浅谈高校学生收费管理系统的应用

浅谈高校学生收费管理系统的应用【摘要】随着高等学校教育体制的逐渐完善，学费收缴管理工作日益成为高等学校财务工作中最为重要的一环。本文主要谈论将计算机技术应用于学费收缴工作中，对比手工方式的收费模式，简述高校学生收费管理系统的操作及功能。

【关键词】高校;学生收费;计算机管理系统

1.高校学费及高校学生收费管理概述

（1）高校学费是个广义的概念，是指经由物价部门核准的，向高等学校学生收取的费用，主要包括学费、住宿费等。

（2）高校学生收费管理主要是由学校财务部门负责，是高校财务管理的一个重要内容，其工作内容主要包括：①前期根据在籍学生信息进行学费应收款的编制；②每学年定时进行学费的收缴工作；③根据财务管理制度进行入账处理；④随时更新学费收缴及学费欠费情况。

2.手工方式进行高校学生收费管理的不足

2.1收费信息变化多端

根据在校生所选择专业以及学校安排住宿的低点不同，学费和住宿费也相应划分为不同的标准。其次，每学期都会出现学生留级、休学、退学、复读等情况，导致学生信息和收费金额产生相应的变动，使得收费工作必须更加细化；加之对于各项助学贷款的下发时间和批次各不统一，使得收费时间的跨度也越拉越长。只靠手工方式进行记录，难免会有疏漏的情况出现。

2.2收费工作量庞大

以我校为例，目前我校在校学生分为专转本及本科两大类，每学年编制学费应收款1万多条，这样庞大的数据量仅靠手工方式进行工作会大大降低收费管理的效率及准确性。

2.3收费数据难以连接

财务处进行学费应收款的编制的基础在于在籍学生的各项个人信息，这些信息分别来源于财务处、学工处、教务处以及各个院系。因此，各个部门之前需要一个共用媒介进行信息的传递，以保证学生信息的及时更新，便于及时统计和查询学费收缴及欠费催缴情况。

3.高校学生收费管理系统的简介与功能

高校学生收费管理系统其实是一种高校财务软件，提供各种模块帮助高校进行收费管理。

（1）提供应收款编制模块帮助进行实时和现场收费，通过建立收费标准模块，将收费标准对应到相应学生，各项费用条目清楚，可以随时对各单项费用进行收费控制和管理。

（2）提供了和银行进行数据转换的模块，导入银行代扣成功的文件后，可以直接生成收费单。

（3）提供了丰富的报表模块，可以根据不同的条件要求从多个方面对学生的应收款情况、缴费情况、减免退费以及欠费情况进行查询，并且按照不同的给定条件进行报表打印。

（4）系统可以在不同的单机上进行分点收费，最后统一汇总到

网络上。

（5）系统可以随时统计各院系或各学年的收费金额、欠费人数等，更加快捷的提供数据分析。

（6）系统能够及时备份数据，保证了数据的安全及保密性。

4.高校学生收费管理系统操作简述-以南大金陵学院为例

高校学生收费管理系统主要包括交费程序和后台管理程序两个。

交费程序是指收费管理员使用自己的id和密码进行身份认证后登入高校学生收费系统中进行单一的收费管理，通过输入学生的学号或姓名完成学生交费的过程，同时打印出学费收据，使得现场收费和实时收费变得简单快捷。

后台管理程序较于复杂，主要包括：

4.1数据的采集及录入

在每学年末，财务处根据教务处提供的新学年新生的专业名称和专业代码，在高校学生收费管理系统里进行部门、专业、班级的设置。待每学年新生全部录取之后，根据学工处及银行提供的信息，在高校学生收费管理系统中增加新生的个人信息，包括学号、姓名、性别、专业、班级、身份证号、家庭住址、学费卡账号等信息。学生信息因为数量庞大，一般制作成dbf文件直接导入系统中。

4.2应收款的编制

根据学校各个专业的收费标准以及收费项目录入名称和金额，在高校学生收费管理系统里生成应收款。系统提供了四种方式生成

应收款，分别是：根据收费标准编制应收款、五标准编制应收款、应收款导入、未生成应收款查询。我校目前使用无标准编制应收款的多项目编制，将各个专业的学生选择相对应的收费项目后生成应收款。

4.3银行代扣模块的使用

一般在新生入学报道前会进行银行集中串盘扣缴学费款，这就需要使用到银行代扣的模块。在高校学生收费管理系统里首先进行“银行收费下发”，将收费数据按照“999-yh-test”下发格式生成下发文件，然后将该下发文件导出交予银行。银行根据此下发文件进行集中扣款，并直接生成扣款成功的结果清单。在高校学生收费管理系统中利用“银行收费接收”导入银行交回的扣款结果清单，会生成一个收费单报表，根据收费单报表可以逐条打印学费收据。

4.4现场收费的设置

利用高校学生收费管理系统里的分区收费功能可以进行现场几种收费。将每台收费电脑作为一个分区，依次在系统信息里把校区代码用阿拉伯数字排序，每次分区收费结束后分别将收费结果上传至主服务器，统一在财务处的主服务器上汇总之后将收费结果接收。

4.5报表汇总及查询

定期打印出操作员学费汇总表，核对系统生成的收费金额与实际收到的金额，及时在账务系统中进行入账。需要进行查询报表前需要先汇总单据，将之前生成的收费单全部汇总，保证数据的实时

更新。查询时，可以分院系按班级、专业或者分学年按院系等各种设置条件自动生成欠费情况明细表。也可以直接根据单个学生的学号或姓名查询该生的缴费情况明细表，报表结果均可以过滤、导出。

4.6数据信息的变动修改

根据教务处提供的学籍异动表、修复学通知单等在高校学生收费管理系统中更改学生代码信息以及调整相应的应收款信息：退学的学生删除其原有的学费应收款，并在学生代码设置中将其设置为无效学生，在下一年应收款编制中退学学生便会排除在外；休学的学生根据休学的时间删除当年的应收款并在其个人信息栏中备注

休学时间，待其复学后再增加相应学年的学费应收款；留级、转专业的学生讲其部门代码、专业代码以及班级代码改换成新转入专业的代码，再对其学费应收款进行相应的变动。

5.高校学生收费管理系统的使用感受

高校学生收费管理系统在操作方面简单快捷，运行稳定可靠，在进行学费管理工作中起到了极大的作用。高校学生收费管理系统不仅能够简化收费管理的程序，减轻财务人员繁复的工作量，提高收缴学费的工作效率，而且能够及时了解学生的缴费与欠费情况，对于催缴学费也起到了一定的帮助作用。在科技高速发展的现在，高校学生收费管理系统在高校财务管理工作中也显得日益的重要，我们在享受它所提供便利的同时也需要根据各种制度的变化提供

合理的建议，让计算机技术在高校财务管理中能够发挥更大的作用。