城建档案馆规章制度

城建档案馆规章制度
【篇一：城建档案馆工作职能、职责、制度】
张家界市城建档案馆工作职能
一、贯彻执行国家城建档案工作方针、政策和法规，制定本市城建
档案工作的各项管理规定。

二、收集、整理、鉴定、统计、保管、利用全市永久和长期保存的
城建档案和有关资料，为城市规划、建设、管理和经济发展服务。

三、对接收进馆的城建档案进行数字化处理，积极为城市规划、建设、管理、科研等工作建立信息平台，逐步实现动态化、数字化管理,建设成为城建档案的储存、利用、咨询和信息服务中心。

四、对全市建设系统及建设单位的城建档案工作进行业务指导、监
督和检查。

五、参加工程的竣工验收，对接收范围内的工程竣工档案进行（预）验收，并出具工程档案认可文件。

六、根据本市规划、建设、管理和科研工作的需要编研有关资料。

七、有计划地组织城建档案业务培训，加强队伍建设，提高档案管
理人员的理论水平,以适应城建档案管理信息化建设的需要。

馆长岗位职责
一、主持馆党政全面工作，宣传和执行党和国家的路线、方针、政
策和决议。

二、主持召开本馆党政工作会议，对重大问题组织讨论和作出决定，布置和检查党政日常工作。

三、抓好本馆党组织的思想、组织、作风建设和领导班子建设。

负
责对本馆纪检监察和廉政建设的领导，加强对党员的教育、管理和
监督。

四、主持讨论馆工作方向和工作内容、科室职能设置。

主持制定年
度工作计划、目标管理和综合考核办法，抓好工作检查和总结。

五、主抓本馆的财务审批工作和信息服务中心工作。

六、组织起草有关城建档案工作的法规文件。

七、负责组织对局属、区县城建档案馆工作的检查和指导及培训工作。

八、参加重要工程项目的竣工档案验收，与建设单位签订《报送建
设工程档案责任书》和工程竣工档案的预验收、发证、备案等审批
工作。

副馆长岗位职责
一、在馆领导班子的集体领导下开展工作，协助馆长工作，团结和带领职工积极完成各项工作任务。

二、在馆长的领导下，负责党风廉政、社会综合治理日常事务管理等工作。

三、负责抓好办公室工作，协调各业务科室之间的工作，监督检查业务工作计划的落实情况，确保业务工作按时按质按量完成。

四、主抓馆藏档案数字化和地下管线信息动态管理建设工作。

五、负责业务学习和培训。

参与讨论馆工作方向和工作内容、科室职能设置、调整。

六、协助起草有关城建档案工作的法规文件。

七、协助档案密级的审定，保管期限的鉴定。

八、参加重要工程项目的竣工档案验收。

九、完成领导交办的其它工作任务。

工会主席岗位职责
一、在支部的领导下，积极做好职工活动、职工福利及职工科技创新工作，充分调动职工的积极性，为馆内各项业务工作开展服务。

二、主持职工工会工作，组织召开相关会议，制定工作规划，检查和督促各项工作的开展。

三、做好在职职工、退休职工、女职工及职工家属相关工作。

四、协助支部做好职工教育、业务学习工作。

五、协助抓好重要工程的竣工档案验收，档案的业务指导，竣工档案接收和收集，档案业务培训，档案行政执法工作。

六、协助馆领导班子做好外联工作。

七、完成领导交办的其它工作。

办公室岗位职责
一、负责上传下达，协助馆领导协调各科室工作。

二、负责行政事务、馆际交流、对外联系、接待等工作。

三、起草综合性文件、工作计划、工作总结、汇报材料等。

负责馆内设机构向上级和以本单位名义拟写的文件材料把关工作。

四、负责馆大事记的拟写工作。

五、负责本单位文印，向外发文和各类公文的收发工作。

做好本单位的机要、保密和档案管理及综合统计工作。

六、负责组织工资调整、宣传教育工作，协助纪检监察工作。

七、负责安全保卫、防火、防盗、防事故、防破坏及综合治理、普法普治工作。

八、负责办公楼水电维修、卫生和车辆管理等后勤工作。

九、负责《建设信息》、《张家界城建档案》的编发和日常编研工作。

十、负责馆科技成果创新、论文、摄像成果报评(审)工作。

十一、完成领导交办的其它工作。

档案业务指导室岗位职责
