公司合同管理办法

公司合同管理办法

为了加强公司的合同管理，维护企业合法权益，我们制定了本办法。本办法适用于本公司及其分支机构在经营管理活动中的经营性合同的管理。我们将依据法律法规和公司实际情况，以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，建立和完善公司合同管理。

本办法所称合同是指本公司及各分支机构在与其他平等主体的法人、自然人、其他组织之间在生产经营活动中签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议。但劳务合同、集体劳动合同等有关身份关系的合同，不适用本办法。

公司合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循依法管理、过错追究、公司利益最大化、职权、授权与最终决定权相结合的职责管理制、部门、岗位各司其职与相互配合、效率优先相结合的原则。

公司各部门及各分支机构应该重视合同管理工作，配备兼职合同管理人员，做好合同评审、签订、履行、纠纷处理等各

环节管理工作，提高合同管理的水平和质量，保证合同的合法性、规范性、有效性和可操作性，规避公司经营风险，维护公司的合法权益。

公司法定代表人对合同管理工作负有第一领导责任；公司分支机构对经公司或公司法定代表人授权签订的合同负第一领导责任。公司指定一名领导分管合同管理工作，负担合同管理工作的第二领导责任。

公司法务部为公司合同归口管理部门，全面负责公司合同管理工作。其主要职责包括宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规；制定公司合同管理办法，建立合同管理制度，负责合同日常管理工作并监督执行；参与公司重大合同的论证、谈判和签订工作，监督履行并进行备案管理；审查、修改以公司名义订立的合同文本；建立合同管理统计分析和工作报告制度；定期、不定期检查监督合同的执行情况，指导公司合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为提出整改意见及奖惩建议；办理公司的《专项授权委托证明》和《法人授权委托书》及其审核工作；配合公司各部门、各分支机构办理合

同的报批、公证、见证等事项；处理对公司有重大影响的合同纠纷案件，建立合同纠纷预警机制。

公司应对合同管理人员和业务人员进行法律培训，并对他们的合同管理工作进行业务指导。此外，公司还应建立合同专用章管理及使用制度，对合同管理档案进行检查，以及履行其他应由法务部履行的合同管理职责。

为了做好合同管理工作，公司的采购、工程、市场、财务、行政人事等部门应根据本部门职责和公司法务部的要求，对合同条款进行审核联签，形成联查机制。这些部门还应提出意见和建议，监督和评价合同履行及履行后的结果，并与法务部相互支持、配合。

公司从事生产经营活动的部门/分支机构应配备具有一定

法律知识和经营管理知识的兼职合同管理员。这些管理员的职责包括日常管理合同、参与合同谈判和签订、审查合同文本、跟进合同履行情况、督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件，并及时归档，向本部门/分支机构负责人提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析

报送有关合同管理情况及统计资料。

公司法定代表人根据公司的具体情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限，发给专项委托代理人《专项授权委托书》，发给长期委托代理人《法人授权委托书》。长期委托代理人的代理事项以委托代理人所在部门/单位职责界定，《法人授权委托书》中必须明确代理事项，专项委托代理人的代理事项根据具体情况决定。长期委托代理人一般委托期限为一个季度，专项委托代理人一般一事一委托。

被授权人员必须具备德行操守良好、业务素质良好、法律意识强的条件。委托代理人的职责包括根据授权书的范围代表公司签署合同，并在合同履行过程中进行监督和管理。

委托代理人应当在代理事项范围内进行谈判和签订合同，并竭尽所能维护公司利益。同时，他们不能违法越权或消极推诿。

对于需要上级领导批准的合同，委托代理人应当办理相关手续并提出自己的意见，并对自己的意见负责。

委托代理人应当全面履行所签订合同的责任，及时发现问题并上报，设法解决。

委托代理人应当整理所签合同的所有资料，并及时将其上交给本部门的合同管理人员。同时，授权委托书应当妥善保管，防止遗失，并且不得转借他人或作他用。委托代理人工作变动时，应当将授权委托书交回公司法务部。

在获得公司法定代表人书面同意后，方可出具加盖合同专用章的空白合同、业务介绍信和空白授权（委托）书。

在合同订立前，应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策/法律风险分析等，并进行必要的尽职调查并形成

