行政前台工作技能培训

人资模块
运作。
人资行政主管
行政专员
2-3 年 相 关 工作经验，
关系建立。
行政前台
中专学历， 学习能力 强，热爱 行政管理 工作。
行政助理
6-12 个 月 工作经验。 具有良好 的思维能 力与主动 性。
1-2 年 相 关
1年以上人 资行政专员
工 作 经 验 ， 经验，具有
具 有 计 划 部门管理与
及 创 新 能 团队建设能
– 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；
– 保ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污 物；
– 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。 – 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定：
– 每天上班前20分钟到岗，下班后20分钟离开；
– 因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须 有人代岗后方可离开；
副总经理
职位等级晋升/根据发展需要
• 一、职位概要：
• 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提 升公司形象。
二、工作职责：
1总机电话的转接； 2来访客人才接待，并通报相关部门； 3传真、快递、邮件、报刊接收和分发； 4复印机、传真机的管控、日常维护和报修； 5前台区、会议室、董事长办公室、接待室及办公区域环境卫生管 理； 6员工入离职手续办理，员工档案、通讯录的更新和管理； 7每日报纸的整理，公司宣传册的补充； 8办公用品、接待用品、清洁用品的申购、管控； 9合同、体系文件、员工档案、宣传文件、制度政策等相关文档管 理； 10公司员工出入管理、车辆使用登记、考勤统计汇总； 11公司水、电、电脑等节约管理； 12完成人事行政经理临时交办的其它工作。
三、任职要求：
18周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范； 青春靓丽、仪表大方，富有亲和力； 普通话标准，声音甜美； 熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定：
– 上班时间须穿着公司统一发放的工作服及工牌，工作服要保持 整洁；
– 上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；
– 保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂 饰、耳饰；
– 找人
– 先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍 等。
注：
• ① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人； • ② 通话简明扼要，不应长时间占线。 • ③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； • ④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； • ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；
– 咨询业务
– 先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场营销部XX经理为您 服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去， 请稍等。
– 推销产品
– 与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员； – 无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，
请您联系其他公司吧，谢谢！
B、客户来访
– 客户进门起身迎接并询问来访事由；
– 弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将 公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽 量选用转告方式；
– 如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻； – 准备招待茶水饮料； – 通知相关工作人员有人来访； – 每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别； – 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室
六、常用礼貌用语：
– 礼貌语：您好、请、谢谢、再见 – 道歉语：对不起、打忧了、请原谅 – 征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您……
好吗？ – 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声
七、工作行为规范：
A、电话接听
• 听到铃响，至少在第三声铃内接听，注意礼貌用语 ； • 接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这
• 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；
• 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知 流程,并确认对方接收信息正确无误。
– 注意事项：
– 1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； – 2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》
上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话 转给相关工作人员； – 3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，
– 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起， 目光平视，面带微笑。
– 不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎 腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸 懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。
– 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何 借口顶撞讽刺来宾客人。
里是温州黄渔国公司！” • 对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？ • 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作； • 对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电
号码，切忌立即挂断电话；
• 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下 听筒；
• 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询 问刚才来电的目的。
如何成为一个好前台
--行政前台工作规范
部门架构
办公室主任 （董事长兼）
行政经理
采购经理
项目主管
行政后勤
IT主管
前台文员
行政司机
行政前台职业生涯通道
熟悉人资6
大模块，
融 入 期 1-3 个月，初 步了解企 业行政工 作与人际
掌握人资 行政工作 职责，学 习人资行 政工作基 本操作。
熟 练 掌 握 精 通 2-3 个 HR2-3 各 模 模 块 运 作 ， 块和行政 掌握培训 管理技能， 与领导技 精通 1-2个 能
力。
力。
专业等级评定/每半年一评
可独立运作 人资6大模 块，精通绩 效管理、薪 酬设计、人 员培训、关 系协调，
人资行政经理
3-5年相关工 作经验，1-2 年人资行政 主管经验， 具有部门规 划能力与一 定的企业运 营理念
精通人资行 政管理与企 业运作规划 管理，建立 对外公共关 系。
总监/总助
具有人力 资源管理 师2级以上 证书，从 事人资行 政经理2年 以上，具 有企业发 展前瞻能 力。