一、学习、贯彻《档案法》及与城建档案工作有关的法律法规，做好建设工程档案的执法监督和检查工作。

二、负责所有新、扩、改建的建设工程档案工作的业务咨询、现场指导、检查工作，把好进馆档案的质量关。

三、负责区、县(市)城建档案工作的业务指导，建立城建档案管理网络体系。

四、负责建设工程档案资料员业务培训工作。

五、负责建设工程竣工档案预验收，负责办理各类工程档案和建设系统业务管理档案的接收移交手续。

六、负责对接收进馆的建设工程档案造具清册，及时向档案整理室移交。

七、完成领导交办的其它工作。

档案整理室岗位职责
一、负责接收进馆的城建档案资料的消毒、鉴定、整理工作。

二、负责资料、图书、报刊、照片等登记造册。

三、对整理好的档案进行装订、编号、分类、编目、入库上架；协助做好馆藏档案数字化工作。

四、做好财务出纳、计生、女工工作；协助物资采购和保管工作。

五、完成好领导交办的其他工作。

信息服务中心(办事大厅)岗位职责
一、负责全馆电脑及配套设备的维护保养工作。

二、负责馆局域网及网站的维护管理、信息更新工作。

三、负责档案数字化著录的技术工作。

四、负责地下管线动态管理系统的建立工作。

五、负责档案管理软件及办公自动化系统软件开发工作。

六、负责档案安全、保密、技术保护工作。

七、负责馆藏档案查阅接待和复印、计费工作。

八、负责档案利用信息反馈收集工作，编写利用档案效益实例。

九、负责办事服务大厅的日常事务管理。

十、完成领导交办的其它工作。

声像档案室岗位职责
一、负责对全市重点工程、重要城市活动和城建外事活动的跟踪拍
摄工作。

二、负责对城市面貌历史变迁拍摄记录及对全市即将消失的建筑物、大街小巷、小区建设、旧城改造的拍摄工作；
三、负责对城市地震、火灾、水灾等重大突发事件的拍摄工作。

四、负责对全市名胜古迹、园林绿化、自然景观及旅游资源的拍摄
工作。

五、利用设备积极开展对外有偿服务。

六、负责做好主管局各类活动的图像影像拍摄存档工作。

七、负责对各种形式的声像资料进行整理分类、组卷建档管理及数
字化转换工作。

八、负责对历史图片和有价值的声像资料的征集，做好声像档案开
发利用服务工作。

九、负责声像器材、设备的保管使用和养护工作。

十、完成馆领导交办的临时性任务和其他工作。

【篇二：城建档案馆档案管理工作职责】
档案管理工作职责
1、对新接收的档案要逐一除掉金属物和不规范的卷皮；
2、文件材料破损或长短不齐的修补整齐，用线绳装订小卷；
3、图纸按四号图标准折叠整齐；
4、分类准确，编好档案号、案卷标题，填写好封面、目录及备考表；
5、对每个案卷及时建立卡片，登分类帐、总帐，做到字迹工整、清楚；
6、将整理好的档案交库房管理人员。

【篇三：城建档案管理工作】
城建档案管理工作
一、城建档案整理工作的意义
城建档案是指在城市规划、建设、及其管理工作中形成的，应当归
档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

它是城市规划、建设及其管理的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。

城建档
案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节，
每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用，城建档案整理
工作是城建档案工作的基础。

1、城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节：城建档案六
项工作环节中，收集是城建档案工作的起点，利用是目的，即通过
利用工作充分发挥城建档案的作用。

要想使城建档案便于利用，必
须对收集来的城建档案进行科学的整理，正确的鉴定，确切的统计，妥善的保管，在城建档案工作的业务建设中，整理是中心环节，是
进行鉴定、统计、保管等工作的基础。

