数据上报使用手册

国家外国专家局友谊奖

管理系统

数

据

上

报

手

册

中科软件股份有限公司

一. 推荐材料上报过程

1外国专家局一次性将安装介质发到各申报单位,无需每年下发。介质有了两种：

a.软盘：包括“申请表登记数据库”和“数据上报数据库”两个ACCESS97数据库。此

种介质适用于已经有OFFICE环境的申报单位。

b.光盘：包括上述两个ACCESS97数据库和OFFICE97的安装程序，适用于还没有

OFFICE97的环境的申报单位。申报单位在接收到光盘后应自行安装OFFICE97。

2各申报单位首先要确保在计算机上已经安装了下列软件

1.1Windows98、Windows2000或WindowsXP中文版

1.2Microsoft的Office97、Office2000或OfficeXP中文版，

3各申报单位收到软盘后，要在计算机的C盘上建立一个目录，并且命名为“数据上报”，然后将两个数据库从软盘上拷贝到这个目录中。

4“申请表登记数据库”中保存历年的专家资料，“数据上报数据库”用于每年的材料上报工作。

5每年进行推荐材料上报的时候，各申报单位将本年度上报的材料从“申请表登记数据库”

中转出到“数据上报数据库”中，然后将“数据上报数据库”拷贝到软盘中。

6将只含有数据上报数据库的软盘上交到外国专家局。

二.材料上报程序使用手册

主要由申请表登记数据库和上报资料数据库两部分组成。

2．1进入系统

开机后，首先在“开始菜单”的“程序”栏中确认在OFFICE中已经装有MICROSOFT Office。然后打开所在的文件夹C:\数据上报，在申请表登记数据库和上报资料数据库两个数据库中选择要使用的数据库，双击（若系统安装的是Office97以上的版本（如Office2000或OfficeXP）,双击时ACCESS会提示选择是转换数据库（convert database），还是直接打开数据库(open database),请选择直接打开数据库）即可启动MICROSOFT ACCESS，进入所选择数据库的用户使用主界面。

2．2．申请表登记数据库

在申请表登记数据库中，我们可以实现添加记录、删除记录、查找记录、按年度查询、格式化打印等功能，下面分别介绍：

用户使用主界面：用户使用界面的基础，是进入其他各界面的入口。

申请表登记管理界面：存储申请表的详细内容。

数据库扩充管理界面：用户进行数据库扩充的界面，包括国家维护界面、类别维护界面、行业维护界面。

查询结果显示界面：显示用户所查询的年度的申请表资料。

2．2．1．用户使用主界面

用户打开数据库以后即进入用户使用主界面，它以报表的形式按记录输入的先后顺序排列数据库中存储的所有申请表资料记录。根据用户的选择点击记录前面的“打开记录”按钮，即进入申请表登记管理界面，对申请表资料进行读、写等操作。

添加记录：点击“添加记录”后，弹出申请表登记管理界面。在申请表登记管理界面上，即可添加记录。

查找记录：首先，明确所要查询的内容属于记录里的哪一个域；然后，用鼠标点击所属域里的任意一个值，使光标停留在域内；最后，点击“查找记录”按钮，即可根据用户输入的内容，在该域里进行查询。

删除记录：首先，用鼠标选定所要删除的记录；即点击该条记录前的小方格，当看到小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向所选记录时，表明该条记录已经被选定。然后，点击“删除记录”按钮；此时，会弹出一个对话框，请求确认。

首记录：点击“首记录”按钮，光标就会停留在数据库第一条记录前的小方格上，同时小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向该条记录，表明该条记录已经被选定。

尾记录：点击“尾记录”按钮，光标就会停留在数据库最后一条记录前的小方格上，同时小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向该条记录，表明该条记录已经被选定。

按年度查询：点击“按年度查询”按钮，会弹出对话窗，询问想要查询的年度；输入正确的年度信息后，点击对话框上的“确定”按钮（或者直接回车），弹出查询结果显示界面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列查询到的记录资料。

退出申请表登记数据库：点击“退出申请表登记数据库”按钮后，弹出一个对话框请求确认,确认后,关闭用户使用主界面，并自动关闭MICROSOFT ACCESS。

2．2．2．申请表登记管理界面

用户打开数据库以后即进入用户使用主界面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列数据库中存储的所有申请表登记资料记录。根据用户的选择点击记录前面的“打开记录”按钮，即进入申请表登记管理界面，对申请表的详细资料进行读、写等操作。

保存记录：点击“保存记录”按钮，对申请表信息进行保存。

删除记录：点击“删除记录”按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打开的申请表资料记录。

按年度查询：点击“按年度查询”按钮，会弹出对话窗，询问想要查询的年度；输入

正确的年度信息后，点击对话框上的“确定”按钮（或者直接回车），弹出查询结果显示界面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列查询到的记录资料。

格式化打印：点击“格式化打印”按钮，会弹出对话框，请求确认。确认后，会按照文件的格式打印出该条申请表资料记录。

数据库扩充管理：

1．国家维护：对于“国籍（中文名）”，“国籍（英文名）”，“所属大洲（中文名）”和“所属大洲（英文名）”四个字段，只需要在“国籍（中文名）”的下拉框中选择所要填写的中文国籍，剩余的三个字段会自动生成。如果想要填写的中文国籍没有被包括在下拉框中，则需要在数据库扩充管理中自行添加。点击“数据库扩充管理”按钮，弹出数据库扩充管理界面后，即可进行添加。对于“专家掌握的语种”字段，如果想要填写的语种没有被包括在下拉框中，则需要在数据库扩充管理中自行添加。点击“数据库扩充管理”按钮，弹出数据库扩充管理界面后，即可进行添加。

2．专家类别维护：在添加专家记录时，专家的类别可以从下拉框中选择，这里维护选择源。可进行添加、修改和删除等操作

3．行业维护：在添加专家记录时，聘请单位的所属行业可以从下拉框中选择，这里维护选择源。可进行添加、修改和删除等操作

关闭申请表登记管理界面：点击“关闭申请表登记管理界面”按钮，就会关闭申请表登记管理界面，焦点切换回用户使用主界面。

2．2．3．数据库扩充管理界面

1．国家维护界面

主要是对申请登记中“专家掌握的语种”字段及“国籍（中文名）”的下拉框选项内容进行扩充管理；同时，建立“国籍（中文名）”字段与“国籍（英文名）”、“所属大洲（中文名）”、“所属大洲（英文名）”三个字段的对应关系。

保存记录：点击“保存记录”按钮，对数据库扩充信息进行保存。

删除记录：点击“删除记录”按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打开的申请表资料记录。

添加记录：点击“添加记录”后，系统创建一个新的记录空间，此时即可添加相应的记录。

关闭窗体：点击“关闭窗体”按钮，就会关闭国家维护界面，焦点切换回申请表登记管理界面。

2．类别维护界面