董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考

董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式

参考

董事会会议文件制作标准及格式

一、目的与适用范围为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。董事会文件内容要求

董事会会议文件包括但不限于以下文件：

会议通知；

委托其他董事代为出席的授权委托书；

会议签到簿；

会议议程；

议案及其附件；

董事会会议纪要及决议。

会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

授权委托书（参见附件三）应当载明：

委托人和受托人姓名、身份证号码；

授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

授权时效；

委托人签字。

会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

会议议程；

议案汇报人的汇报意见；

董事发言要点；

每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

列席监事与列席总经理的意见；

其它需要记录的情况。董事会决议（参见附件八）应

记载内容如下：

会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。纪要与决议的区别纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

二、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：

三、董事会文件制作与归档要求

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。

企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

四、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：

兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：

一、主持人：

二、召开时间：_____年__月____日

三、召开地点：

四、参会人员：

五、列席人员：

（一）监事：

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述]；

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式：

姓名：

地址：

电话：

传真：

特此通知，敬请准时出席会议。

_____________公司

_____年___月___日

附：

一、《会议回执》；

二、《授权委托书》。

召集人签名：

回执

_____________有限公司：

关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署：

日期：

附注：

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。

授权委托书

兹委托__先生/女士（身份证号码：）代表本人，出席___公司第___届董事会第___次会议，并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

委托人签名：

委托日期：

_______________________公司