2、整理工作是城建档案能够发挥作用的前提条件：提供城建档案为
规划、建设、管理服务是城建档案工作的目的。

从城建档案业务本
身来说，整理工作是城建档案能够发挥作用的前提。

因为城建档案
是我们为生产建设和科学研究工作服务的物质条件，我们的任务就
是通过各种方式提供城建档案为利用者服务。

城建档案的好、坏，
科学、不科学，将直接影响提供利用。

二、城建档案整理工作的内容
城建档案整理工作，一般经过两个过程：即归档前城建文件材料的
整理和归档后城建档案的整理工作。

从理论上和认识上应该明确：
两者既有密切联系又有互相区别，具体的工作内容各不相同。

1、归档前的整理工作。

即城建文件材料的形成者，尚未向城建档案
馆（室）移交之前所进行的整理工作，其主要内容和任务包括：（1）、对城建文件材料进行鉴别。

其内容包括：对城建文件材料完
整性的鉴别，准确性的鉴别、属性的鉴别（区分城建专业文件材料、城建政务文件、城建资料）、保存价值和保管期限的鉴别等。

（2）、将城建文件材料组成保管单位。

保管单位也称案卷，案卷是
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

其形式有卷、册、袋、盒。

组成的保管单位应是一组具有有机联系的、有一定数量界限的、保存价值和秘密等级基本相同的城建文件材料。

（3）、对保管单位进行编目。

其内容包括：编张（页）号、填写案
卷卷内目录、填写案卷审核备考表、填写案卷封面等。

2、归档后城建档案的整理工作。

即城建档案移交到城建档案馆（室）之后的整理工作。

其主要内容包括：对城建档案的保管单位进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。

以上两个过程，符合
城建文件材料及城建档案的自然形成规律，也符合国家现行的有关
要求和规定。

档案部门如能及时协助与指导，就可达到整理的最佳
效果，确保城建档案的质量。

但是，由于部分城建单位尚未把城建
档案工作纳入技术工作程序，这两步工作由城建档案馆（室）一家
承担了。

这在正常情况下是不应该的。

在建馆初期由于城建单位业
务不熟、人员不够，承担部分初期整理工作是可以理解的，但从长
远考虑这两步工作应当分开，这样才有利于保证城建档案的质量。

三、城建档案整理的原则
城建档案的整理，应依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》
（gb/t11822-89）、《建设工程文件归档整理规范》（gb/t50328-2001）及《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等
规范或文件的规定进行。

城建档案整理工作的基本原则是：遵循城
建档案的自然形成规律和保持城建档案材料之间的有机联系，分门
别类，便于安全保管和提供利用。

1、第一步整理工作必须由城建档案文件材料形成单位来做。

因为城建档案是城市规划、建
设及其管理活动中形成的，城市建设专业很多，各专业既有其本身
的客观运动规律和科学程序，也有直接形成者根据客观实际的发展
和创造，真正掌握这个“自然形成”和“有机联系”的，只有直接形成者。

因此，由城建文件材料的直接形成者承担第一个过程才是科学的。

也就是说，工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位收集
整理，监理文件由监理单位收集整理、施工文件由施工单位收集整理。

2、第二步整理应由城建档案馆（室）来做。

这就要求档案工作人员学习档案管理理论和掌握城市建设各专业的活动规律和程序。

首先
要对城建档案形成单位进行监督、检查、指导。

其次，要拟订科学
的分类方案和一系列的编目形式。

通过再整理，即第二个整理过程，达到安全保管和方便利用。

任何人为地、主观地拆散这种自然规律，都是违背科学、脱离实际的。

3、整理工作要有利于安全保管和方便利用。

安全保管和方便利用是整理工作达到的最终目的。

在整理过程中，要根据各类城建档案不
同载体的特点，从有利于安全保管和方便利用出发，把需要不同保
管条件的城建档案，分别加工整理、专门保管，而不能绝对地为联
系而组合在一起。

一套城建档案在整理、编目时，应在保持联系的前提下，对其中的
蓝图、底片、胶片、照片、模型等另编保管号，分别专门保管；对
不同密级（秘密、机密、绝密）分别组卷，对机密以上案卷要专人
专库保管，保证安全，避免发生泄密；整理工作的目的是为了方便
提供利用，所以不能“为联系而联系”，有利于安全保管和方便利用，才是整理工作的最终要求。

