扬州大学广陵学院关于毕业生档案归档、移交的几点说明

扬州大学广陵学院关于毕业生档案归档、移交的几点说明

一、学生档案中必须归档的材料：

毕业生登记表、毕业生体检表、成绩登记表（注：成绩登记表统一打印格式，填写毕业证书学位证书编号，照片与毕业证书上要一致），其余材料可结合学生本人的实际情况提供。

注：档案中所有材料均为原件，不得为复印件；收集材料必须真实、齐备，不得涂改、弄虚作假；书写内容一律用钢笔或毛笔，并用碳素墨水，对获得教师资格认定的毕业生材料，必须用教师资格审批专用袋装好后归入学生档案。

二、档案袋上内容的填写：

专业部按照归档的材料填写档案袋上表格的内容。录取材料没有的要填写上“无”（注：高中阶段的学籍卡、高中毕业生登记表、高等学校招生录取材料属于录取材料）；归档的材料在表格目录上没有的必须在空格处进行添加（如：学生获得教师资格证的审批材料等）。

三、其他一些事项的说明：

1、专业部将学生的档案按照班级、学号的顺序，排序移交，档案总数是系统中已审核过的毕业生总数，留级、退学、死亡以及归档材料不全的学生档案不交，但移交时须填写移交清单，并附未交学生档案的名单及原因，一式两份，移交人签名，招就办盖公章（清单的格式见附表一）；

2、党员材料（注：入党材料包括入党志愿书、入党申请书、积极分子考察表、团组织推优材料、外调材料、思想汇报、转正申请书、预备党员考察表等）请用党员专用袋装好后放入学生档案袋中；

3、成绩登记表要求放贴有照片的原件材料，复印件无效；

4、奖惩材料（注：奖励材料主要是历年受二级院系以上的表彰奖励，包括“三好学生”、“优秀学生干部”、“优秀团员”、“优秀团干部”、“十佳”系列大学生、各种奖学金奖励、“优秀毕业生”以及其他单项奖励如社会实践、勤工助学、军训表彰等评审证明材料；处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料）必须是奖惩审批件；

5、已派遣过学生报到证的白联必须放入学生的档案袋中；

6、学生档案的封面邮寄地址不要填写，由院招生就业办公室统一填写；

7、对部分考研复试已提前调走的学生档案（凭商调函或录取通知书复印件寄发），请在档案袋上的录取材料中注明“已寄出”；

8、学生的学号请填写全号（最前面的“0”不能省略）；

9、档案材料审核无误后，各专业管理部统一填写扬州大学广陵学院学生档案目录，并由专业部主任签字确认；

10、对有特殊要求提前寄送档案的学生请附详细名单和说明材料（提前调档的学生：我们指的是大批量已经派遣过报到证，但对方单位要求在其规定期限内档案必须到达的情况（这样的单位一般很少的，主要是一些部队和消防单位，他们要在规定的时间把学生档案送到主管部门审批）。我们给予档案提前先走的意思，不是指根据商调函等一些材料在没有通过派遣的情况下给予档案先走。不能提前走的主要原因：一是缺少白联报到证，二是有些商调函不具有派遣资格）

11、档案交接时间初步定在6月下旬（具体交接时间另行通知）。

扬州大学广陵学院招生就业办公室

二00九年四月七日