论企业存货管理

论企业存货管理

娄兆麟

〔郑州航空工业管理学院　会计系　河南　郑州　450005〕

摘　要:存货作为企业的一项流动资产,其管理利用情况直接关系到企业的资金占用水平、资产运作效率以至生存与发展;企业存货管理的最终目的是提高经济效益,它包括存货信息管理、存货决策和存货控制;为了确保资产的安全,要加强对存货的审计,其对象不仅包括存货的数量和质量,还应包括存储条件和控制制度。

关键词:存货;管理;会计

中图分类号:F27314 文献标识码:A 文章编号:100823928(2001)0620017202

收稿日期:2001—06—07

一、存货管理在企业管理中的重要性

企业为了进行正常的生产经营活动,除了需要备置一定数量与质量的长期资产外,也需要备置一定数量与质量的存货。所谓存货,是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售,或者仍然处在生产过程,或者在生产或提供劳务过程中将要消耗的材料或物料等,包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。存货作为企业的一类资产,它具有资产所共有的特征。除此之外,相对于资产的共同特征,还具有其本身的特征。首先,它作为一定的物质实体存在,是一项有形的资产。其次,它具有较大的流动性,是流动资产的一类。另外,企业储存的目的还在于准备按正常营业方式予以出售。

存货的上述特征,决定了存货在企业生产经营活动中的重要地位。企业为了保证生产经营过程的持续,必须有计划地购入耗用和销售存货。存货作为一项重要的流运资产,它的存在势必占用大量的流动资金。一般情况下,存货占工业企业总资产的30%左右,商业流通企业的则更高,其管理利用情况如何,直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。因此,一个企业若要保持较高的盈利能力,应当十分重视存货的管理。在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的。通过实施正确的存货管理方法,来降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,才能最终提高企业的经济效益。

二、存货管理的最终目的及实现

美国著名经济学者西蒙曾经提出,“管理就是决策”,存货管理中最重要的一环正是存货决策。但任何决策的科学性和有效性都是以信息为基础的,信息与决策已经成为不可分割的同一过程的两个方面,信息的完备程度同决策的正确与否息息相关。因此,存货管理应包括三个方面的内容,即存

货的信息管理和在此基础上的决策分析,最后进行有效的控制,达到存货管理的最终目的提高经济效益。

11存货信息管理

企业的存货信息包罗万象,信息量大且种类庞杂。包括存货本身信息,如存货的种类、名称、数量、质量等,还有与存货有关的业务信息,如存货的收发、盘点、运输等信息。有效的存货信息管理是企业进行存货决策的前提。

21存货决策

存货决策决定了与存货有关的业务如何进行。这包括进货的购进和发出的时间、地点、进货的种类、数量、质量等。在手工处理方式下,企业在存货的管理上面临着较为复杂的局面,尤其是那些综合性的制造企业,其管理的存货种类繁多、数量巨大,管理人员每天往往被大量的单据、台账所淹没,信息处理速度低,且容易出错。在这种情况下,易导致企业对市场的存货供应和产品需求的变化反应迟钝,更谈不上决策的科学性。由于这种原因,企业应引入决策型存货管理信息系统。把计算机用于企业存货管理,不但可以发

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第14卷第6期2001年11月河南商业高等专科学校学报Journal of Henan Business College Vol 114　No 16Nov 12001

挥计算机信息处理速度快的优势,达到节省人力、降低劳动强度的目的,而且能够建立科学的存货决策模型,实现预期的辅助决策效果。

当前我国的软件市场上所流行的与存货管理有关的信息管理系统较多,如各种各样的进销存管理系统、MRP 系统、

ERP 系统、库存管理系统、财务管理系统等。从它们侧重的

计量对象考虑,可以分为两种类型:一种是业务型管理系统,这类信息系统注重从业务流程的角度出发,模拟存货管理的各个环节乃至整个过程,从而计量与存货本身及企业相关的各种信息;另一种是财务管理系统,如各种财务软件,它们都包含对存货的财务处理功能,主要从核算的角度出发,计量与存货有关的财务信息,并对之归纳整理。

