录要点

九、会议追踪和反馈

……主持人如何会后跟进

……参与者如何会后跟进

……会议得失自我评估

……会议效果整体评估

……下次及类似会议建议

所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。

一、拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。

二、拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。

三、起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。要安排好座次。

四、排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全

体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。

在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。（一）形成可供传达的会议文件。（二）处理有关会议的文件材料。（三）为与会者的返程提供方便。

书摘：会议组织与管理要点

会议方案

1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。

2.确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。

3.会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。

4.在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。

5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。

6.总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。

7.总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。

8.差错举例

①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。