浅谈秘书的职业素质

毕业论文任务书

摘要 (6)

关键词 (3)

Abstract (4)

前言 (5)

第1章概述 (6)

1.1秘书及秘书相关概念 (6)

1.2 秘书职业素质的发展概况 (7)

1.3秘书职业素质的发展状况 (7)

第2章秘书职业素质 (8)

2.1秘书职业素质的重要性 (8)

2.2秘书职业素质的内涵 (9)

第3章提升秘书职业素质的途径 (12)

3.1提高秘书人员的基本素质 (12)

3.2提高秘书人员的工作能力 (13)

结语 (18)

参考文献 (19)

致谢............................................... 错误！未定义书签。

摘要

随着社会向前发展，经济日益繁荣，社会关系出现多样化、复杂化，文秘工作在部门中的重要性也日趋明显，社会对秘书的这个职业也提出了更高、更新的职业素质的要求。

为了满足社会的需要，也为了能使新时期的文秘人员更好地完成工作，本文在对秘书工作的特点及当前社会对秘书素质的要求上，对秘书所应该要具有的素质进行了详细的论述，并对如何提高秘书的职业素质提出了自己的建议和看法。关键词：秘书；职业素质；提高途径

Abstract

Along with the social development, economic prosperity, social relations appear diversification, complication, secretarial work in departments of importance is more and obvious, the social secretary the occupation also raised taller, updated requirement of occupation quality.

In order to meet the needs of the community, but also to enable the new period of the secretarial staff to do the job better, based on the working characteristic and current society to the quality requirements, the secretary should have the quality were discussed in detail, and how to improve the Secretary’s occupation quality put forward their own the views and suggestions.

Key words: Secretary; occupation quality; writing skills

前言

恩格斯说：“每个阶级，甚至每个行业，都各有各的素质。”素质是一个社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为准则，职业素质是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范，秘书的职业素质是指秘书工作者个人在政治、思想、知识、技能、品格、作风等方面经过锻炼、学习达到的水平、能力和境界。

近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。

第1章概述

1.1秘书及秘书相关概念

1.1.1秘书

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

1.1.2职业素质

职业素质，是劳动者对社会职业了解与适应能力的一种综合体现，其主要表现在职业道德、职业意识、职业能力、职业个性及职业行为习惯等方面。影响和制约职业素质的因素很多，主要包括:受教育程度、实践经验、社会环境、工作经历以及自身的一些基本情况。对劳动者来说，职业素质是通过个体行为得以体现的。个体行为是表象，职业素质是内涵。

概括来说，职业素质主要包含4个方面内容:①职业道德;②职业意识;③职业行为习惯;④职业技能。前两项是职业素养中最根本的部分，属世界观、价值观、人生观范畴的产物，只能在漫长的过程中逐步形成、逐渐完善。而后两项是支撑职业人生的重要表象内容。

1.1.3秘书的职业素质

秘书的职业素质，是指秘书在思想、道德品质和知识、技能、心理等方面的综合素质。秘书的职业素质也包含职业道德、职业意识、职业行为习惯和职业技能4个主要方面。

由于秘书地位的特殊性及秘书工作的复杂性，秘书人员必须具有相当的职业素质，才能做好秘书工作。

1.2秘书职业素质的发展概况

自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。

“国际行政管理者协会”每年举办“特许职业秘书考试”，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获“特许职业秘书”资格（简称 CPS）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。

1.3秘书职业素质的发展状况

近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业协会的一项调查表明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，45％的秘书负责培训，78％的秘书负责办公室工作。

秘书职业的称谓也在发生改变。国际行政管理职业协会中，只有18％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等。

为Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说：“秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接电话。我们是被赋予权力的，能够做决定。”格罗斯女士并不是公司里50多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一。格罗斯说：“如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的。我们彼此尊重对方，我是他可依赖的人。”格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名员工的工作情况。

第2章秘书职业素质

2.1秘书职业素质的重要性

现阶段秘书的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务以及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”。秘书是领导人的智囊团和助手，能够辅助领导人很好地从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。因此，秘书素质的强弱直接关系到其工作质量与效率的高低，关系到各项工作的兴衰成败。主要体现在以下几个方面：

首先、高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。

秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差；在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

其次，高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学文化水平、较强的办事能力、政治头脑清醒敏感的秘书人员，必定是领会领导意图快，理解上级精神深，而处理问题能得心应手、

驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

再次，高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要。

人们常说，秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

总之，坚定正确的政治立场，清正廉洁的品德情操和求真务实的工作作风，这些高品位的素质对秘书工作至关重要。有志于从事秘书工作的人员就必须自觉培养和造就这些素质，否则，难以胜任秘书部门的神圣职责，难以充分发挥秘书工作的职能作用。

2.2秘书职业素质的内涵

秘书职业素质是秘书职业的工作人员对秘书职业了解与适应能力的一种综合体现，主要体现在其职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。具体

