采购概述(课题一)

3. 价格：
(1) 给供应商公平的价格； (2) 让供应商分享共同推行价值分析的成果； (3) 尽快付款。 4. 其他：
(1) 对供应商的问题及报怨尽快回应；
(2) 提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品； (3) 使供应商尽早参与产品的设计。
□管理层级
1. 采购经理：
（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间 的协调工作。
文艺性活动、日用品采购、交通车安排、代订返乡团体
票等
十二、展览会场工程发包
十三、交通设备购买及维修
十四、货品托运
十五、厂房设备及工程发包维修
注：该公司另设有采购部，负责生产性物料之采购。
2. 采购部门的建立
2.1 组织方式
2.1.1 分权式的采购组织-----即将采购相关的职责与工
作，分别授予不同的部门来执行。 ★ 物料或商品由制造部门或销售部门来拟订 ★采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管
就管理功能而言的内涵
采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中， 统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制， 以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。 就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与
组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流
程与表单，以及拟订计划与预算。
1.3 采购的范围
有形的物品
采 购 二 课
设包机 备含械 、塑 模料制 具胶品 等品 ）、 机 器
采 购 一 课
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
某电子公司采购部组织表
◆按采购过程
供应处
内购课
外购课
接辖课
资讯课
访议结 价价报 组组组
订履综 约约合 组组组
提验报 货收关 组组组
某国防科技单位采购组织表
物稽资 料催讯 管组组 理 组
分权式的组织方式，采购部门只承担整个物
料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料
或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不 同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部或管理部、 物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓 储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：
● 权责不清 ● 目标冲突 ● 浪费资源
以采购部门内部而言，作业层面和管理层面 的职责如下： □作业层面 1. 品质： (1) 能够明确说明规格； (2) 提供客观的验收标准给供应商； (3) 参与品质问题的解决；
(4) 协助供应商建立品管制度；
(5) 尊重供应商的专业技术。
2. 交货：
(1) 给供应商正确而能达到的交货期； (2) 提供长期的需求计划给供应商； (3) 使供应商同意包装及运输方式 (4) 协助供应商处理交货问题。
订 购 单
某石油公司订购单
交货地点：
编号： 订购日期： 预定交货日： 交易条件（分批交货） 交货方法： 付款条件：
序 号
统一 编号
科号
名称/规格
单位
数量
单价
金额
合
计
兹同间依照本订购单所述条件交货 签认： 签章： 职称： 日期： 签认联：
某塑胶公司询价单
( ) ……字第……号
请购单编号
材料编号
规格编号
2、物料验收、存储与发放。
3、呆料、废料处理。
4、存量管制物料申请。
●
采购单位：
1、审查请购单内容，包括是否有采购必要以及请购单
规格与数量等是否恰当； 2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格供应 商的选择； 3、执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购； 4、交货稽催与协调； 5、物料退货与索赔；
2.2采购部门在企业中的隶属关系
总经理
行政 副总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
仓储
生管管制
采购
制造
品管
隶属于生产部
总经理
行政 副总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
人 事
采 购
财 务
计 算 机 中 心
生 产 管 制
仓 储
制 造
品 管
隶属于行政部
总经理
人事 副总经理
生产 副总经理
业务 副总经理
财务 副总经理
资料来源：美国采购管理协会
大部分时间花在了对企业并没有多少贡
献的繁琐的行政性工作上，如:处理采购需求，
发订单，跟踪订货情况，收货，启动付款，解
决纠纷等
采购成本与公司利润
就美国和日本的制造业而言，采购支出占销售收入的 平均百分比为53%，当采购支出（直接原料）降低5%时， 则利润增加270万元。若欲获得相同的结果，则直接人工 必须降低22%，制造费用必须降低24% 企业各项支出对利润的影响 成本结构 降低比率 利润增加率 53% * 5% = 2.7% 12% * 22% = 2.7% 11% * 24% = 2.7% 16% * 17% = 2.7% 8% * 34% = 2.7% 100％
无完整之决定权。
3. 采购部门的职责及人员选用
3.1各部门职责 以整体公司而言，围绕采购工作， 各部门职责如下： ● 请购单位：
1、根据生产计划拟订物料需求计划；拟订请购物料规 格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等；
2、物料采购申请；
3、采购物料规格确认与验收；
●
仓储单位：
1、采购物料处理（收件、登记、转送等）。
2.1.2 集权式的采购组织------即将采购相关的职责或工
作，集中授予一个部门来执行。
1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料
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可 获 得 利 益 ：
总成本。 2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制 绩效。 3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与 合作获得改善。 4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管 理费用。
厂商简称 料 码 品 名 规 格 数 量 料 码 品 名 规 格 数 量 核
原询 单价
币 议价后单价 议价后总价 别
付款条件 方式 天数
价格 条件
价格 条件
交运 方式
采购 拟购
单 位
单 位 准
检核
承办单位主管
承办人 1 2 3 4
备注
2.4 采购部门组织方式之优劣比较
一贯作业的组织方式：采购人员可综理全部采购过程。 有下列优点： 1、权责相当分明。
原料
副料 机具及设备 事务用品