四、城建档案案卷的排列
1、组成城建档案的案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城
建文件材料组合而成的一种档案保管单位。

就一个建设项目或一个
科研课题的全部城建文件材料，可以组成一个案卷，也可根据材料
的多少分别组成若干个案卷。

组织案卷应符合下列要求：
（1）、案卷必须是有内在联系的城建文件组成，最大限度内保持卷
内城建文件材料的完整、准确、系统性。

（2）、案卷最好是保存价值相同的文件材料，少量保存价值不同的
文件材料要以方便利用出发，不要强行分开，在鉴定保存价值时保
存价值小的服从保存价值大的。

（3）、绝密的文件材料如有可能单独组成案卷，少量密级不同的文
件材料要从方便利用出发，不要强行分开，确定密级时，密级低的
服从密级高的。

（4）、案卷内城建文件材料有一个相对的数量界线，凡是组成案卷
必须便于保管，方便查找利用，力求整齐划一、美观。

经过长期实
践和研究，案卷厚度以100-150张基本图幅厚度或3cm左右为宜，
不要超过4cm。

2、组织案卷的主要方法：城建文件材料之间的联系是多方面的，因
此组织案卷的方法也是多种多样的，通常的方法有：
（1）、按单位工程组织案卷。

即一个小型单位工程形成的城建文件
材料不多时，可组成一个案卷。

在群体大型建设项目中，也应按单
位工程（子项）组织案卷，如一个单位工程城建文件材料较多时，
可按其“有机联系”分成数卷，但一个单位工程的城建文件材料不能
与另一个单位工程的城建文件材料混合组卷。

（2）、按专业组织案卷。

即按照城建文件材料所涉及的专业分别组
织案卷。

如一个大型单位工程形成的图纸很多，可按其专业分别组
成建筑、结构、暖卫、和燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺等
案卷。

（3）、按问题性质组织案卷。

即按照城建文件材料反映的不同性质的问题分别组织案卷。

如一个大型综合建设项目可按建设程序划分
为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文
件五部分，工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组
卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工
文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单
位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组
卷。

（4）、按地域（或图幅）——单位名称组织案卷。

这一方法在城市
建设管理中应用广泛。

如城市规划管理中的建设用地、测绘勘察管
理等多采用行政区划或地形图幅进行城建文件材料的组卷。

（5）、其它还有按名称、时间、作者等特征，分别组织案卷。

总之，城建文件材料种类繁多，类型和载体复杂，在具体运用时，
可根据城建文件材料的具体情况，选用既能保持城建文件材料的有
机联系，又便于城建档案管理和使用的方法。

3、案卷内城建文件材料的排列
（1）、科研课题文件材料按形成时间排列，按准备阶段、研究实验
阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

（2）、建设工程文件材料大体按建设程序排列
（3）、竣工图按建筑、结构、给排水、采暖、电气排列
（4）、设备文件材料按依据性材料，设备开箱验收、设备安装调试、设备运转维修、随机图样排列，随机图样可单独组卷。

（5）、城建管理性文件材料按问题、时间、地区、重要程度排列（6）、其他排列：
（a）按重要程度排列。

按城建文件材料重要程度的高低依次进行排列，重要的排在前面，次要的排在后面。

（b）按时间排列。

即按城建文字材料形成的时间或其内容反映的时间进行排列。

（c）按城建文字材料之间的逻辑关系排列。

这主要是指来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正本和
原稿，正本在前，原稿在后。

（d）图文材料混合排列的一般文字在前，图纸在后。

五、城建档案组卷的要求
1、组卷要遵循城建文件材料形成规律，保持案卷内城建文件材料的
系统联系并便于保管利用。

2、城市规划、管理、建设工程科研项目文件材料应按专业性质，结
构阶段等分别组卷。

3、报送市城建档案馆的材料必须是原件。

4、案卷内城建文件材料必须齐全、完整并有完整的签章手续。

5、案卷内城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动
真实内容。

6、案卷内的文件制作材料和书写材料必须能长期保存。

应采用不易
褪色的墨水书写，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。

7、案卷内文件材料书写字迹要工整，图样整洁、线条清晰。

六、案卷装订要求
1、案卷可采用装订和不装订两种形式。

文字材料卷必须装订，既有
文字材料又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，装订结打在背后；装订要整齐、牢固、便于保管和利用，要符合
210mm′297mm标准。

