XX公司档案管理手册(试行版)

XX公司档案管理手册(试行版)

目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.2档案分类、归档范围与保管期限表

二、管理办法

2.1归档文件整理方法

2.2员工人事档案管理办法

2.3建设工程档案管理办法

2.4声像档案管理办法

2.5会计档案管理办法

三、规章制度

3.1档案保密制度

3.2档案保管制度

3.3档案统计制度

3.4档案利用查阅制度

3.5档案鉴定制度

3.6档案销毁制度

3.7档案库房管理制度

3.8档案防火安全制度

3.9档案管理的工作流程

四、其它

附表一案卷封面

附表二卷内文件目录

附表三备考表

附件四声像档案目录

附表五案卷封面

附表六卷内目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.1.1目的

为了加强————公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理,促进档案信息的开发利用,根据企业档案管理规定,使档案资源更好地为公司生产经营服务,结合档案管理工作的实际情况,特制定本分类方案。

1.1.2适用范围

本方案主要适用于——————集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理,是各子公司(版块)档案分类的基本依据。可参照执行。

1.1.3定义

(1)企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

(2)类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

1.1.4管理职责

(1)--公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。

(2)--所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。

1.1.5分类原则

(1)--企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合企业档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足企业档案分类管理的需要,又适当考虑了今后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发利用。

(2)--企业档案分类以办公职能为基础,类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用,本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置,根据有关规定或实际情况可自行调整。

1.1.6类目的设置

(1)---企业档案分类设置五级类目。即:行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定,不得变动。

(2)---企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分

类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目,一般不予变动。

(3)二级以下类目的设置,各子公司可根据有关规定和自身实际,参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定,一般不宜超过三级。

(4)类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。

1.1.7分类方法

(1)行政管理类的归档文件采用:问题—年度—保管期限进行分类。

(2)经营管理类的二级类目按工程程序设置,三级类目按建设项目先后设置。

(3)建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。

(4)会计档案类的二级类目按文种设置。

1.1.8标识符号

(1)--企业档案分类中的类目标识符号,一律采用阿拉伯数字标识。

(2)--公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即:

行政管理类--------------------------0

经营管理类--------------------------1

建设工程类---------------------------2

会计档案类--------------------------3

特殊载体-------------------------------4

1.1.9档号编制与排列

(1)文书立卷以文件级排列,示例:0．2.-1

||||案卷顺序号

|||年度

||二级类号

|一级类号

(2)文书以外按分类体系排列,示例:1.2.4-1

||||卷内顺序号

|||三级类号

||二级类号

|一级类号

(3)行政管理类的归档文件以件为单位进行整理,编号排列方法为:

①归档文件在分类方法最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。

②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

(4)经营管理类、建设工程类的编号排列方法为:

①均采用按大类流水分属类的排列方法,即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。

②均不考虑案卷的保管期限与年度特征,以维护文件材料的系统和完整性,便于统计、鉴定、利用等工作。

(5)会计档案类的编号排列方法:

①按大类分属类编号排列,即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度顺序排列。

②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。

(6)各类档案的案卷排列,均按该类档案分类编号体例依次排列,即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同,为方便提供利用,在保持档案有机联系和成套性的原则下,能够采取灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。

1.2档案分类、归档范围及保管期限表