浅谈新时期秘书工作者需要具备的基本素质

新时期秘书必备素质之我见

秘书是领导工作上的第一参谋，是领导完成公务的得力助手，是领导处理各种繁杂事务的高级顾问，其地位之重、角色之要可见一斑。秘书这项职业，历朝历代的称呼不尽相同，从古至今，因其朝代更替，秘书工作的内容和形式也不一样。随着历史的发展、社会的进步和人类文明的不断推进，秘书工作日益完善和兴盛起来，其地位和作用越来越重要。尤其是进入新世纪，秘书工作显得更加重要。那么，新时期秘书应该具备怎样的素质呢？

一、新时期秘书必须具备三种能力

新时期秘书服务的对象是工作繁忙、会议繁多、事务繁杂、活动频繁的领导干部。面对纷繁复杂的社会活动，秘书首先必须学会适应环境、适应人际、适应工作，否则就很难担当重任。新时期秘书必须具备三种能力：

（一）很强的文字写作能力。能写，是做秘书的先决条件。因为秘书日常工作要接触大量的文字材料，比如起草讲话稿、演讲稿、讨论稿，撰写理论文章、经验文章、时事文章等，没有很强的文字功底是应付不了的。一是能及时完成领导交给的写作任务。领导发言或演讲，一般都需要提前准备讲话稿。如果领导有交待，就按照领导的要求去写；如果领导没有交待，就按照通常规律写作即可。但写作必须把

握“三个三点”，即：要关注三点：文字一定要简练，语言一定要顺畅，

用词一定要准确；文章内容一定要真实，罗列事例一定要可信，讲话要点一定要全面；材料装订一定要规范，字体大小一定要适宜，稿件卷面一定要整洁。要做到三点：时间上要快，尽快写出初稿；成稿后，要尽快交领导审阅；要按照领导批改的内容及时修正，一个标点符号也不能放过。要想到三点：绝对不能出现错别字；送领导审阅要寻找合适的机会；修正后的稿件除了为领导准备一份外，要多留几份，以备急需。二是能与领导一起研究思路并形成文章。有思想是秘书必备素质之一，领导喜欢有见地的秘书。当领导出席一个重要场合或重要会议时，可能需要一篇有分量的演讲稿或讲话稿；当领导出席一个讨论大会或经验会议时，可能需要一篇有质量的调研文章；当领导处在某个特定环境，需要用文章阐明自己观点时，可能需要一篇高水准的理论文章等。这就需要秘书调动思维，充分发挥才智，帮助领导理清思路并形成文章。此时，秘书必须遵循“三个原则”，即：行文前：要虚心聆听领导对文章的想法和思路，要边听边想边记，并认真领会领导意图；充分调动理性思维，形成思路，并大胆阐明对文章结构的构思；与领导相互交流，力争在交流中达成共识，并提炼出文章的初步脉络和框架结构。行文中：要力求创新，独辟蹊径，写别人没有写过的内容；结构要力求新颖，坚决摈弃老套路、老思路、老土路；观点要鲜明、生动、有个性。行文后：要反复斟酌、修改，尽可能地体现领导意图；呈报初稿时，要附上文章结构图，以备领导参照；准备发表的文章，要有领导的签字，并保留原稿。三是能主动为领导写一些提升形象的报刊文章。领导工作繁忙，静下心来写文章的时间不多。秘书出于对领导形象和声誉的维护，可以代领导写点东西，但须注意两点：要与当前国际国内形势紧密结合，通过报刊发表见解，提升领导的威望和声誉；要与当前领导所抓的工作紧

密结合，理论联系实际，在实践中总结经验教训，在理论指导下开展工作。

（二）很强的语言表达能力。身为秘书，必须要过语言表达关，这是工作职责所决定的。因为秘书要协助领导做思想工作，要在某些场合代表领导发表言论，要给领导汇报工作和思想，没有很强的语言表达能力是不行的。新时期秘书必须要做到“三勤”：一是勤学习。秘书不是生来就具备很强的语言表达能力的，这需要学习。学习需要付出艰辛和努力，可以向书本学，那是现成的经验；可以向他人学，有人当面给予指点和传授；也可以向专家、教授学，他们阐述的都是精辟的理论和要点。二是勤实践。学之为用之，理论要在实践中变成指导工作的方法，才能达到学习的目的。秘书要敢于在公开场合发表意见，以展示语言表达的能力；要敢于在领导面前发表见解，锻炼表达能力；要敢于在群众中发表看法，让群众做评判，并把实践得来的成果运用到工作中。三是勤总结。学习语言表达能力，是为了运用语言表达，效果怎么样，既要在实践中检验，也要在总结中不断提高。总结是为了进步，只有总结才能查找不足，以便修正错误。

（三）很强的关系协调能力。协调能力的强弱关系到工作的进展情况如何，关系到上下部门之间的关系如何，关系到领导和干群之间的关系如何等。由此可见，协调能力对秘书来说是何等的重要。新时期秘书必须处理好“四个对”：一是对上。对上，就是指对上级部门和上级机关的同志。身为秘书，与领导接触的多，知道的也多，其地位比较特殊，即便是上级机关的同志也十分尊重或高看一眼。秘书必须要学会夹着尾巴做人，时时处处谨慎行事，不但要尊重上级部门及上级机关的同志，而且要注重协调上下之间的关系，为开展工作奠定基础。二是对

下。对下，就是指对下级部门和下级机关的同志。因为是上级领导的秘书，下级机关的同志都是十分尊重、非常给面子。秘书不但要尊重下级机关的同志，而且还要处处为他们着想，帮助他们解决实际问题。只有这样，才能赢得敬重和信赖，才能为上级机关树立威信，才能为领导赢得高分。三是对领导。无论对待上级领导还是对待平级领导，都要做到一视同仁、平等对待，绝不能厚此薄彼、看人下菜碟。工作中可能经常要与这些领导打交道，无论是领导交待的，还是需要其他领导帮助的，与人家接触过程中都要真诚对待，注意做协调的纽带和桥梁。这样，才能树立自己的尊严、威信和人格。四是对群众。群众是我们的衣食父母，我们是群众的忠诚公仆。作为领导身边的人，一定要以一颗火热的心对待群众，帮群众之难，解群众之忧，做群众的铁心人、实心人、同心人，时刻为群众谋利益。

二、新时期秘书必须具备三种意识

随着时代的不断进步和发展，随着形势的不断变化和更新，随着社会主义市场经济的不断健全和完善，领导和秘书的内涵也发生着深刻的变化，但无论怎样变化，领导和秘书的角色不会改变，领导还是领导，秘书还是秘书，无论社会发展到何种程度，都离不开领导，也离不开秘书。新时期秘书必须具备三种意识：

（一）强烈的服务意识。秘书是为领导配备的，职责就是为领导服务。这种服务意识从上任那刻起，就应该把它铭记在脑海里。新时期秘书必须要在“三抓”上下功夫。一是抓硬件建设，做到眼睛里有活。所谓硬件就是指日常工作中看得见、摸得着的事务，比如为领导清理办公室卫生、为领导提水倒茶、为领导整理办公用具、为领导上车下车开门、为领导外出公干提包等等，这些看起来都是一些不起眼的细