来说，主要包括以下几个方面。

2.2.1良好的知识素质

基础知识是秘书职业素养的根基，作为办公室秘书，我们必须具有丰富的基础知识，秘书的潜力发挥就越大。基础知识包括科学基础知识，如语文、历史、政治、哲学等等。二是自然科学知识，如数学、物理、化学、生物、天文地理等等。只要我们基础知识掌握得牢靠，工作起来就得心应手，不管领导需要哪方面的知识需求我们秘书人员都要及时提供，并完美的解决。

扎实的专业基础是秘书职业素质的核心内容，在秘书学中我们必须学会如何办文、办公、办事等。对于办公室秘书来说，具备良好的文字功底是必须的，因为秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写一些公文或者其他使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。

另外作为文秘人员来说懂得一些相关知识是非常有必要的，比如，我们在政府机关工作就必须懂一些政治性的知识；在法律行业就必须懂得一些法律知识；金融界就必须懂金融知识等等。总之不管在哪个行业我们都必须对本行业的知识了如指掌，做到如鱼得水。

2.2.2良好的政治素质

作为办公室秘书来说，秘书工作是一项政治性、倾向性、政策性很强的工作，因此我们必须具备良好的政治素养，首先要鉴定正确的政治方向，思想要敏锐。要做到不断提高贯彻执行党的基本路线、方针、政策的自觉性和坚定性；其次始终要鉴定自己的共产主义理想和信念；接着自身要处理好国家、集体、个人三者之间的关系；还有要有牢固的政策与法律观念，决不允许摆脱党的方针政策和法律；最后作为文秘人员要具有高尚的道德品质和服务精神。

强烈的事业心和高度的责任感是作为文秘人员的思想基础，优秀源于热爱，著名科学家爱因斯坦曾说“兴趣是最好的老师”。只有事业心强的人，才能积极主动地处理各项事务，为领导工作出谋划策，提高工作效率，才能够以坚韧的意志和豁达的品质，享受种种挫折和磨难，始终保持乐观进取的精神。只有责任感强的人，才能使秘书工作更好地为领导工作作风。

实事求是的思想作风也是我们党的优良传统和作风，秘书工作要注意发扬这种传统和作风。要求秘书人员在工作中、善于把党的路线、方针、政策同本地区本部门，本单位实际情况结合起来，勇于探索，与时俱进，创造性地开展工作；要求秘书人员在工作中，遵守客观事实，如实反映情况，敢于坚持原则，不弄虚作假，更不能欺上瞒下，力戒工作的片面性，主观性。

2.2.3良好的心理素质

由于秘书岗位工作的特殊性，不仅人际关系非常复杂，而且紧张的工作中遇到的矛盾挫折也很多。所以，作为一个优秀的秘书人员来讲，必须要具备良好的心理承受能力。这样，在我们的工作开展中可以起到一定的作用。我们要正确的认识自己的差距，扬长避短，发现并开拓自己的潜能，不断的充实和提高自己，保持“你强我要通过努力比你更强”的积极心态。其次，我们还要增强自信，保持心理活动的平衡控制和调整好自己的情绪。要培养“处之泰然，安之若素”的襟怀，不为一时一事所困扰，不为小小的得失而耿耿于怀。第三，要培养自己对职业的兴趣，要学会忙中偷闲，忙中找乐，忙中避乱，忙中避争。

秘书人员在处理人际关系方面要得当，要学会沟通，在上传下达工作中说话要拿捏稳当。秘书人员要接触各色各样的人际关系，是否处理好这些人际关系，直接影响着秘书工作的成就。很显然一个经常与领导闹矛盾、与同事赌气的秘书不可能做好秘书工作。

作为秘书人员，我们应该树立正确的人生观，确定适度的抱负水平；学会调节心理压力，克服不良的心理影响；培养好健康的兴趣爱好，克服不良嗜好；养成良好的生活习惯，积极参加各种形式的体育锻炼活动；做事有百折不回，坚持到底的勇气和毅力；具有自信、热诚、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。

第3章提升秘书职业素质的途径

如前文所述，秘书职业素质是如此的重要，在现代社会要适应时代的发展，就必须得提高秘书的职业素质，因此，本章在前文对秘书职业素质的内涵的分析的基础上，对秘书职业素质的提升途径做了进一步的探讨。

3.1提高秘书人员的基本素质

3.1.1提高秘书人员的知识素质

首先，作为秘书人员的我们来讲，扎实的文字功底是秘书人员基本的知识素质，我们经常要给上司撰写一些文稿、报告之类的。都需要我们具备这一素质。这一点在上文中已经多次提到就不多做解释，另外一点重要的就是业务知识。我们必须在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。

现代企业秘书必须通晓本企业的业务，熟悉本企业的经营活动和发展战略、及时收集、处理与本企业相关的产、供、销、科技、资金、市场等信息，了解国家宏观调控方面的信息以及国内外经济动向等，熟悉与本企业有关的基本法规、特定规章。另外，秘书要有丰富的企业经营管理知识，包括一般的企业经营管理理论知识和所在企业的经营管理知识，通晓本企业行政、财务、统计、管理、市场、营销、战略、信息等方面的知识，努力成为现代商务型、复合型人才。

3.1.2提高秘书人员的政治素质

政治素质一般指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。我，作为新时代的大学生党员、又是秘书工作者，更加要加