怎样写公文及注意事项

公文处理中应注意的问题（提纲）

一、公文处理工作的重要性

说起“公文处理”，我们要先了解一下“公文管理”的含义：

公文管理是指公文的办理、处理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，主要包括：公文处理、公文格式、行文规则、公文拟写、机关事务性文书拟写、主题词运用、提案办理等内容。

今天，我们着重探讨一下“公文处理”，即：公文格式、行文规则、公文拟写和主题词运用等方面的问题。

说“公文及公文处理”在机关工作中很重要，我们可以把它形象地概括为：公文是“准绳”，公文是“脸面”，公文是“基础”：

（一）公文是“准绳”

首先，可以从“公文的定义”来看公文处理的重要性

公文是一种应用文体，是机关、团体、企事业单位在公文活动中所形成的具有一定格式和现行效用的问题材料。行政机关的

公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是采取行政措施，请示和答复问题，指示和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第二，可以从“公文的作用”来看公文处理的重要性

公文的作用：一是规范和准绳作用；二是领导和指导作用；三是宣传教育作用；四是沟通信息作用；五是凭证依据作用。

第三，可以从“公文处理的基本原则”来看公文处理的重要性公文处理的基本原则是准确、及时、安全、统一、高效。

（二）公文是“脸面”

众所周知，各级办公室是各级机关（单位）的窗口和脸面，那么也可以毫不夸张地说：“一个机关（单位）的公文处理水平和公文的质量，也能代表一个单位的形象，也是机关的‘脸面’”。

1.规范统一的公文格式，能体现机关的管理水平

2.严谨精炼的公文语言，能展示职工的良好风貌

3.高效准确的公文流程，能彰显机关的工作作风

（三）公文是“基础”

1.文字工作是机关工作的基础

2.公文处理工作是机关文字工作的重点

3.要想做好机关工作，机关工作人员的公文处理能力一定要过关

二、公文处理应注意的几个问题

（一）关于公文处理的有关问题

1.关于“文种使用”的有关问题：

国家行政机关文种共计13个：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

常用的11种：命令、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。

问题一：“请示”与“报告”的区别。

在行文过程中，“请示”与“报告”这两个文种混用不清的情况经常发生，有的还在“报告”中夹带请示事项。这样不仅会给公文处理工作带来困难，而且很容易延误工作。“请示”与“报告”的区别主要在：

一是行文目的不同。“请示”要求上级机关予以明确的批复；“报告”则是向上级机关反映情况，提供参考，上级机关不需批复。

二是行文时间不同。“请示”必须事前行文，不允许先斩后奏；“报告”则可以根据实际情况随时行文。

三是行文内容不同。“请示”主要写有迫切需要上级指示的事项，要求一文一事，主题集中；而“报告”只是汇报事情，可以一文一事，也可以一文多事。

问题二：关于“意见”文种的使用。

“意见”是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。一般来说，凡是请求上级批转的，都应写“意见”。过去在请求上级批转这个问题上比较混乱，有的写“报告”，有的写“请示”，争论很多。今后凡是请求上级批转的事项，都应统一写成“意见”。

问题三：关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题。

各级机关应当根据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择相应的文种。

问题四：关于“通知”与“通报”的区别。

“通知”的适用范围是发布法规和规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理

和需要周知或共同执行的事项，任免或聘任干部。而“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

“通知”具有执行性，要求受文者予以执行或办理；而“通报”具有教育性，要求受文者从中吸取经验和教训。

与“通知”相比，“通报”的事例更具典型性和代表性，需引起收文者的高度警觉与重视。

问题五：关于“通知”与“通告”的区别。

“通告”适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

“通知”的对象一般只限于本系统或本机关以及有关的机关；而“通告”的对象一般是面向社会公众。

“通知”的事项一般需要办理和执行；而“通告”的事项只需遵守或知晓。

“通知”一般以公文的形式下达，而“通告”则必须张贴、登报、广播。

问题六：关于“公告”与“通告”的区别。

“公告”宣布的事项比较重大；而“通告”宣布的则是需要群众众所周知和遵守的一般性事项。

“公告”的对象更广，可以向国内、外发布；而“通告”的对象只限于国内的一定范围。

“公告”的篇幅较短；而“通告”的篇幅可长可短。

问题七：关于请求批准性的“函”与“请示”的区别。

请求批准性“函”与“请示”这两种公文虽然都是请求批准有关的事项，但它们有明显的区别，主要有以下几点：

请示是上行文，函是平行文；请示的受文对象是上级机关，而函的受文对象一般是不相隶属机关或有关主管部门；请示的制发单位与受文单位之间的关系是被领导与领导或被指导和指导的关系，而函的制发单位与受文单位是不相隶属或平行的关系。

2.关于“公文格式”：

公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

问题一：公文的密级有哪几种？

公文密级是指公文秘密程度的等级，可划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三种。公文的密级，由发文机关根据公文内容所涉及党和国家秘密程度来划分，并根据内容确定保密期限。

问题二：如何正确书写密级？

国家秘密的标志为“★”，具体写法为：密级★保密期限。

如：保密期限在一年至一年以上的：“机密★5年”；

保密期限在一年以内的：“机密★6个月”；