行政秘书学
1第一章行政秘书学的基础知识1概述2秘书机构
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生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热 爱。21. 2.321. 2.3Wednesda y, February 03, 2021
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人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。1 6:00:4 516:0 0:4516 :002/ 3/2021 4:00:45 PM
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做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21. 2.316:00:451 6:00F eb-213-Feb-21
各级各类秘书部门的设置
1．各级秘书工作机构 （1）中央机关的秘书机构 （2）省、市、县级的秘书机构 （3）基层单位的秘书部门 2．各类秘书工作机构 （1）人民解放军的秘书工作机构 （2）企事业单位的秘书机构 （3）民主党派和人民团体的秘书工作机构 3．临时秘书工作机构
中国2010年上海世博会组织机构
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日复一日的努力只为成就美好的明天 。16:0 0:4516:00:45 16:00Wednes day, February 03, 2021
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安全放在第一位，防微杜渐。21.2.32 1.2.31 6:00:4 516:00 :45February 3, 2021
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加强自身建设，增强个人的休养。20 21年2 月• 初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助 理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一 些，在职者的年龄一般不超过25岁。
企业秘书的各种类型
• 总经理行政助理Executive Assistant
Manager
总经理助理Assistant to General Manager
• 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk
(行政文秘)现代秘书学复习资料
秘书学，是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。 秘书学的研究方法有事实积累法、经验分析法、案例研究法、试验证实法等。
第一章秘书活动的沿革
这一章包括我国秘书活动的起源及我国古代、近代和现代秘书活动。 秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。 其产生必须具备以下两个基本条件： 一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件； 二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。 我国古代最早的秘书机构产生于商朝。西周的秘书Байду номын сангаас作，在殷商的水平上有所创新和提 高。战国时期，各诸侯国大都有史官,但史官的职责、地位起了重要变化。秦汉时期，在中 央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。魏晋南北朝时期，为统治阶级 服务的秘书工作从未间断。隋唐时期的秘书工作有了更大的发展。宋代的秘书工作由枢秘院 与中书省分掌；元朝、明朝也有长足的发展；清朝发展到中国封建社会的高峰。 我国古代秘书人员的素质要求是很高的。其中以唐代和清代的要求最具典型性和代表性， 为什么？ 我国现代的秘书活动，包括：国民政府的秘书活动、新民主主义革命时期的秘书活动、 新中国成立以后的秘书工作。（略）
5． 秘密与保密的异同，秘密的类型，正确认识国家秘密的法律定义，国家秘密的范围在法 律中是怎样规定的？国家秘密的等级的规定，保密工作的意义，保密工作的方针、工作 纪律。秘书机构的保密范围，保密的特点。
第七章秘书资格
主要内容包括秘书的职业道德，秘书的知识构成，秘书的基本能力，秘书的心理素质等。 基本概念： 1．秘书资格 2．道德 3．职业道德 4．秘书职业道德 5．知识 6．能力 7．知识结构 8．表达能力 9．调研能力 10．组织实施能力 11．秘书的素质体系 12．秘书的心理素质 13．秘书的动机 14．秘 书的兴趣 15．秘书的情感 16．秘书的意志 17．秘书的气质 18．秘书的性格 19．秘书的心理健康 基本问题： 1． 秘书为什么要特别注重职业道德修养？ 2． 新时期对秘书职业道德提出了怎样的要求？ 3． 如何看待秘书的职业道德规范，秘书的职业道德规范包括的内容？ 4． 秘书的职业道德修养及应注意的问题？ 5． 秘书的知识构成、能力及能力与知识的关系，秘书的知识结构以及怎样才能建构和优化
行政秘书学
• 秘书的职业特征：
• （1） 服务的直接性（2）服务的稳定性（3） 知识化（4）年轻化（5）女性化
• 秘书的作用