31存货控制

就目前的实际情况来看,上述这些存货管理系统仅仅局限于企业存货的信息处理和业务模拟,如信息的录入、修改、查询、打印、统计、更新等,而并没有达到存货管理的最终目的,即提供给系统使用者强有力的决策支持功能,其原因主要是:(1)计划经济体制形成的管理方法、管理观念没有得到根本的转变,市场经济条件下的游戏规则在短期内还不可能完全实现;

(2)从存货管理系统的开发和销售来

看,必须有一批具有计算机和经济管理综合知识的复合型人才承担这项任务,并努力把售后服务深化。这样,他们向企业提供的不仅仅是管理系统本身,更大程度上说,是一种管理的方法和模式。因此,经过决策之后,就该进行存货的控制。所谓的存货的控制,并不是指存货收、发的永续盘存登记。存货的这种连续记录,只是为存货控制提供一种便利工具或有利的信息。存货的控制,应是与存货占用的“资金金额”相关的问题。当存货的资金占用水平能够满足企业生产经营管理需要时,才能说它有了“控制”。

三、加强存货审计,确保资产安全

在存货管理中,除了应强化会计的核算和监督职能外,为了确保存货的完全完整,各企业还应制订相应的规章制度并强化存货审计,使各项细则落到实处,兴利除弊防患于未然,对确保企业资产安全尤为重要。对企业存货的审计通常以下几项内容:

11对存货的数量及质量进行审查

企业的存货收发频繁,在日常出库、入库及储存的过程中,由于计量误差、检查疏忽、自然损耗、非法侵占、被盗丢失等,往往会出现存货帐实不符的情况。为了确保企业资产完整,防止资产流失,审计人员需要在年终或每季季末对存货是否帐实相符进行必要的核实。

值得一提的是,大多数审计人员在对存货审计量,常局限于从数量上的核对,而对其质量上的核对重视不够。事实上,如果存货在存储中质量下降,势必使商品贬值,发生损

失,影响到企业经济效益。因此审计人员在对存货进行监督盘点的过程中,不仅要看其数量上的变化,而且更要看其质量上的变化。

21对存货的存储条件进行审查

任何一种存货当它处在存储阶段,由于管理和其他各方面的原因,都有可能存在着数量和质量上的问题,这除与存货本身的性质有关外,还与仓库的设施是否完善存在着必然的联系。因此,应当对存货的存储条件进行审查,评审其安全措施是否得当、消防设施是否安全、储存方法是否正确等,以堵塞漏洞,确保企业资产安全。

存货品种的不同,其所要求的储存条件也不同,审计人员在对存货的储存条件进行审查时,应针对存货的特点,具体问题具体分析,切忌一刀切。但对各种存货的储存条件进行审计时,审计人员均应审查仓库是否具备防盗措施,存放秩序是否良好,储存方法是否得当等,以确保存货在储存中处于安全适宜境地,把可能的险情消灭在潜伏期。

31对库存存货的全部控制制度进行审查

内部控制制度是企业自我调控机制的一个重要组成部分,对纠错防弊具有重要的作用。但是大部分企业对现金及其等价物往往设置较为严密的内部控制制度,而对某些存货内部控制制度的设置却掉以轻心,从而导致存货管理混乱,差错迭起,损失不断。因此,审计人员有必要对存货的内部控制制度(包括采购、验收、保管、装运、记录等各个环节)的完善性进行评审,以发现控制弱点,防止存货购销存环节错弊的发生。

一般来说,存货的内部控制制度只针对常规业务而设计,由于受成本费用的制约,有时会出现身兼数职,压缩控制环节等现象。此外,良好的内部控制制度会彼此牵制人员相互勾结,或因执行控制的人员粗心大意、碍于情面而使内控失败。因此审计人员在审查库存存货内部控制制度时,不应局限于询问,而应进行符合性测试,实质性测试,尤其对突发性业务以及大额物资的订货、验收,入库过程的合同、凭证、账簿,以及索取的询证函应逐一审查。参考资料:

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ERP 门户,库存控制系统

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