公文格式作业指导书

编制朱贞更改审核毛云批准刘敏生效期2016年01月01日

1、目的

规范公司行文格式，使行文美观、整洁、统一，体现公司整体形象。

2、范围

本制度适用于公司内外公文的写作。

3、职责

公司综合事务部负责制定公文标准格式，并负责对各类公文的审核及发放工作。

公司各部室、各项目服务中心按照公文格式要求进行公文的写作工作。

4、内容

4.1 外部发文

4.1.1 文件用纸采用国际标准A4型纸。上边距3cm，下边距2.5cm，左边距2.8cm，右边

距2.6cm。

4.1.2 排版：标题用2号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；正文中文字体3号仿

宋，西文字体Times New Roman，文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字，一

般每页排24行，每行排28个字。

4.1.3 装订：文件应左侧装订。

4.1.4 附件：文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，

后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。

附件应和正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标

识序号。

4.1.5 印章：加盖印章应上距正文1行以内。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即

仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线

压在成文日期上。

4.1.6 当文件排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距和字距的措施加以

解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4.1.7 文件如有抄送机关，左右各空1字，3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄

送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后

标句号。抄报，是把文件主要报送主管部门或其他相关上级部门；抄送，是指把

文件送与相关平级、下级部门。

4.1.8 页眉和页脚。在页面设置中，页眉：1.5cm，页脚：1.5cm。文件可视具体情况加

页眉和页脚，内部行文如无必要，一般不加页眉，2页以上文件在页脚处加页码。

4.2 内部发文

4.2.1 公司内部文件（如会议记要等），为节约成本，可减小字号、字距和行距，并且

双面打印，双面复印。页边距为：上边距2.5cm，下边距2cm，左边距2.6cm，右

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边距2.4cm。正文、附件、日期及抄送机关采用四号仿宋字，每页排26行，每行

排28个字。其他格式同公司外发文。

4.3 质量体系文件

质量体系文件编写格式参照《文件控制程序》相关要求进行。

5、程序文件：

LSWY-CX-01 《文件管理程序》

6、支持性文件：

《山东鲁商物业文件格式规范管理办法》

7、记录表单：

无