关于加强档案信息资源开发利用的几点思考

关于加强档案信息资源开发利用的几点思考作者：袁丽红

来源：《档案天地》2016年第09期

当前，我国经济发展进入新常态，“四个全面”战略布局给档案工作提出了新要求，档案工作已日益成为政府治理和公共服务不可或缺的基础和支撑。面对新形势、新任务，档案部门必须认清当前推动档案信息资源开发利用的重要意义，找准制约档案信息资源开发利用的问题和症结，并以改革创新的精神积极探索新形势下档案信息资源开发利用的新思路、新途径，更好地为经济社会发展提供档案服务。

一、档案信息资源开发利用的重要意义

在信息知识时代，面对经济社会发展艰巨而繁重的任务，档案部门通过深入推进档案信息资源的开发利用，能够更好地为全面深化改革提供经过加工的优质信息。

1.推进档案信息资源开发利用是服务“四个全面”战略布局的必然要求。随着“四个全面”战略布局的逐步落实，各级各部门对信息资源的利用和需求必然呈上升趋势。在这种形势下，档案管理部门只有深入档案信息资源的开发利用，把蕴藏在档案中有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息资源挖掘出来，并及时反馈给档案利用者，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源的利用效率。

2.推进档案信息资源开发利用是充分发挥其价值和独特作用的重要手段。档案信息是整个社会信息资源的一部分，它潜在的价值只有通过开发利用才能显现出来。档案管理部门通过科学手段，对档案信息进行深层次的加工、整理，提供给社会，这样就实现了档案的价值。如果档案工作者不搞信息资源的开发利用，那么档案价值就无法充分的实现，档案也就失去其应有的价值。

3.推进档案信息资源的开发利用是适应全球信息化的必然要求。信息化是全球发展趋势，我国信息资源利用效益落后于发达国家，与档案信息资源开发利用程度不够有关，档案信息资源作为国家信息资源链条中的重要一环，其开发利用必须适应信息化的趋势，必须提到重要的议事日程。

4.推进档案信息资源的开发利用也是对档案馆服务功能的延伸和拓展。面对信息化社会，档案馆过去的收集、整理、立卷、保管、借阅等传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。

二、阻碍档案信息资源开发利用的原因

1.认识不到位。由于受传统观念束缚，基层档案部门在相当长的时间里，对档案工作的重视程度不够，“重管轻用”现象突出，档案信息资源的开发利用工作没有摆上重要日程。

2.基础工作薄弱。主要表现在：档案馆服务功能不完善，服务设施设备简陋，社会认知程度不高；馆藏档案结构单一，门类不全，文书档案所占比例偏大，科技、专业、声像档案所占比例偏小；建国后建立的档案占大多数，历史档案数量较少；档案特色不明显，与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少，致使服务缺乏针对性。

3.服务方式单一。许多档案馆特别是基层档案馆依然是按时开馆、等客上门等传统工作方式，限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，难以发挥其应有的作用。

4.人员素质有待提高。利用现代化的科学方法和手段管理利用档案是历史发展之必然。这就要求档案工作者必须掌握专业理论和现代科学技术知识。与之不相适应的是，档案人员缺少系统的知识培训，管理水平停留在经验上，缺少创新和活力。比如，在检索、调卷时还是单纯依靠手工等。

三、推进档案信息资源开发利用的对策

档案工作、档案信息资源开发利用意义重大，虽然目前还有这样那样的困难和问题，但只要我们锲而不舍，一点一滴地推动，就一定能迎来档案工作的灿烂辉煌。

1.加大宣传力度，提升各界对档案信息资源开发利用重要性的认识。档案部门在宣传《档案法》等法律、法规的同时，还应采取灵活多样的形式，广泛开展档案信息系列宣传活动。首先，要开展有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道什么是档案，档案有何用处，从而激发人们利用档案的热情，引导更多的人利用档案。其次，要开展有关档案利用程序的宣传，让社会知道如何利用档案，利用档案的益处，从而引导人们用好、用活档案。再次，要开展开放档案的宣传，使人们了解馆藏档案信息的具体内容，从而引导人们有针对性的利用档案。

2.加快数字档案馆（室）建设，推进馆藏档案的电子化发展。馆藏档案的电子化使得利用者可以通过网络，利用这些档案信息资源。要坚定不移地实施“存量数字化、增量电子化”战略，有条件的档案部门还可以开展图像识别研究，将图像数据转换为文本数据，稳步推进馆藏档案信息资源的数字化，为深化检索、查询利用提供更大便利。进一步规范电子文件归档、管理工作，积极推进文档一体化，把档案工作延伸至文件产生源头，实现对电子文件的前端控制、全程监管、集中保存。要加快推进信息技术与档案工作的融合进程，一方面要继续做好本

单位电子信息归档工作，加紧研究海量电子信息归档保存的可行方式；另一方面要善于利用网络平台开展业务指导、提供档案服务、宣传档案工作。要密切跟踪云计算、大数据、物联网等信息技术的发展，积极探索前沿技术在档案领域的运用，推动档案信息化向更广范围、更高层次发展。

3.创新服务方式，构建档案部门与公众之间的沟通桥梁。要开通网上办事功能，改变以往档案信息服务只是公众单向的从档案部门接收信息，却无法向档案部门提出要求的现状，在档案信息服务的基础上，增加动态咨询服务，实现网上办事，达到档案部门与公众之间的双向互动。如档案行政许可的申请和办理、档案业务培训的报名与确认、查阅档案的请求与回复等。同时，通过网上对话、留言板与网上调查、网上投诉、电子信箱等方式，档案网站可以起到档案部门与公众之间交流的信息桥梁作用。

4.提高素质，打造一支适应新形势的档案队伍。要加强专业人才培养，把专业人才培养与档案事业发展同步推进，促使档案专业人才的规模、质量和结构与档案事业发展相协调。加强对在职人员的继续教育和培训，使其更新知识结构，拓宽知识层面，提高业务技能，尽快掌握计算机网络技术、微缩技术等新知识、新方法。还要大力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识培训，使之尽快适应数字档案馆工作。

（作者单位：邯郸市第二工人文化宫）