电子邮件书写格式和基本礼仪专题培训课件
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1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士。 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、 ×经理。
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4、邮件内容（2）
正文做到主题明确（邮件要什么人干什么事），语言流畅，内容简洁。 在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的 困扰。
少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧 急重要的邮件。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说” 收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等 待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以 免影响工作。
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二、基本礼仪
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1、邮件主题
必须写邮件主题
在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息， 将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不 同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。
电子邮件书写格式和 基本礼仪
目录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
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一、电子邮件概述
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电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
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注意事项（2）
5、邮件下方无签名（包括人名，门店名字，联系方式等）。 后果：导致收件人不知道你是谁？
6、发件人如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上， 你回复的时候要按回复全部，而不要只回复发件的那个人。 发件人发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有 义务回复全部的人。
附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）
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5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任 何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
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6、邮件回复（1）
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
1)在撰写中文的时候，对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。 5)在收件人明白其意时，可使用缩写。 6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
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6、邮件回复（2）
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅 ，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
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三、注意事项
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注意事项（1）
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使 Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC（抄送） 在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无 关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
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3、寒暄语
在写邮件的时候，需要写寒暄语。 最简单的写个”你好”或者“您好”。 例：承蒙您的关照。 我是XX门店的经理XX，XX问题由我负责。 将xx文件下发，请接收并实行。
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4、邮件内容（1）
在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字 时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封 邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字 左右。 为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行 空行。 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 称呼
7、回复客户邮件的时候要，不要把历史记录删除，否则对方不知道先前 发生的事情和交流的内容。 也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件 主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。
8、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1 2 3 4 注明。
√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
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2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。 传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以ห้องสมุดไป่ตู้造成不必要的困扰。 CC（抄送）。
在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导 在收件人(To)、抄送(CC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多 个地址时用逗号或分号分隔)；也可以打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人， 单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。
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4、邮件内容（2）
正文做到主题明确（邮件要什么人干什么事），语言流畅，内容简洁。 在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的 困扰。
少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧 急重要的邮件。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说” 收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等 待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以 免影响工作。
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二、基本礼仪
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1、邮件主题
必须写邮件主题
在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息， 将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不 同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。
电子邮件书写格式和 基本礼仪
目录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
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一、电子邮件概述
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电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
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注意事项（2）
5、邮件下方无签名（包括人名，门店名字，联系方式等）。 后果：导致收件人不知道你是谁？
6、发件人如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上， 你回复的时候要按回复全部，而不要只回复发件的那个人。 发件人发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有 义务回复全部的人。
附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）
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5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任 何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
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6、邮件回复（1）
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
1)在撰写中文的时候，对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。 5)在收件人明白其意时，可使用缩写。 6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
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6、邮件回复（2）
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅 ，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
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三、注意事项
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注意事项（1）
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使 Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC（抄送） 在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无 关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
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3、寒暄语
在写邮件的时候，需要写寒暄语。 最简单的写个”你好”或者“您好”。 例：承蒙您的关照。 我是XX门店的经理XX，XX问题由我负责。 将xx文件下发，请接收并实行。
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4、邮件内容（1）
在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字 时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封 邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字 左右。 为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行 空行。 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 称呼
7、回复客户邮件的时候要，不要把历史记录删除，否则对方不知道先前 发生的事情和交流的内容。 也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件 主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。
8、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1 2 3 4 注明。
√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
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2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。 传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以ห้องสมุดไป่ตู้造成不必要的困扰。 CC（抄送）。
在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导 在收件人(To)、抄送(CC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多 个地址时用逗号或分号分隔)；也可以打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人， 单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。