• （1） 助手（2）参谋（3）协调作用（4）信 息枢纽作用（5）公共关系作用
• 3. 你将来是否有可能从事秘书工作？
• 4. 你觉得什么样的人适合当秘书？
• 毛泽东怎么挑选秘书？ 胡乔木 陈伯达 田家英 年轻，有工作经验，性格温和，具有一定的文 化和政治理论水平，能保守秘密。而且还要能
崧甫-六十四集团军副总司令，军委会中将高参）
郭忏知必死无疑，至樊寓所告别。樊问郭：“不但 能 免死，且将来能重用，你愿意么?”郭云：“免死尚无望， 何能于重用，计从何出?”樊云：“你把宜昌沦陷责任承 认 下来，就能起死回生。”郭说：“认下来杀之有名，死 得 更快。”樊说：“不然，宜昌沦陷，国民参政会提出质 问，要求惩办主要责任者，蒋不会惩办自己，李宗仁他 不敢惩办，陈诚舍不得惩办，不得已而求其次，不惩办 你惩办谁?但蒋也明白你是冤枉，你肯承认，他会放过 你。替死有功，蒋、陈将来会重用你，至于承认也只承 认一半，抽象的承队，不要具体的承认。辞意我替你 拟。”
三、树立正确的认识观念
• 3. 当秘书不一定要求科班出身。
• 例：从秘书到国务院总理——温家宝
秘书的个人道德修养在秘书职业生涯 中尤其重要
*反例：毛泽东的秘书陈伯达 *反例：河北第一秘——李真
三、树立正确的认识观念
• 4.秘书在现代社会各行各业发挥着重要 作用。在国外，秘书工作早已被划分到 行政管理的范围之内，并有各种权威资 格考试。国内许多高校，还有高等教育 自学考试都开设了秘书学课程。国家还 有各种秘书资格证考试。
• 1. 微软的女秘书——妈妈级的露宝 • 2. 上官婉儿
行政秘书学的基础知识
行政秘书学的基础知识行政秘书学基础知识导言：行政秘书学是一门涉及行政管理和秘书工作的学科，主要研究和讨论行政秘书的基本职责、技能和素质等方面的内容。
本文将围绕行政秘书学的基础知识展开阐述，包括行政秘书的定义与角色、行政秘书应具备的能力和素质、行政秘书的职责和法律性质等内容，旨在为行政秘书学的学习和实践提供参考和指导。
一、行政秘书的定义与角色行政秘书是指在政府机关、企事业单位及其他各类组织中，负责协助领导干部开展工作、处理日常事务和管理文件、资料等工作的专职人员。
从行政秘书的定义我们可以看出，行政秘书在组织中扮演着重要的角色，具体表现为以下几个方面：1.助手与协调者：行政秘书需要积极协助领导干部进行各项工作，包括日常事务的处理、会议的组织和决策的协调等。
行政秘书要善于与各部门和人员进行沟通和协调，以保证各项工作的顺利进行。
2.文书处理与档案管理：行政秘书负责处理和管理各类文件和资料，包括撰写公文、会议记录、报告材料等，同时还需要制定相关的档案管理制度和流程，确保文件的安全和整理。
3.信息收集与分析：行政秘书要负责收集、整理和分析各类信息，为领导干部提供决策和工作的依据。
行政秘书需要关注政策动态、市场变化和行业发展等信息，及时向领导反馈。
4.对外联系与对内协调：行政秘书在开展工作过程中，不仅需要与组织内的各个部门进行协调，还需要与外部单位和个人进行联系，并代表领导干部参加各类会议、活动等。
二、行政秘书应具备的能力和素质作为一名行政秘书，不仅需要具备专业知识，还需要具备一定的能力和素质方能胜任工作。
以下是行政秘书应具备的能力和素质：1.沟通协调能力：行政秘书需要良好的沟通和协调能力，能够与各个部门和人员进行有效的沟通和协调，解决工作中的问题和矛盾。
2.组织管理能力：行政秘书要具备良好的组织和管理能力，能够协助领导干部进行工作的组织和安排，确保各项工作的顺利进行。
3.文书处理能力：行政秘书需要具备较高的文书处理能力，包括公文写作、会议记录、报告撰写等。
秘书工作
一、秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
参于政务， （1）秘书长 ——“参于政务，掌管事务，搞好服务。” ） 参于政务 掌管事务，搞好服务。 掌管事务， （2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务，搞好服务” ）办公厅（ 掌管事务 搞好服务” 搞好服务” （3）一般秘书人员 ）一般秘书人员——“搞好服务” 搞好服务
秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
秘书工作的性质与特点
1.机要性 机密性） 1.机要性（机密性） 2.综合性 2.综合性
3.辅助性 （服务性、从属性、被动性） 服务性、从属性、被动性）
【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】 秘书长、办公厅（ 主任、一般秘书人员职能任务比较】
三、秘书工作的作用
1．协调作用 2．信息枢纽作用 3．参谋助手作用 公共关系作用（形象作用） 4．公共关系作用（形象作用）
行政秘书学
行政秘书学考试汇总1、我国古代，秘书是指皇宫里里秘密珍藏的图书资料。
2、美国对秘书人员分类和职责明确：行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书3、我国秘书层次：初级、中级、高级。
4、英国四个等级：行政级、执行级、文书级、助理文书级。
5、秘书的职业特征：服务的直接性、服务的稳定性、知识化、年轻化和女性化。
6、政府机关与企事业单位的秘书工作大致如下：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。
7、秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性。
8、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用。
