江西省档案馆档案接收的质量规定

附件一

江西省档案馆档案接收的质量规定

为加强省级国家档案馆资源建设，适应新形势下档案馆的工作需要，更好地服务地方社会和经济发展,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》、《档案馆工作通则》和国家有关档案业务标准，结合本省实际，特制定本规定。

一、基本要求

1、进馆档案应以全宗为单位，保持全宗的完整性。

2、一个全宗应按统一的档案分类方案分类。各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同，根据单位内部机构的设置、职能范围、业务分工和文件多少及载体的不同等情况制定统一的分类方案。分类方案要求科学、合理并相对稳定。

3、档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值、不同载体，便于保管和利用。

4、根据机关档案工作的历史情况，对不同时期档案案卷质量的要求予以区别对待。即对有关业务规范标准施行以前的档案，应当充分利用原整理基础，力求符合业务规范标准的要求；对完全不符合业务规范标准要求的要进行必要

的加工整理。对有关业务规范标准施行以后形成的档案案卷质量，应按相应业务规范标准严格执行。

5、档号的编制应符合《档号编制规则》(DA/T 13-94))的有关规定。目录编号与实体编号必须一致。

6、各单位要根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》，国家档案局和国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案的保管期限规定的精神，准确划分档案文件的保管价值。

7、为避免和减少重复件进馆，档案移交单位应做好案卷进馆前审核、调整工作。凡列入本馆接收范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复等外，一般由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆；上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆，其它单位保存的上述档案，原则上不予进馆。

8、涉密档案在进馆前必须由各形成单位进行解密、调整密级和划分控制使用范围。

二、案卷质量要求

（一）文书档案

文书档案包括反映单位党务、政务管理活动的档案。

1、以案卷为单位实行立卷归档的，应当按照《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)、《文书档案案

卷格式》 (GB/T 9705-88)的有关要求整理编目。进馆前应对案卷质量再次把关，重点检查文件归属年度是否准确，卷内文件材料是否有序，页号有无漏编、错编，卷内是否残留金属物，装订是否有掉页、倒页、压文件字迹等妨碍阅读情况，卷内文件材料有无破损、虫蛀、霉变、字迹褪变或衍渗等，发现上述情况应及时纠正或采取相应措施。卷内目录、备考表和案卷封面上的项目要填写齐全、准确。

2 、实行以件为单位进行整理归档的，应当按照《江西省归档文件整理规范》(DB36/T380-2002))的有关要求整理编目。

（二）会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。会计档案按照《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)的有关要求整理编目。

（三）科技档案

科技档案是反映单位科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案，包括科研档案、基建档案、设备仪器档案、产品档案。科技档案应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 11822-2000)的有关要求整理编目。

（四）专业档案

专业档案是反映专门领域活动的档案，包括审计档案、信用档案、诉讼档案、房产档案等。专业档案整理编目应符

合国家档案局和国家有关专业主管部门联合印发的有关规定。

（五）特殊载体档案

1 、照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的有关要求整理编目。

2、磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)的有关要求整理编目。

3、电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的有关要求整理编目。

4、实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当分类按件编写说明和编制目录。