报告。对于首次合作的业务对象或新的业务模式，必须形成可行性研究报告。

公司各部门应当建立客户/供应商信用分析、评价和预警

机制。对于首次合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行客户信用调查分析。这包括要求对方提供的证明材料，

如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明等，以及进行实地调查，如在对方当事人注册的工商行政管理部门查阅其企业基本信息，聘请律师事务所、会计师事务所、专业调查公司等中介机构进行专项调查，并出具调查报告。

第十九条规定，对于风险较大的合同，应要求对方提供有效担保。这是为了保障公司的利益和权益。

第二十条规定，重大合同的谈判应有法务部人员或外聘法律顾问参加。如果无法现场参加，合同经办部门应及时将谈判情况传递给法务部人员或外聘法律顾问，以便及时提出法律意见供参考。

本办法规定，重大合同是指企业收购和兼并、重大资产处置、合资合作及其他法律关系复杂或以公司名义对外签订的标的额在50万元以上，或可能对公司及股东权益造成重大影响的合同。

第二十一条规定，合同经办人员应妥善保管谈判过程中的书面资料，并在出现不同意见时，立即以书面形式回复对方，

避免因缔约过失而承担经济责任。这些资料应交由合同管理人员统一保管。

第二节规定了合同评审的程序。第二十二条规定，合同签订前应进行评审。通过招标方式订立合同的，合同评审应在招标文件发出前进行。

合同评审可以通过会签方式或集体会审进行。参与评审的部门应按各自的职责审核合同的相关条款。法务部负责合同的合法性和权利义务的对等性；合同经办部门负责提交资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性；财务部门负责核查对方银行资信，并对公司财务风险性负责；采购部门或其他具有采购职能的业务部门负责对供应商价格的合理性进行审核。

未经法务部评审通过的合同，不得加盖公司公章或合同专用章。

为确保合同评审的及时性和有效性，第二十六条规定了合理的评审时间。一般情况下，合同评审时间不超过一个工作日；对于法律关系较为复杂的合同，评审时间不超过三个工作日；而对于法律关系特别复杂的合同，评审时间不超过五个工作日。

根据第二十七条规定，合同经办部门应当根据合同评审意见修改合同文本，并将有关情况反馈给参加评审的各相关部门。

为了保证合同文本的规范性和维护公司利益，第二十八条规定了法务部根据公司业务特点，结合公司所属分支机构、业务部门、项目部提供的合同示范文本草稿，拟定合同示范文本，作为公司对外签约的推荐文本。

合同文本中，双方当事人的权利和义务必须明确、具体，文字表达清楚、准确。合同文本应注意的主要问题包括：在合同首部，写明供需双方的全称（与印签相符）、签约日期、签约地点；在正文部分，注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术参数、质量标准要明确具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理秤差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价格以双方约定价格为准；付款方式、时间、违约责任的约定应明确具体，有法定违约金的须按规定填写清楚，法律未规定或规定不具体的，应明确具体的处理方式，违约责任须写清楚约定的

违约金数额、比例及计算方法；纠纷处理方式选择应明确详细，没有歧义。合同一律采用书面格式，国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准的合同文本，有关修改合同的文书、图表、传真件、电子邮件等均为合同的组成部分。文字有修改内容的，须双方签字或加盖公章确认。合同的编号也应遵循规定格式。

第二十九条规定，签订合同应当遵守国家法律、法规的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。除以下情况外，应当采用书面形式订立合同。

公司的日常办公用品和低值易耗品等业务应及时结清。

在签订合同前，经办部门应按公司规定对合同进行编号，并由法务部核定。如果使用对方的合同编号，则在签订合同后，法务部应按内部格式重新给予编号。

对外签订合同应以企业法人名义进行。职能部门不得以自己的名义签订合同。如果需要以分支机构名义签订合同，则须报公司法务部同意，并事先取得公司法定代表人的授权。

对外签订合同应由法定代表人或其委托的代理人进行。如果委托代理人签订合同，则必须由法定代表人签发《法定代表人授权委托书》，并在委托书中明确委托代理的权限和期限以及是否可转委托等事项，并加盖公司公章。委托代理人代表公