9、秘书长、办公室主任的任务：①协助首长综合情况，研究政策，推行工作；②协助首长密切各方面的工作联系；③协助首长掌管机关内部统一战线工作④协助首长掌管保密工作⑤掌管机要工作⑥主持日常行政事务⑦掌管机关事务工作10、民国建立后的秘书工作11、1923年在广州召开的第三次代表大会上决定建立秘书制，中央秘书为毛泽东12、1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。
1945年胜利后，党中央秘书长为任弼时。
1948年9月，晋察冀和晋冀鲁豫两个边区政府合并，成立了华北人民政府，下设秘书厅，由秘书长掌管。
13、二十世纪一会，秘书在欧洲迅速普遍起来，私人秘书出现。
在日本，秘书是求职青年最乐于选择的职业之一。
日本高中女生百分之二十。
美国和加拿大的“国际职业秘书协会”是博士级别的。
14、全世界而言，秘书的特点：⑴普遍化、年轻化和女性化⑵辅助功能性强，工作适应面广。
发展趋势：⑴由事务型转为智能型⑵秘书工作日益专业化⑶秘书人员的高学历和工作的永久化15、设置秘书机构的三个原则：一是精简原则；二是总想层次尽量减少；三是横向幅度可适当加大。
16、我国秘书机构有广义和狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅主任领导下的办公室或办公厅，其名称由机关、单位或者首长名称加秘书机构名称两部分组成。
行政秘书学(第二讲)
（二）辅佐决策
1、秘书辅佐决策的内容 （1）为决策提供有效依据 （2）加速决策实施的进程 （3）促进决策的优化 2、秘书辅佐决策的方式 （1）决策前的服务式辅佐 （2）决策形成中的协助式辅佐 （3）决策执行中的协调式辅佐 （4）决策效果评估中的鉴诫式辅佐
（三）沟通协调
沟通协调的特点 （1）非权力支配性 （2）非职责限定性 （3）非确定地位性 （4）认同疏导性
部省级正职：三至四级 部省级副职：四至五级 司厅级正职，巡视员：五到七级 司厅级副职，助理巡视员：六到八级 处县级正职，调研员：七到十级 处县级副职，助理调研员：八到十一级 科乡级正职，主任科员：九到十二级 科乡级副职，副主任科员：九到十三级 科员：九到十四级 办事员：十到十五级
（三）临时性秘书部门
（二）秘书职务的等级结构
1、我国秘书分成两类 （1）具有领导职务的秘书，如秘书长、办公厅 （室）主任。 （2）没有领导职务的普通秘书 2、具有领导职务பைடு நூலகம்秘书，职务从正部级到副 科级，共8类十一个等级；非领导职务的秘书， 职务从巡视员到办事员，共8类十一个等级。
职务与级别的对应关系：
（二）秘书部门在行政系统中的地位
领导决策系统 秘书系统 执 行 系 统
（二）秘书部门在行政系统中的地位
领导系统 秘书系统 直线系统、职能系统
三、秘书的基本职能（参加教材）
（一）参谋咨询 1、参谋咨询的特点： （1）随机性 （2）依附性 （3）多样性 2、参谋咨询的方法 （1）预测性参谋咨询 （2）跟踪性参谋咨询 （3）进谏性参谋咨询
（四）管理事务
管理事务的特点 （1）层次性 （2）适变性 （3）机动性
行政秘书学
行政秘书学秘书（★）：乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。
秘书的分类：（★）按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。
按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。
按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。
秘书的层次（★）：高级、中级、初级。
秘书工作的内容：（★）（1）办文：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理（2）办会：会议会务组织（3）办事：调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项秘书的工作性质、特点：（★）1.机要性（机密性）2.综合性3.辅助性（服务性、从属性、被动性）秘书的工作作用：（★）1.协调作用 2.信息枢纽作用3.参谋助手作用4.公共关系作用（形象作用）现代秘书职业的变化特点（★）1、从技能性工作向智能性工作转化。
2、从常规内向思维向外向开放思维转化。
3、从事务性服务向信息化服务转化。
4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。
现代秘书工作的发展趋势（★）1、秘书工作职业化2、秘书工作职能强化3、秘书工作科学化4、秘书任职资格化秘书机构的概念（理解）广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。
一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。
是直接为领导工作服务的办事部门。
秘书工作机构的地位：（★）1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构秘书工作机构的性质：（★）秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是服务、协调部门。
《行政秘书学》第三章 沟通管理1
沟通管理
• 秘书机构属于“上情下达，下情上达，左右通气， 内外联络”的职能部门，发挥着桥梁和纽带作用。 • 在秘书的工作中，搜集信息、沟通协调是基本且 重要的工作。 • 人事之难在于知人，人的主观性、随意性、复杂 性，决定了协调与组织型的工作最不容易。
案例讨论：
阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总 经理又争执了起来。后来，陈经理在与行政部门的葛秘 书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意 见，导致决策失误，经公司经营造成了损失。葛秘书知 道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。总经 理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。但不太 注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。副 总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决 断能力差些。从心底里讲，葛秘书的个人感情更倾向副 总经理。今天，副总经理谈起与总经理的分歧，分明是 想得到秘书对他的支持和同情。
三、沟通态度：沟通由心开始
• 喜悦心
• 宽容心
• 同理心
• 赞美心 • 开放心
四、沟通内容的选择与表达
1.目的决定内容（事实型、服从型、说服型、 理解型）
2.表达方式决定沟通效果
–忠于事实 –恰当表达 –大声表达，勇敢表达 –正确表达
行之有效的沟通策略例举
• “因为”的妙用（火鸡之死的启示 – 不管原因如何，使用“因为”，被影响的比例 高达93％ • “专家”的话一定是对的 • “认知对比”——绝妙的主意 – 先提困难的、大的，再提容易的、下的。先举 不好的方案，再列举成熟的方案 • “昂贵”＝“优质”
二、沟通协调对象例举（内部沟通）
领导
豪爽型
中层领导
孤高自傲型
下属
老资格型
冷静型
办公室行政文秘必备知识
办公室行政文秘必备知识作为一名行政文秘，需要具备一定的基础知识和技能，才能胜任工作。
以下是办公室行政文秘必备知识的一些要点。
1. 书信格式办公室行政文秘需要掌握标准的书信格式。
一般来说，书信分为信头、称呼、正文和结束语四个部分。
信头包括机关名称、机关地址、邮政编码和日期等；称呼体现了发信人与收信人之间的身份关系；正文需要简明扼要地表达事实和要求；结束语包括谢意、请求和问候等。
2. 文件管理办公室行政文秘需要擅长文件管理。
文件管理包括文件的收集、整理、保存和检索等方面。
为了提高工作效率，应当建立科学的文件归档制度，避免文件杂乱无章，难以查找。
同时，还需要时常清理过期文件，保持档案室的整洁。
3. 保密制度保密工作是办公室行政文秘必须要重视的一项工作。
在处理机密文件和涉密信息时，需要全面了解保密制度，严格遵守保密规定。
同时，还需要加强信息安全意识，做好信息管理和防范工作。
4. 信息技术随着信息化和数字化的发展，办公室行政文秘需要掌握一定的信息技术。
熟练应用办公软件和网络工具，可以提高工作效率和质量。
例如，掌握电子邮件的使用，可以加快文件的传输和接收；熟悉办公软件的应用，可以快速制作各种文件。
5. 会议组织办公室行政文秘需要具备一定的会议组织和服务技能。
在会议策划、组织和借助会议效果方面，需要具备一定的技巧和经验。
例如，要清楚明确会议的目的、内容和流程，制定细致的会议计划和安排，遵循礼仪规范，做好会前、会中和会后服务工作等。
6. 人际沟通办公室行政文秘需要具备一定的人际沟通能力。
在处理人际关系时，需要善于与人沟通，根据不同情况给予合适的建议和帮助。
如何与上级、同事和客户保持良好的关系，也是要掌握的关键技能。
7. 表格制作办公室行政文秘需要熟练掌握表格制作的技巧。
在日常工作中，需要制作各种表格，例如会议记录表、考勤表、文控表等。
了解Excel表格的基本操作和常用功能，可以较好地完成表格制作工作。
8. 时间管理时间管理对于办公室行政文秘来说十分重要。
行政秘书的技能培训教程
行政秘书的技能培训教程行政秘书是一个组织中非常重要的角色，负责处理和安排行政事务，协助管理层日常工作。
要成为一名高效的行政秘书，需要具备一定的技能和知识。
以下是一份行政秘书的技能培训教程，帮助提升行政秘书的能力。
一、沟通技巧1. 口头和书面沟通：行政秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力。
提升口头表达能力，包括清晰、准确地传达信息，使用适当的语气和态度。
提升书面表达能力，包括撰写专业的邮件、备忘录和报告等。
2. 社交技巧：行政秘书需要与各种人群进行有效的社交。
学习如何与不同的人相处，包括如何处理复杂的人际关系、尊重他人的观点和意见等。
3. 倾听技巧：行政秘书需要倾听和理解他人的需求和要求。
学习主动倾听，包括注意细节、不打断他人说话、提问以澄清信息等。
二、组织能力1. 时间管理：行政秘书需要管理和安排时间，以确保任务的及时完成。
学习如何设定优先级、制定日程安排等时间管理技巧。
2. 文件管理：行政秘书需要负责处理和管理各种文件和文件夹。
学习如何建立有效的文件分类系统、制定文件命名规则等。
3. 会议组织：行政秘书需要协助组织和管理会议。
学习如何准备会议议程、发送会议邀请函、记录会议纪要等。
三、技术能力1. 办公软件使用：行政秘书需要熟练使用办公软件，包括电子邮件、文字处理、电子表格等。
学习如何利用这些工具提高工作效率。
2. 数据处理：行政秘书需要处理各种数据和信息，包括整理和分析统计数据等。
学习如何使用电子表格和数据库软件处理数据。
3. 网络技能：行政秘书需要在互联网上搜集信息和与他人进行交流。
学习如何使用搜索引擎、社交媒体和在线协作工具等。
四、人际关系管理1. 团队合作：行政秘书需要与不同部门和团队合作。
学习如何有效地与他人合作，包括分享信息、解决问题、参与团队活动等。
