1文件管理(1)

唐钢机械装备公司管理体系文件

2/0 文件编号：JZ/CX-4.2-1 文件管理程序

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2014-01-01发布2014-01-01实

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唐钢机械装备公司发布

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1、目的

为了对质量管理体系运行中使用的文件进行有效控制，特制定本程序。

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2、适用范围

适用于公司质量管理体系文件的控制。

3、相关文件和术语

3.1相关文件

3.1.1 JZ/CX-

4.2-2《记录管理程序》。

3.2术语

3.2.1质量手册

规定组织质量管理体系的文件。

3.2.2质量管理体系

在质量方面指挥和控制组织的管理体系。

3.2.3质量计划

对特定项目、产品、过程和合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。

4、职责

4.1技术质量科负责质量管理体系文件的综合管理。

4.2各单位负责本单位文件的管理并贯彻实施。

4.3综合办公室负责外来上级文件的管理。

5、管理内容和要求

5.1文件的分类

质量管理体系文件包括：形成文件的质量方针和质量目标；质量手册：标准所要求的形成文件的程序和记录;组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。形成文件的程序和文件可以采取任何形式或媒体类型。具体分类：

5.1.1管理性文件：质量手册、程序文件和管理性作业文件。

5.1.2技术性文件：产品标准、技术条件、工艺规程、检验规程、设备规程和图纸、技术资料等。

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5.1.3质量计划：新产品研制开发质量计划、针对特殊合同制定的质量计划。

5.1.4外来文件：接受上级部门及本公司质量管理体系未覆盖的其他单位的文件。

5.2质量手册的控制

5.2.1质量手册由技术质量科负责组织编写、评审和修改，公司管理者代表审核，总经理审定批准。

5.2.2技术质量科负责质量手册的发放和日常管理。发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.2.3当发现以下一种或数种情况时，质量手册应换版：

1)组织机构或产品范围的重大调整；

2）质量管理体系的重大变化。

5.3程序文件的控制

5.3.1程序文件由技术质量科牵头组织有关职能部门依据质量手册的要求并结合实际编写，各专业职能部门的领导审核，公司管理者代表审定批准。

5.3.2技术质量科负责程序文件的发放，发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.3.3 程序文件的结构和编写内容要求见本程序附录1《程序文件编写细则》。

5.4作业文件的控制

5.4.1作业文件由各单位依据质量管理体系程序文件的要求结合实际编写，单位领导审核批准后发布实施。

5.4.2作业文件由各单位负责发放到需要实施的岗位和部门。作业文件发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.4.3作业文件的结构和编写内容要求见本程序附录2《作业文件编写细则》。

5.5基本工艺规程、产品标准由技术质量科结合国家有关标准性文件进行编制，由主管师审核，科长批准后实施。技术质量科负责发放到各相关岗位，

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发放时做好记录。

5.6生产过程中产品图纸由技术质量科规定图纸管理办法，各单位贯彻执行，以保证现场所使用的全部是受控图纸。

5.7质量计划由技术质量科针对需要进行编制，由科长审核，主管经理批准后执行。

5.8外来文件的控制

5.8.1对国家及上级主管部门发布的国家标准、行业标准、计量法规、检验规程及试验方法、标准等由技术质量科归口管理，确保其为有效版本。5.8.2其他外来文件由综合办公室进行登记，报主管经理批准后，下发有关部门，并进行有效控制。

5.9电子媒体文件的控制

文件可以以计算机软件的形式产生，这些计算机软件未经文件主管单位领导批准不得复制。使用部门要定期备份，备份的软件要进行登记编号。软件的使用部门对软件要定期组织测试，各种软件要经过病毒检测，防止病毒传染。

5.10为了便于对文件的控制，各单位都应编制本单位质量管理体文件清单。

5.11文件的评审

必要时，技术质量科组织生产机动科、经营科和综合办公室对质量手册和程序文件进行评审、修改或换版。

规程和作业指导书、标准规范、法律法规类作业文件的评审、修改或换版由各单位组织实施。

5.12文件的修改

文件在使用中发现问题需要修改或补充时，由文件编写部门填写质量管理体系文件更改申请审批表，由主管领导审核批准后进行修改，并对修改后文件的发放进行控制。

5.13失效作废文件控制

5.13.1为保证各个场所都使用现行有效的文件版本，发放新文件（修改页）

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的同时，应将失效作废的文件（修改页）撤出或销毁。

5.13.2对于废止或失效的文件和资料，认为需要对其保留时，应在保留文件封面或作废页上标识“作废”字样，以避免使用失效作废文件

5.14文件的使用和保密规定

管理体系文件均属公司知识产权，不经文件主管部门领导批准，不准将管理体系文件借阅、复制给外单位或无关人员。文件持有者应保持文件的完整，不准随意涂改，进行妥善保管。

6、形成的文件

JS/ZY-4.2-1 图纸管理办法

7、产生的记录

JL/JS-4.2-1 质量管理体系文件清单

JL/JS-4.2-2 文件发放记录

JL/JS-4.2-3 文件复制申请表

JL/JS-4.2-4 文件修改申请表

JL/JS-4.2-5 文件评审记录