司签订合同时，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。

采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当以书面确认书作为合同成立的条件。以传真方式签署的合同，应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。

合同文本拟定完毕后，经相关部门和批准人在《合同审核单》上签字确认后，合同可以正式签订。由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效。签订合同应当使用合同专用章，除特殊情况外，不得使用行政公章或以其他印章代替。合同文本两页以上的，应当加盖骑缝章。

合同原件我方保留两份或两份以上，合同经办部门应当向财务部门和法务部提交合同原件。保密合同按照相关部门需执行的事项，分别摘抄报送相关部门。

在合同履行过程中，涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，各部门密切配合。合同生效后，应当全面履行合同。如果出现履行不能的情形，应当及时采取补救措施，减少损失或与对方协商变更或解除合同。对合同履行过程中发现的问题，合同经办部门和承办人员应及时处理，包括发现合同内容存在缺陷、无法操作时应及时报告主管领导和法务部，发生合同收

款或付款延迟时应及时通知主管领导、财务部门和法务部，并说明理由和拟采取的措施，以及履约条件发生变化时应及时与对方进行协商，采取补救措施，并将相关情况报告主管领导和法务部。

行合同的要求；

二）对方发来的函电应及时回复，回复内容应当真实、准确、完整；

三）对方发来的函电如有涉及合同履行的问题，应当及时向主管领导和法务部报告并妥善处理；

四）对方发来的函电如有明显错误或不当之处，应当及时指出并提出修改意见；

五）对方发来的函电如有要求变更合同条款的，应当及时报告主管领导和法务部，并经过法务部审查后再作回复。

在处理来往函电时，应当注意保护公司利益，维护公司形象，严格遵守保密规定。同时，应当尽量采用书面形式，以备查证。

第一章总则

1.本规定是为了规范公司合同管理行为，保护公司合法权益，促进公司合同管理工作的规范化和科学化。

2.公司合同管理应遵循公正、公平、诚信、谨慎的原则，

严格按照法律、法规和公司规章制度办事。

3.公司合同管理应注重信息的收集、分析和应用，及时发

现和解决问题，提高工作效率和服务质量。

第二章合同的订立

4.公司合同应当明确约定双方的权利和义务，具有合法、

有效、安全、稳定的特点，保证公司的合法权益得到保障。

5.公司合同应当依据实际情况，明确约定合同的履行期限、履行地点、履行方式、履行标准、履行责任等条款。

6.公司合同应当遵循公开、公平、竞争的原则，采取公开

招标、竞争性谈判等方式进行，确保合同的公正、公平、透明。

7.公司合同应当经过法律、财务、业务等相关部门的审查

和审核，确保合同的合法性、合规性、风险可控性。

第三章合同的履行

8.公司合同的履行应当遵循诚实守信、合法合规、质量优良、服务到位的原则，确保合同的有效履行。

9.公司合同的履行应当注重过程管理、风险控制、质量监督、服务评价等环节，及时发现和解决问题，确保合同的顺利履行。

10.公司合同的履行应当依据合同约定，及时履行各项义务，确保合同的及时履行和质量保证。

第四章合同的管理

11.公司合同的管理应当建立健全合同管理制度、规章制度和操作规程，确保合同管理工作的规范化和科学化。

12.公司合同的管理应当注重信息化建设，建立健全合同管理信息系统，实现合同管理的数字化、网络化、智能化。

13.公司合同的管理应当加强培训和教育，提高合同管理人员的业务水平和管理能力，确保合同管理工作的专业化和精细化。

第五章合同的变更、转让和解除

14.公司合同的变更、转让和解除应当遵循法律法规和合同约定，经过合法程序和程序审批，确保合同管理工作的合法性和规范性。

15.公司合同的变更应当及时通知对方当事人，并进行协商，形成一致意见后，正式签订变更合同的书面协议。

16.公司合同的转让应当依法进行，并通过法务部办理相关手续。转让合同权利的，应及时通知对方当事人。

17.公司合同的解除应当签订解除合同的书面协议，经双方一致同意后方可解除合同。如有异议，应以书面形式提出，并依法提请人民法院或仲裁机构予以确认。

18.公司合同的变更、转让和解除应当按照规定程序办理，并经过相关部门的评审和备案，确保合同管理工作的规范化和科学化。

