浅谈医院电子档案管理

浅谈医院电子档案管理

发表时间：2009-07-03T10:44:59.043Z 来源：《赤子》2009年第8期供稿作者：吴春娥1 郭桂梅2 [导读] 随着计算机的应用和网络的普及，电子档案大量涌现，已成为医院电子档案的重要组成部分。（1、黑河市第二人民医院，黑龙江黑河 164300 2、黑河市财政局机关服务中心，黑龙江黑河 164300）摘要：随着计算机的应用和网络的普及，电子档案大量涌现，已成为医院电子档案的重要组成部分。针对医院科研工作的特点，分析了医

院电子电子档案管理中存在的问题，并对医院电子电子档案与纸质档案的共存、电子档案的同步管理、提供利用以及如何提高医院电子电子档案质量等方面展开了讨论。关键词：医院电子；电子档案；管理医院电子档案是指医院系统各级主管部门和医院生产、科研、教育及推广等企业单位或个人在医院生产、科学研究、教学和基本建设等科技活动中形成的归档保存的文字、图表、声像等形态的科技文件材料。随着社会进入高科技信息时代，计算机被广泛应用于各种领域，医院科研单位的科研活动相应也产生了相当大的变革。医院电子档案也由纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等到形式为介质的电子文件过渡，网络的普及更是彻底改变了以往旧的科研管理模式。但是由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此在从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质文件与电子文件并存阶段。如何做好医院电子电子档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，这也成为了医院电子档案工作者的全新课题。

1 电子档案是医院电子档案的重要组成部分随着计算机与网络的普及，医院科研活动也逐渐实现了网络化。各种材料均由网络申报系统自动生成、自动上报，大大提高了工作效率。各种科研材料的写作由传统的手工制作转为计算机操作，尤其是科研活动中各种纷繁复杂的数据处理、图表绘制也均由各种各样的计算机数据处理软件和绘图软件完成。电子档案的产生使科研人员从繁重的手工劳动中解放出来，工作效率有了极大的提高。由此，医院科研单位的科技档案也已从传统意义上的纸质档案转变为纸质档案与电子档案并存的时代。医院电子档案反映了新时期医院科研活动的全貌，忠实记录了医院科研活动，是医院电子档案的重要组成部分。

2 医院电子档案管理工作中存在的问题2．1电子文件的特性带来的问题电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性，它的这一系列特性在医院电子档案中都一一体现。随着网络的普及，国家、部、省各级的医院科研活动均采用网上申报系统，网上在线操作，再由网络申报系统直接打印成册，省去了许多繁文缛节。但是在方便快捷的同时对档案管理也提出了新问题。首先，重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题。其次，电子文件便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录的内容与形式特征不复存在。再次，电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与打印稿的区别，也没有正本与副本的差异，这就使得医院科研人员和档案工作人员在收集整理电子文件时也难以决断。2．2医院电子档案的保密问题医院科研活动必产生科研成果，科研成果的产生必涉及到知识产权，因此对档案的保密要求相对较高。然而电子文件的特性又使其保管相比纸质文件困难得多。一是操作上要求严格，避免操作失误而使原始电子文件丢失；二是适合电子文件载体的物理、化学性质的管要求相对纸质档案高；三是在网络环境下，应注重电子文件的安全，不受病毒等恶意程序的篡改，防止网络恶意窃取，确保医院科研成果及其知识产权的安全。

2．3医院电子档案管理工作者的素质问题在纸质文件时代，医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识、档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一。而进入电子文件时代后，要求医院电子档案工作者必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术，否则将无法介入电子文件的形成与保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。

3 医院电子档案的管理

3．1医院电子档案与纸质档案管理的共存目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性的实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件。3．2医院电子档案的同步管理医院电子档案管理一直遵循“四同步”管理要求，电子文件的出现迫使管理工作者必须在此基础上加上一个“同步”，即电子档案与纸质档案的同步管理，即要实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。根据1999年2月26日发布的《CAD电子文件光盘存存储、归档与档案管理要求》的第一部分《电子文件归档与档案管理》中的要求，科研课题的电子文件，应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后，立即归档。可以采取将电子文件采用“合二为一”的整理方法，使两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质文件的同时，归档电子文件也就整理完成了。3．3医院电子档案的提供利用由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用时应采取适宜的保密、防范措施。对于是在网络管理中，应根据医院电子档案的密级级别，分为在线管理和离线管理。对在线管理的电子档案，要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术；对离线管理的电子档案要采取必要的防盗技术及加密技术。在提供利用时，应根据查阅者的利用情况与科研成果的密级级别而定。对于有较高密级的电子档案，一般不宜采用拷贝的方式提供利用。在特殊情况下要采用拷贝的方式提供利用，也必须要有严格的审批手续，只有当审批手续完成后，并在相应保密人员的监督下，方可进行拷贝，以确保医院科研成果的安全。

4 提高医院电子档案质量的措施

要提高医院电子档案质量，首先应建立健全医院电子电子档案的收集管理制度，要针对医院科研的特点，完善已有的《科技档案管理办法》及《档案管理制度》，把电子档案管理纳入科技档案管理，科技档案管理又纳入科研管理工作，科研管理工作又纳入每个科研单位管理责任状中；其次要争取科研人员的配合，要提高科研人员对电子档案的认知，只有科研人员在一线的自觉收集保存才能使电子档案做到完整、真实；最后要不断提高医院科研工作者和档案工作者的素质，尤其是计算机知识和网络知识的不断更新，才是保证医院电子档案质量的关键。

参考文献

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[2]陆予圻，朱晓怡，范明辉.秘书文档管理[M].上海：复旦大学出版社.

[3]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州：浙江大学出版社.

[4]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社.

[5]孙淑扬，邱晓威.档案计算机管理教程[M].北京：中国人民大学出版社.