无形的物品
技术
服务 工程发包
实例1-2 某电脑公司总务主办采购项目表 一、杂项用品
茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、 糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作
二、影印及电讯有关耗材
1. 影印机、传真机、电报机等所用耗材 2.电话机、电话线路申请等
三、文具用品（制式及非制式） 四、办公设备购买及维修 五、广告（议比价）发包
分段作业的组织方式：每位采购员只负责采购过程中的一 部分。 有下列优点： 1、因为每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生 巧，减少错误的机会，并提高办事效率。 2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人 员联合，否则勾串不易。
分段作业的组织方式，会有如下缺点： 1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延 误时效。 2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒 增联系上的困难。 3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均
2、符合规模经济的原则。
3、对供应商的关系良好。
4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及
改善品质的管理效能。
一贯作业的组织方式，也有如下缺点： 1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁 复，且无法专精。 2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人 员掌握生杀大权，难免滋生弊端。
（2）查访厂商；
（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）要求供应商执行价值工程的工作； （5）确认交货日期等； （6）一般索赔案件处理；
（7）处理退货；
（8）收集价格情报及替代品资料。
4. 助理：
（1）请购单、验收单登记；
（2）交货记录及稽催；
人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼 制作（国内）
六、赠品采购
年终纪念品、展示会或业务推广赠品、公开赠品
七、印刷品
依公布之印刷作业QVL规定办理
八、交际礼品采购
交际送礼、员工婚丧喜幛、挽联订制
九、会议筹备
会场洽租、布置、餐饮点心安排
十、各种场厅租赁
办公室、仓库、厂房洽租等
十一、福利活动
全公司性福利活动：旅行、健行、休闲性、体育性、
单位 数量
说明
（一） 报价须知： （1） 交货期限：□①需于年月日以前交清 （2） 交货地点： （3） 付款办法：□①分项订购 （二） 报价期限 开报价单请于 年 月 日时以前惠予报价以便洽购为荷。 □②总金额为准 □②订购后几天内交清
注：报价有效期间务请保留至上列日期算起 10 天以上。 填写日期： 年 月 日
原料组 组长
燃料组 组长
设备组 组长
办公用品
组长
维修组 组长
铜 采购员
铅 采购员
化学品 采购员
电器 采购员
机械 采购员
某金属制造公司组织表
◆按物品类别
采购部
采 购 三 课
机电 电 包 电 电热 阻 括 子 器调 、 集 等节 连 成 零 ）器 接 电 件 、器路 制、、 动变开 器压关 、器、 ( (
(2)广义的采购 租赁 借贷 交换
征收
采购分类

范围：国内采购、国外采购 时间：长期合同采购、短期合同采购 制度：集中采购、分散采购、混合采购
1.2 采购管理的内涵
就企业功能而言的内涵
管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当
的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，
以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取 的一切管理活动。即“5R”
直接原料 直接人工 制造费用 管销费用 销售收入
用数据说话
企业出厂价的构成比例
利润：9.1% 人工 费用14.7%
其它6.3%
生产性采购：49.0% 非生产性采购：20.9%
1. 采购的含义与范围
采购的含义
(1)狭义的采购
买方将“银钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品 移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发 生“所有权”（ownership）的转移及占有。 买方一定要先具备支付能力。
2. 采购课长：
（1）分派采购人员及助理的日常工作；
（2）负责次要原料或物料之采购；
（3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交 货日期等； （4）采购进度追踪； （5）保险、公证、索赔督导；
（6）审核一般物料采购案；
（7）市场调查； （8）供应商考核。
3. 采购员：
（1）经办一般性物料采购；
采购管理与运作思路
A：意识转变，像重视销售一样重视采购 B：希望我们的采购工作应该用数据说话，挖掘我们的数据 C：供应商管理是我们工作的重心，记住，采购其实分为采购和供应2
个部分，供应不上来的罪责不完全属于采购
D：采购计划，是一切的前提，但是不能总是出现“计划赶不上变化” E：支持库存、销售和生产 F：采购中的考核价值和考核体系
集权式的采购组织，正受到与日俱增的欢迎， 但在实施之前若能依照下列的步骤来进行，必可克服 障碍，奏效立功：
1、有计划地推展集权式采购组织；
2、把生产计划的功能从制造部门脱离出来；
3、配合各行业的特性；
4、建立利润中心式的物料组织，着重以行销为出 发点来加以检讨，依据销售预测来进行产品、物料、 生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、 输送等，当作一个体系来运作； 5、借重电脑化使效益扩增。
某塑胶公司采购联络单
请购单编号： 请购日期： 需要日期： 填单日期：
连
络
事
项
签复事项
备注
□经询价无着落，请提供厂商名称、地址、电话 □经询价市面缺货，请提供代用品 □缺货退回，请惠示对策 □规格欠详，请详加填注 □其他
某电脑公司比价议价记录表
单号：AG 日期： 年 第二联承办单位 月 日 请购号：PR 第 页共 页
●
采购单位：
6、物料来源开发与价格调查；
7、采购计划与预算编订； 8、国外采购进口许可申请、结汇、公证、保险、运输 及报关等事务处理； 9、供应商管理； 10、采购制度、流程、表单等设计与改善。
●
财务单位：
1、物料采购预算审核；
2、各处物料与劳务付款方式的规定；
3、物料付款凭证审查与支付；
4、供应商违约赔偿、扣款等执行。
采购 副总经理
生 产 管 制
仓 储
制 造
品 管 隶属于总经理
总经理
资财部 副总经理 生产部 副总经理 其他部门 副总经理
采购
生产管制
储运
采 跟 文 购 催 书 处 理
生 产 计 划
生 产 日 报
物 料 管 制
仓 储
运 输
收 发 料
隶 属 于 资 材 部
2.3 采购部门的建立方式 采购部
经理 采购课 课长 稽催课 课长 管理课 课长 研究课 课长