档案管理基础(第2章 档案的收集)

档案收集工作的内容 档案收集工作主要包括三个方面： 1. 对本单位需要归档文件的接收工作； 2. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接 收工作； 3. 对历史档案的接收和征集工作。

档案收集工作的意义 档案收集工作是档案工作的重要环节； 收集工作是档案工作的第一步，是整个档案工作的基础，做 不好收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。
第二章 档案的收集

概念 档案的收集工作是指档案室（馆）按照国家的 有关规定，通过接收制度和征集办法而进行的单位档 案归档、机关档案移交和社会散存档案征集等活动。
第一节 第二节 第三节 档案收集工作的意义和要求 单位内部的文件归档工作 档案馆对档案的收集

第一节

档案收集工作的意义和要求
文件归档要求
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归档文件应齐全、完整； 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用； 卷内文件经过系统整理和编目； 案卷封面填写清楚，案卷标题准确，排列合理，编 号正确； 编制完整的案卷目录和相关文件； 对破损的文件进行修补，对字迹模糊或文件载体存 在质量隐患的文件予以复制； 归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合 档案保护要求。
二、档案馆接收撤销机关的档案
国家档案局在《机关档案工作条例》总规定了处理撤销机关档 案的基本原则： 1. 机关撤销或合并时，撤销机关应负责组织人力，对档案进行 清理、鉴定和保管，不得分散、毁弃或丢失档案。 2. 机关撤销、业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散， 可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交。 3. 一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关， 其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交。 4. 一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收， 其档案材料不得带入接收机关，如果结婚搜机关需要利用这些档案 材料，可以借阅或者复制。 5. 机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交 给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存。
档案管理基础（第二版）
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目录


第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概论 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的保管 档案的检索


第七章 档案的利用 第八章 档案的编研 第九章 档案的统计 第十章 人事档案管理 第十一章 会计档案管理 第十二章 其它类型档案 的管理
单位各部门 收集、鉴定、 整理文件
向档案室 移交文件
档案室检查、 清点文件
移交双方签字
（文件归档工作流程图）
文件归档范围
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反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本 机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文 件材料。 机关工作活动形成的在维护国家、集体和公民权益 等方面具有凭证价值的文件材料。 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料，下级机关报送的重要文件材料。 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
两个思考题

档案室或档案管理人员如何指导文书立卷归档工作？
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协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围； 参与编制文件立卷方案； 对立卷操作进行业务指导； 进行归档案卷的质量检查。 零散文件的收集方法有哪些？ 在单位的机构、领导干部及人员岗位变动时收集； 结合单位管理评估、安全检查等活动，收集文件； 通过编写单位大事记、组织沿革等参考资料，有针 对性地收集散存文件。
二、档案室收集工作的职责
（一）档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案室工作人 员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关 系文件的形成和办理过程中的有关情况。档案工作人员有责任对 文书处理环节的问题，向有关领导和业务部门反映和提出意见。 （二）指导和协助文书部门组织归档工作 1.指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度。 2.协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。 （三）临时性的文件收集工作 （四）加强归档的宣传和档案的日常管理
文件归档时的注意事项
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机关应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、 文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 机关共同活动形成的文件材料原件由主办机关归档， 其他机关归档相应的文件复制件和其他形式的副本。 机关形成的人事、基建、会计等专门文件材料，应 按照国家规定的归档范围和保管期限归档。 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要相 应归档。
第二节 档案馆对档案的收集
一． 1.
①
接收现行机关的档案 档案馆接收现行机关的档案的要求有哪些？
进馆档案应保持全宗的完整性，并整理完毕，符合国家规定 的质量标准； 档案形成单位在管理工作中编制的案卷目录、大事记、组织 沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起移交； 档案的交接双方必须根据移交目录进行清点核对，并在交接 文据上签字盖章，严格履行移交手续； 档案馆在接收档案之前，应深入移交单位调查了解有关情况， 制定档案接收方案，进行接收的人力组织和物力准备工作， 确保接收工作的顺利进行。
收集工作的要求
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丰富和优化库藏 标准和要求：数量充分，质量优化，成分充实，结 构合理。 加强馆（室）外调查和指导 推行入馆档案质量的标准化 保持全宗和全宗群的不可分散性
第二节
单位内文件的归档
一、档案室收集工作的内容 接收本单位归档的文件 收集未及时归档的零散文件 文件归档是主要手段，收集零散文件是对文件归档的 必要补充。
②
③
④
2.
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接收范围和期限 接收范围： 《档案馆工作通则》规定：中央与省级（自治区、直辖市）档案 馆负责接收本级现行机关、团体及所属单位具有永久保存价值 的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆负责接收本级现行机 关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的档案。 接收期限 省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省 辖市（州、盟）和县级一下机关应将永久、长期保存的档案在 本机关保存10年左右，逾期可向有关的档案馆移交。