2. 服务态度：行政秘书需要以服务为导向，满足他人的需求和期望。
学习如何提供专业和友好的服务，包括回应他人的请求、处理投诉等。
3. 机密性和保密：行政秘书需要处理机密和敏感信息。
《行政文秘》课件
将收集到的信息按照主题、时间、 重要性等进行分类整理，便于查询 和使用。
文件存储与备份
文件命名规则
采用规范的文件命名规则，确保文件名清晰、简 洁、易于理解。
文件存储位置
合理规划文件存储位置，避免文件混乱和丢失， 便于查找和使用。
文件备份
养成定期备份文件的习惯，以防止数据丢失和意 外情况的发生。
会议组织与记录
会议筹备
会议记录与纪要
确定会议目的、议程和参会人员，安 排会议时间和地点。
准确记录会议内容和决议，整理成会 议纪要，及时分发给相关人员。
会议通知与资料准备
及时通知与会人员，准备会议资料， 确保会议顺利进行。
接待与电话礼仪
接待来访
热情接待来访客人，了解客人需 求，协调相关部门提供帮助。
行政文秘的职业素质
严谨细致的工作态度
注重细节，追求工作质量，能 够准确无误地完成各项任务。
较强的文字处理能力
能够熟练撰写各类公文、文件 ，语言表达准确、简练。
优秀的组织协调能力
能够高效地安排工作，协调内 外部资源，确保工作顺利进行 。
良好的沟通技巧
能够清晰地传达信息，善于倾 听和表达，协调处理好各方关 系。
成功的会议组织案例
总结词
周密、协调、高效
VS
详细描述
小李在组织会议方面展现了出色的能力。 她提前与参会人员沟通，了解需求，确保 会议议程满足各方要求。在会议过程中， 她协调各方发言，确保会议顺利进行。同 时，她对会议材料准备充分，会议记录详 实准确，使会议成果得以有效落实。
优秀的接待服务案例
总结词
快速学习与应变能力
能够迅速适应新环境和新任务 ，具备应对突发事件的应变能 力。
行政秘书学概述(PPT 77页)
• 2009年10月8日 全国抗震救灾总结表彰大会在北京人民大会 堂举行。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛 在大会上总结了汶川地震抗震救灾的三个历史之最，称其是 中国历史上救援速度最快、动员范围最广、投入力量最大的 抗震救灾斗争，最大限度地挽救了受灾群众生命，最大限度 地减低了灾害造成的损失。
事前、事中、事后均可行文
必须批复
不须批复
一事一请，内容单一，篇幅短小 可一文数事，篇幅较长
请示性写法
陈述性写法
时限短，上级不批复不能行动
不必批复，无时限
妥否，请批示。当否，请批示。 特此报告。
以上意见妥否（当否），请批示。 以上报告如有不妥，请指示 。
报告的结构、内容和写法
首部
标题
发文机关+事由+文种 事由+文种
“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发 区商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公 厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的 通知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间， 各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇 有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置， 确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”
公务文书的四要素
（三）主题的确定： “长期积累，偶然得之”。 （1）认真研究全部材料： （2）深入发掘事物本质： 写人，应抓支配人物语言行动的指导思想； 叙事，应着力于探求事件的思想意义； 说理，应着眼于事物矛盾的剖析； 说明，应抓住事物的特征。 （3）展示崭新的时代精神： “要选取政治上重要 的，为大众所注意的，涉及最迫切问题的主题”。
公文一般结构
三、结尾 • 号召式：提出希望、发出号召、指明方向 • 总结式：总结、概括全文内容，点明主题，加
秘书学在政府机关中的应用与实践
秘书学在政府机关中的应用与实践秘书学是一门应用性较强的学科，它在政府机关中有着广泛的应用与实践。
秘书作为政府机关中的重要职务，不仅需要具备丰富的知识和技能，还需要在日常工作中灵活运用秘书学的理论和方法。
本文将从文件管理、会议组织与协调、沟通与对外交流等方面，探讨秘书学在政府机关中的应用与实践。
一、文件管理文件管理是政府机关中秘书工作的重要内容之一。
秘书在进行文件管理时，应遵循一定的原则和方法，以确保文件的安全性和便捷性。
首先，秘书需要对文件进行分类归档，建立起科学合理的档案体系，使文件的查找、使用和保管变得更加方便快捷。
其次，秘书要善于利用电子化技术，将文件数字化管理，从而提高工作效率和信息安全性。
最后，秘书还应定期对文件进行清理和整理，以确保文件的整洁有序。
通过合理的文件管理，秘书可以更好地协助政府机关的决策和执行工作。
二、会议组织与协调在政府机关中，会议是各部门之间交流沟通、决策问题的重要途径。
作为秘书，会议组织与协调是其重要职责之一。
首先，秘书需要在会议召开前做好充分的准备工作，包括确定会议议题、起草会议通知和议程等。
其次，秘书在会议进行中要做到条理清晰、安排有序，确保会议的效果和质量。
最后，秘书还要及时整理会议纪要，并及时将会议决议传达给相关人员。
通过精心组织和协调，秘书可以提高会议的效率和成果，为政府机关的工作提供保障。
三、沟通与对外交流秘书作为政府机关的桥梁和纽带，需要与各部门和外部机构进行有效沟通与对外交流。
在沟通过程中，秘书需要注重语言表达的准确性和得体性，以便更好地理解和解决各方面的问题。
