物业档案资料的建立与管理制度

物业档案资料的建立与管理制度

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。根据金沙咀国际广场物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。

所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。

部门架构

档案资料建立、管理流程图

一、档案资料的建立

（一）档案的建立与收集

1、设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

（二）档案资料的整理与分类

整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

1、档案资料的整理

1）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；

2）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据；

3）、应该充分利用原有资料作为整理的基础；

4）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系；

5）、档案的整理必须便于保管和利用；

6）、收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。

2、档案资料的分类

凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。

1）、移交资料

2）、日常物业管理档案资料

附表一：建筑整体移交验收表

附表二：建筑物及公用设施

(三)档案管理体系

二、档案管理制度

档案管理制度是以金沙咀国际广场的特点为基础，根据国家、高要市有关物业管理法规，提炼形成金沙咀国际广场物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

档案管理制度框架

（一）档案资料的归档管理

1、文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：

凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

l）、文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；

2）、档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；

3）、专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；

4）、财务资料由财务部门归档管理。

2、归档要求：

1）、归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；

2）、归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；

3）、归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；

4）、是传真件的应复印后以复印件归档；

5）、归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；

6）、每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；

7）、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；

8）、档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；

9）、文件材料的归档必须办理移交手续；

10）、声像档案归档要求如下：

（1）、归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；

（2）、归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；

（3）、归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；

（4）、归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；

（5）、归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；

（6）、归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据

名称及备份时间。

3、归档时间：

1）、文书档案在第二年上半年内归档；

2）、建设项目在竣工验收后一个月内归档；

3）、各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。

4、归档份数：

1）、各类文件材料一般归档一式一份；

2）、重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5、不归档文件材料的范围：

1）、重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；

2）、上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；

3）、上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；

4）、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

5）、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6）、参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

7）、非本单位抄送的不需要办理的文件材料；

8）、下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。

6、经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

（二）档案资料的保管

1、所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。

2、存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号, 登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。

3、必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的