图样材料可不装订，将卷内封面、目录、卷
内备考表三件
用棉线在左上角斜面装订在一起，放在案卷之首。

案卷内小于a4幅
面的文件要用a4纸衬托.
3、案卷装订必须除掉金属物。

七、城建档案编目
城建档案编目是通过一定的形式按照一定的要求，固定城建档案系
统整理成果，揭示城建档案内容和成份的工作。

具体内容包括：
1、编写案卷页号。

编页号（或张号），就是将案卷内每一张城建文
件材料（不含封面、目录、备考表）都编上顺序号，目的在于固定
排列次序，便于统计数量，便于保护查找。

页号编写位置，单面书
写的文件材料编写在右下角；双面书写的文件材料，正面编在右下角，背面编在左下角。

折叠后的图纸,页号一律编写在右下角,采用阿
拉伯数字“1”开始依次逐张编号。

某些成册城建文件材料，自成一卷，在形成时已有编号时，原目录可代替卷内目录，可不另编页号，但
出现不连贯时仍需重新编页号。

2、填写卷内目录。

卷内目录是每一份城建文件材料的明细表，对保
管和使用案卷具有重要作用。

（1）、序号。

指该份文件材料在案卷中的排列顺序号，用阿拉伯数
字“1”依次标注。

竣工图一张图纸代表一份文件.
（2）、责任者。

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。

竣工图填写竣工图的修改单位,而不是填写设计单位.
（3）、文件编号。

填写工程文件原有的文号或图号。

图纸填写图号.（4）、文件题名。

填写文件标题的全称。

如文件无标题时,应根据
文件内容拟订标题.
（5）、日期。

填写文件形成日期。

如果卷内文件形成的日期是一个时间段时,填写起止日期。

竣工图填写竣工图的编制日期而不是施工图的绘制日期。

（6）、页次。

填写文件在卷内所排的起始页号，注意只填写起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

（7）、卷内目录排列在卷内文件首页之前。

3、卷内备考表编制。

（1）、卷内备考表是用来记载和说明归档后案卷内城建文件材料基本情况和变化情况的一种工具。

它主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数、图样材料页数、照片张数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

（2）、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面编制。

（1）、案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内城建文件内容和形式特征的一种工具。

编制的质量和水平将直接影响城建档案著录和检索工具的编制，以及城建档案的管理和开发利用。

（2）、档号填写。

档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号由档案保管单位填写。

档号构成的原则：分类号-项目代号-案卷号
档号设置的一般方法：分类号（大类号+属类号+小类号）+项目流水号+案卷号。

j2.6.758-03
j_基建档案代字、2-基建档案大类号、6-基建档案属类代号
758-工程项目流水号03-案卷顺序号
（3）、档案馆代号。

根据国家档案馆设置的原则,填写国家给定的本档案馆编号。

档案馆代号由档案馆填写
（4）、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容。

（5）、编制单位填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

工程准备阶段文件及竣工验收文件编制单位是建设单位,监理文件的编制单位填写监理单位,施工文件的编制单位填写施工单位,分包的工程填写分包单位,如果由总包单位汇总的填写总包单位。

（6）、编制日期填写案卷内全部文件形成的起止日期。

（7）、保管期限分为永久、长期、短期。

1988年建设部颁发的《城乡建设档案保管期限暂行规定》有规定。

永久60年以上，20-60年长期，20年以下短期。

gb/t50328-2001
规定的保管期限永久就是永久保存、长期同工程使用寿命，20年以下为短期。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应该从长。

（8）、密级分为绝密、机密、秘密三种。

1988年建设部颁发的《城乡建设档案密级划分暂行规定》有规定。

如同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5、案卷背脊编制。

案卷背脊的内容包括档号、案卷题名，与案卷封面填写相同。