同时，秘书还要学会倾听和理解他人的观点，促进有效的信息交流。
在对外交流方面，秘书需要代表政府机关参与各类活动和会议，并及时向上级领导报告相关信息。
通过良好的沟通和对外交流，秘书不仅可以增进各方之间的了解与合作，还能提高政府机关的形象和影响力。
综上所述，秘书学在政府机关中的应用与实践主要体现在文件管理、会议组织与协调以及沟通与对外交流等方面。
行政秘书学感想
行政秘书业余爱好对个人成长的影响及应当注意的问题大学上了三年，每当回想起自己学到得知识，都感觉很迷惑，感觉真正能用到的知识很少，大多都是理论的，死板的，在学术上可能会有帮助，在实际中很鸡肋。
因为在现实中，我不可能会拿着一个定义或一条原理去不断地解释生活，也与我可以接受，但别人同样不会认同。
当然还存在一些学科是比较实用的，像是公共关系，公关礼仪，但最实用的还是行政秘书学，因为在它里面，不仅涉及到礼仪，也涉及到各种关系的处理，各种知识能力的锻炼。
虽然我以后从事秘书这个行业的机会很微小，但不可否认，我还是很热衷于这样一门课程，因为它教给了我很多的实用的、受用终生的知识。
对我的个人成长起到了不容忽视的影响。
首先，学习行政秘书学，教会了我该如何妥善的处理好人际关系。
无论办公室大小，人员多少、秘书所做的工作如何烦琐，技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。
人际关系是一门很深的学问，在现实中，我们及受其惠，也受其害，但总也摆脱不了它。
对于我而言，由于交际能力不强，所以我很看重这方面的学习，尤其是和领导的关系处理以及同事的关系处理。
因为我总是会踏入社会，总是会面对这一切，之前，我对这些都充满着畏惧，很难想象，一个刚出茅庐的大学生该怎样跻身于社会。
学习了行政秘书学，让这一切有了一个好的开端，它告诉了我，该如何去做：1.以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。
2.信守承诺：说道做到，做事买力、讲求效率。
3.全神贯注：集中注意力，积极参加集体活动组织。
4.勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上。
5.尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。
6.赞美他人：不吝于赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。
7.时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意批评之后说声谢谢！8.承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找借口推脱。
9.绝不居功更不抢功。
10.不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网络过程。
我想，做到了这十点，我在人际关系这一方面也会有一个质的飞跃。
行政秘书技能全面培训
❖ 和蔼可亲
而且…
❖ 很难忘的 ……！ :)
行政秘书技能全面培训
秘书写作与文档管理…
一、秘书写作概述…
秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所侧重。 大致如下……
1．公文类 国务院所规定的行政公文共有13类14种： ①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报； ⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见；⑩函；⑩会议 纪要。 2．法规类 主要有：规定、条例、办法＼细则等。
第一章: 行政秘书的角色
行政秘书技能全面培训
第一章: 秘书的角色
1 秘书的类别… 2 秘书的职业特征… 3 秘书工作的性质与特点… 4 秘书的作用……
行政秘书技能全面培训
1 秘书的类别…
❖ 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。 如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工矿 企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私 人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。
〖DW〗个人领域(个人隐私的领域)
❖ (3)1.5米～3米 领域)
❖ (4)3米～7米 领域)
〖DW〗社会活动领域(商业空间的 〖DW〗公共活动领导(演讲、会议的
行政秘书技能全面培训
秘书商务礼仪…
❖ 秘书自我保护意识…
言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻… 对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵； 不接受分外的报酬和贵重的礼物； 不参与同事关于男女情事的谈话； 不在上司办公室作非工作性的逗留； 不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉； · 不让对方误解你的关心和帮助是爱情； 尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节； 及时表明你已婚或已有男友； 不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠； 必要时依靠法律，寻求保护……
