采购部管理制度(最新版)

目录

一、目的和适用范围

二、定义

三、采购管理制度

四、供应商选择、评审和终止办法

1、供应商选择标准

2、供应商选择流程、评估、终止办法

3、供应商档案管理要求

五、采购流程

1、采购原则

2、采购作业流程

3、采购作业细则

4、相关责任

六、采购部职责和权力

1、部门职责

2、部门权力

七、采购部员工基本素质要求

八、附则

九、附件表格

一、目的和适用范围

为了规范公司采购行为、降低公司运营成本，确保所采购的产品、服务符合公司整体的日常管理规定要求。

本规范适用于公司工程项目材料，工厂产品原材料，公司设备等物料采购的控制。

二、定义

2.1供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他合法组织。

2.2合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

2.3物料申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。

2.4供应商选择考察表：是确定为公司合格供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表。

2.5供应商考核表：是每年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

2.6终止供应商合作报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购部门提出。

2.7抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购部门汇总成册。

2.8货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

三、采购管理制度

3.1严格遵守公司纪律，按采购规范和要求进行采购工作；

3.2注重职业道德修养，廉洁自律，不能向供应商伸手，不接受供应商任何礼金、礼品和宴请，杜绝弄虚做假，贪吃回扣的行为；

3.3按时按质按量地采购到所需物品；

3.4采购应遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则选择供应商，做到货比三家，为公司做到最大化的降低成本；

3.5自觉维护企业利益，努力提高采购质量，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；3.6严格加强供应商考察、评审、甑选，以保证合格供应商的供货品质；

3.7加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本，并保证采购质量；

3.8科学、客观、认真地进行收货质量检查；

3.9认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；

3.10做好采购相关文档的存档、备份工作；

3.11所有采购必须事前获得批准，未经审核和批准，除急购外不得采购，且急购需在事后立即补下订单或合同；

3.12凡同类别物品，尽最大可能集中采购；

3.13采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的合格供应商处购买，不得随意变更供应商；

3.14加强学习，提高认识，增强法治观念。

3.15严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

3.16工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

3.17努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。

四、供应商选择、评估、终止办法和档案管理

4.1供应商选择标准

4.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力，注册资金达到50万以上的一般纳税人；4.1.2具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，健全的商务管理流程和制度，积极的合作态度；

4.1.3有良好的财务状况，设备类至少可以给予7天以上帐期，材料类至少可以给予30天以上账期；

4.1.4具有优势的产品资源；

4.1.5对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。

4.1.6 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

4.1.7 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

4.2供应商选择流程、评估、终止办法

4.2.1供应商选择流程

选择供应商的程序流程图

供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。

4.2.2供应商选择考察表（表格附后）

4.2.3合格供应商名录（表格附后）

4.2.4供应商资料卡（表格附后）

4.2.5供应商考核办法及考核表：供应商的考核采取年度考核办法，由采购部征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由总经理决定是否终止供应资格。（表格附后）4.2.6终止合作报告（表格附后）

4.3供应商档案管理

对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。

五、采购流程

5.1采购原则

5.1.1严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

5.1.2大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。

5.1.3 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

5.1.4采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考