借款及报销制度、差旅招待费等相关制度规定

财务借款及报销制度

1目的

加强公司财务制度，规范借款管理，清晰员工费用报销手续，减少资金不合理占用，规避借款坏帐损失风险，特制订本规定。

2范围

适用于公司各职能部门人员借款及报销。

3文件执行者

3.1财务管理部：负责制定与修正本制度。

3.2会计中心：为费用报销的监控部门。

4正文

4．1借款规定

4.1.1借款是因业务需要的临时借款，包括出差差旅费借款、日常办公用品的采购、固定资产采购及各种临时性借款。借款按性质和用途不同分为：员工因公借款、备用周转金借款。

4.1.2借款原则：当月借款当月报销，前一次借款在约定还款日期未冲账或还款的，不得另行借款。“前账不清，后款不借”的原则。

4.1.3借款人规定：

（1）员工因公借款，坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划、周计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。

（2）对于因公借款的，当事人应使用借款单并附相关公派书面证明，借款单由借款当事人部门负责人签批、由财务部、总经理审核批准。如果是借支差旅费的还需要出具借款当事人部门负责人或分管领导核准的“出差申请“，财务部门根据差旅费限额标准及费用预算进行审核受理借款手续。总经理外出不在公司的，可在微信平台请示，由财务部负责人签批后付款，但借款单应由出纳员在总经理返回公司后及时履行补签字手续。公派业务借款应专

款专用，严禁公款私用，不论业务是否完成，业务经办人均须在返回公司当日内，凭有效合法的原始凭证，经部门负责人签批后办理报销手续，冲抵借款单或返还现金，报销单不足冲抵借款单的，经办人要补交现金；实际业务未使用或暂不用的借款，借款应如数清偿原借款单。

(3)对于需频繁借支的部门，可设立周转备用金。但需部门负责人出具书面“备用金申请表”，报总经理审批后交财务部备案。备用金由各公司出纳负责保管，使用此周转备用金产生的业务需依照报销制度按时报销，否则按报销制度给予处罚；日常办理业务时，设立部门备用金的，该部门工作事项内，原则上不得再另行借款。备用周转金应专款专用，财务部门有权检查备用金的使用情况。如遇特殊事项，需借款金额超过核定的岗位或部门备用金额度1000元时，方可申请借款。备用金借款仍实行“前帐不清，后款不借”的原则，报销还款后仍有超周转金额度借款的，财务部门将拒绝借支（总经理特批的除外），所有备用周转金的部门负责人在年度终了或在离岗前应将所借备用周转金结清。

(4)职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。

(5)其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人员均不得借款。

(6)各公司间的借款，应签定借款协议书，约定还款期限，利率等，经总经理审批方可借款。

4.1.5还款期限规定：借款单内均应注明借款、还款时间及借款用途，由出纳员负责按规定催还，并及时向财务部负责人反馈情况。财务部将严格控制员工借款额度，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支，对超过借款单中约定的还款时间一周的，财务部将从借款人当月工资中扣除借款。备用金借款在额度内的或总经理特批可以延期还款的除外。备用金还款日期为当年末12月31日。

4.1.6任何个人不得私借或私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需公司总经理审批同意或授权审批同意。

4.1.7借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等,并按规定审批权限审批后，由财务部付款。

4.1.8出差借款，需注明出差目的地及出差期间;按出差申请表审批金额申请借款。

4.1.9借款额度超过5000元以上，须提前1天申请。

4.1.10借款对账单确认：除备用金借款外，每月8日为借款确认时间，各借款人必须亲至财务部确认上月对账单，否则视为默认财务账面余额。

4.1.11借款责任：

（1）如审批人审批的借款造成损失的，审批人需要承担一定的经济责任。

（2）对于按制度规定应收回的借款，如因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，出纳员需承担一定的经济责任。

4．2费用报销相关规定

4.2.1报销时间：原则每月集中报销费用两次，每月8号、18号下午2点-5点集中报销付款。

4.2.2报销时限：所有报销应于业务发生后3个工作日内提交，特殊情况下超期限借款的，须于约定的借款还款日期前报销。超过报销期限按约束办法中的规定给予相应处罚，重大节假日顺延。

4.2.3报销单签批原则：任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。

4.2.4报销票证要求

(1)所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效。

(2)发票必须是发票联和报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。

(3)凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。

(4)内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效。

(5)发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。

4.2.5下列票据不得报销

(1)无正规的发票或收据;

(2)审批手续不全的票据;

(3)内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据;

(4)无公章、无私人签章(字)的白条收据;

(5)数量、单价、金额不符的票据。

4.2.6费用报销的其他注意事项

(1)报销凭证必须注明本人所在部门、项目名称、事由、发票张数;

(2)各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用"0"补齐;

(3)报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质(如招待费、办公费用)分类、分次、粘贴填制;按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴(除特小的发票之外);

(4)报销单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整，并用楷体书写;报销单据下面的签字栏不能打印，须手签;

(5)日常招待费，报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在<<用户访问工作记录单>><<支出证明单>>上，如替客户办什么事或因什么原因无发票，用什么发票代替等,同时注意编号要对应;

(6)公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件;

(7)个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在单摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。

4.2.7报销使用单据规定

(1)差旅费：使用《差旅费报销单》，后附《出差申请表》;

(2)市内交通费：使用《费用报销单》，后附《派工单》;

(3)日常招待费：使用《费用报销单》，后附《用户访问工作记录单》;