1第一章 行政秘书学的基础知识4职业道德
课堂练习
王强的教训
王强从某知名大学汉语言文学硕士毕业后，应聘进入× × 人力资源咨询公 司。因为他是该公司学历层次最高的员工之一，公司领导和同事都对他另眼相看， 总经理更是对他寄予了很高的期望，希望他的加盟能够弥补公司人事制度改革之 后留下的某些模糊区域。此时，公司正忙于在短期内研究出一套新的人力资源培 训方案，想请他在完成本职工作的同时协助处理一些登记报名之类的日常工作。 但是，小王拒绝了，他说：“这不属于我的职责范围。”他在心里对自己说： “我有义务做这样的琐碎小事吗？” 经过一段时间后，同事们逐渐发现，王强只接受主管领导直接下达的工作任 务。许多地方不经意地流露出自己的能力就是比其他人强的意识。在接下来的几 个月里，他渐渐失去了同事们的信任，也失去了领导的期待，有些工作甚至还拖 了公司的后腿。 最后，公司只能选择淘汰王强，他被辞退了。 思考讨论： 试分析王强被辞退的原因主要有哪些？请你帮他总结一下教训。
本章思考题
1.秘书应具有怎样的知识结构？ 2.秘书应具备哪些能力？ 3.你认为秘书应具备哪些良好的心理品质？ 4. 秘书应具有哪些基本的职业道德？
技能训练
通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书 工作的领导等，分析哪些品质是秘书职业必 备的。
视频学习
高管秘书沉浮录
——河北第一秘李真 姓 名: 李真 性 别: 男 出生年月: 1962年5月生 最高职务: 河北省国税局原党组书记、局长 （正厅级） 党纪政纪处分: 开除党籍、开除公职 罪 名: 贪污、受贿罪 刑 罚: 死刑，剥夺政治权利终身
高管秘书沉浮录.flv
思考讨论： １.柯林对第一份职业持一种什么样的态度？ 这一态度对他一生事业的发展产 生了什么样的影响？ ２.结合案例谈谈鲍威尔成功的原因是什么？
行政文秘0000
行政文秘行政文秘怎么样，学这个专业到底好不好？下面是美文网我整理的行政秘书相关知识，欢迎阅读。
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行政秘书定义行政秘书的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。
需要有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力，工作效率高，条理性强，具有较强的应变能力，并具有团队合作精神。
负责办公用品的保管领用工作，办公设备的日常维护工作帮助人事行政经理完成部门的相关工作，以及其它总裁交办的工作。
行政秘书的的就业前景秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。
目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。
在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于最重要和最醒目的招聘地位。
秘书岗位的重要在于其对于任何企业来说，都是不可或缺的职位;秘书岗位的醒目还在于其招聘数量的规模体现。
在FESCO每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45%以上。
行业型秘书取代通用型。
现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。
而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。
例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。
另外，在IT、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。
在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能美文网力和稳重的性格及亲和力是一种考验。
由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋。
行政秘书的工作内容1、负责撰写各种管理制度流程和各类公文,并负责完善、优化及推行公司各类规章制度。
2、协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则,协调各部门的工作关系。
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• 英国伦敦工商会考试局负责行政管理方 面的主考官Shirley—Taylor女士的看法： 秘书的工作职能将涉及项目管理、计算 机软件应用、组织会议和出差、外部网 和内部网的通信，文件信息整理，办公 室管理等各个方面。 21世纪，秘书需要有以下5方面的能力： 多元化才能、组织能力、沟通能力、获 取新知识的能力以及团队合作的能力。
三、树立正确的认识观念
• 3. 当秘书不一定要求科班出身。
• 例：从秘书到国务院总理——温家宝
秘书的个人道德修养在秘书职业生涯 中尤其重要
*反例：毛泽东的秘书陈伯达 *反例：河北第一秘——李真
三、树立正确的认识观念
• 4.秘书在现代社会各行各业发挥着重要 作用。在国外，秘书工作早已被划分到 行政管理的范围之内，并有各种权威资 格考试。国内许多高校，还有高等教育 自学考试都开设了秘书学课程。国家还 有各种秘书资格证考试。
给党的主席“提意见”，能在工作上对领导有所 帮 。
• 企业行政文秘人员的素质
• 个人条件：1、学历2、性别3、年龄4、外貌5、 体质/视力/听力 • 个性要求：1、守时2、谨慎3、热情4、合群5、 服从6、自信7、机智8、勤快9、整洁10、自制 11、兴趣
• 品质要求：1、忠诚2、诚实3、负责4、正派5、 廉洁6、谦逊
崧甫-六十四集团军副总司令，军委会中将高参）
郭忏知必死无疑，至樊寓所告别。樊问郭：“不但 能 免死，且将来能重用，你愿意么?”郭云：“免死尚无望， 何能于重用，计从何出?”樊云：“你把宜昌沦陷责任承 认 下来，就能起死回生。”郭说：“认下来杀之有名，死 得 更快。”樊说：“不然，宜昌沦陷，国民参政会提出质 问，要求惩办主要责任者，蒋不会惩办自己，李宗仁他 不敢惩办，陈诚舍不得惩办，不得已而求其次，不惩办 你惩办谁?但蒋也明白你是冤枉，你肯承认，他会放过 你。替死有功，蒋、陈将来会重用你，至于承认也只承 认一半，抽象的承队，不要具体的承认。辞意我替你 拟。”
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四、本学期大致安排
• 1.本学期的讲授以教材的内容为主，但不一定完全按 照教材的内容和体例。请同学作好笔记。 • 2.有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养 积极的思考习惯，并注意观察生活现实。 • 3.有部分实训内容（办文、办会）。 • 4.考试 平时成绩（30%）：出勤+笔记+随堂作业 卷面成绩（70%）：闭卷
• 1. 微软的女秘书——妈妈级的露宝 • 2. 上官婉儿
• 3.公文救命 • “承蒙钧座不次提拔，委以江防重任，理应感 恩图报，建树功勋，无如职能力浅薄，指挥乏 术，致使宜昌名城沦陷敌手，树戾昭彰，百身 莫赎。但职报国有心，尚欲再接再厉，效命疆 场。承蒙钧座俯念追随多年，不无微劳足录， 发往军前，戴罪立功，赴汤蹈火，在所不辞， 不胜待命之至。”（郭忏-长江上游江防司令，樊
行政秘书学
导 论
• 一、课堂初步调查： • 1. 秘书是做什么的？平常接触过专职 秘书人员，或听说过吗？结合历史与 现实中的人物谈谈你对秘书的第一印 象。 • 2. 秘书主要做些什么工作？
• • • • • • • • • • •
行政秘书岗位职责 一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料 及行政领导讲话和相关材料的起草工作； 二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文 字材料的核稿工作； 三、负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪 要的起草工作； 四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做 好其他会议的组织通知等会务工作； 五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事 项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导 六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及 日常事务性工作； 七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信 八、负责办公用品、仪器设备、家具等购臵、建 帐、保管和发放； 九、负责办公室安全防范工作； 十、负责各项信息统计和管理 十一、完成领导交办的其他工作
5. 你希望在本门课程中学到哪些知识？
二、当前社会上对秘书认识主要存在的几 点误区 • 1、秘书要年轻漂亮 • 2、男生不当秘书 • 3、秘书不热门，无发展前途 • 4、秘书无需要专业学习
• 三、树立正确的认识观念 • 1.秘书工作是一门实践性很强的工作。 在理论功底、公文处理、办公管理等个 人素质和专业技能方面都有较高的要求。
全国秘书证书（劳动和社会保障部） 考试等级：四级普通秘书及涉外秘书。 证书价值：是在国内从事秘书职业的资格准入证明。 剑桥秘书证书（英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心 中英中心） 考试等级：分初级、中级和高级三个等级。 报名条件：对考生没有条件限制。 证书价值：获得证书之后，学生可选择就业或继续深造。 lccieb秘书证书（英国伦敦工商会考试局） 考试内容：办公程序、速记等。 考试等级：i、ii、iii级，每级考试成绩又分为三个级别。 考试时间：每年四次定期(series)考试，也可根据需要组织 即期(on demand)考试。 证书价值：国际认可的职业资格证书，获得学员可继续进 修专业资格文凭；到国外大学进一步深造（世界上许多大 学都承认lccieb的证书为入学条件之一）。
三、树立正确的认识观念
• 2.秘书岗位是培养人才的地方
• *中共历史上的著名秘书： • 1.杨尚昆：八路军总部秘书长，中共中央副秘书长，中央 军委秘书长。 • 2.陆定一：延安时毛泽东政治秘书。 • 3.胡乔木：毛泽东的政治秘书，中共中央政治局秘书 • 4.田家英：毛泽东的总管家、日常秘书，中央办公厅秘书 室主任
• 秘书的职业特征：
• （1） 服务的直接性（2）服务的稳定性（3） 知识化（4）年轻化（5）女性化
• 秘书的作用
• （1） 助手（2）参谋（3）协调作用（4）信 息枢纽作用（5）公共关系作用
• 3. 你将来是否有可能从事秘书工作？
• 4. 你觉得什么样的人适合当秘书？
• 毛泽东怎么挑选秘书？ 胡乔木 陈伯达 田家英 年轻，有工作经验，性格温和，具有一定的文 化和政治理论水平，能保守秘密。而且还要能