第六章合同纠纷的处理

第五十六条：在合同履行过程中，如果对方当事人有违约行为，合同经办部门应及时发出督促履行合同、承担违约责任的函件，并报送业务部门和法务部，取得对方当事人的签认。

第五十七条：如果对方当事人明确表示不继续履行合同，或经过督促仍然不履行合同义务，合同纠纷由合同经办部门负责处理，其他相关部门要积极配合纠纷处理工作。委托代理人应负责处理纠纷到底。合同纠纷的提出应在法律规定的时效内进行。

第五十八条：处理合同纠纷的原则包括：（一）以事实为依据，以法律和合同约定为准绳；（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的同时，不侵犯对方合法权益，互谅互让，达

成协议，解决纠纷；（三）对于因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯。对于因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失。对于因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清双方各自应承担的责任，合情合理合法解决。

第五十九条：法务部统一办理合同纠纷案件的登记和审查。公司法务部负责处理的合同纠纷，有关单位/部门必须主动提

供以下证据材料（原件或影印件）：（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电传、图表、电子邮件等；（二）送货、提货、托运、验收、等有关凭证；（三）货款的支付、收据凭证，有关财务账目；（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；（五）有关违约的证据材料；（六）其他与处理纠纷有关的材料。

第六十条：对于经双方协商达成一致意见的合同纠纷，应签订书面补充协议，由双方法定代表人或授权委托人签字并加盖印章。合同经办部门/分支机构合同经办人员对已经签署的

解决合同纠纷的协议书、上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，妥善保存。对于对方当事人在规定期

限届满时没有执行上述文书中有关规定的，委托代理人应及时向主管领导和公司法务部汇报。

第六十一条：如果对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书，各责任单位/部门应配合公司法务部及时向有管辖权的人民法院申请执行。在向人民法院提交申请执行书之前，合同经办单位应认真核查对方的财产状况，发现对方有隐匿、转移财产的行为应及时向公司法务部报告。

执行和解协议的各方应当签订协议书，并按照书面规定执行。在离任前，各单位/部门负责人应当解决任期内的合同纠纷。如果无法解决，应当向继任者说明情况，并在离任后继续协助解决。新任负责人应及时处理前任遗留的合同纠纷，以避免发生或扩大损失。

合同专用章应按照公司的《印章管理制度》规定刻制、保管和使用。公司法定代表人指定合同专用章保管人，保管人必须妥善保管专用章，保证印章安全，并对专用章的使用情况进行登记和建立台账。如果合同专用章发生毁损或遗失，应及时报告总经理和法务部，并按照公司《印章管理制度》的规定办

理报废和重新制发手续。如果合同专用章遗失，应通过有效方式通知所有业务往来单位，并在相关媒体刊登遗失声明，以避免因印章遗失造成损失。合同专用章仅用于合同的签署，不得在与合同无关的文件上盖章，不得在空白合同书或空白用纸上盖章，不得出借。加盖印章前必须提供合同已经按照要求经过评审的《合同审核单》。法务部应及时了解合同专用章使用情况，并将此作为合同监督检查的重要内容。

合同及合同基础资料作为企业对外经济活动的重要法律依据和企业内部的重要资料，应当妥善保管。公司应建立健全合同及合同基础资料的档案管理制度，并明确合同档案管理部门。合同包括合同文本及相关附件、图表等。合同基础资料包括合同评审资料、正式合同文本、合同履行过程中形成的文件资料、合同履行报告等。按照生成时间，合同基础资料可分为四个部分：（一）合同签订前产生的相关资料；（二）正式合同文本；（三）合同签订后至合同履行完毕前产生的相关资料；（四）合同纠纷发生后产生的相关资料。合同及合同基础资料生成后，原件必须及时进行编号、登记、立卷、归档保存。日常管理工作中应使用合同及合同基础资料的复印件，需要使用合同及合同基础资料原件的，应建立严格的审批、归还制度。严禁涂改、

毁损合同及合同基础资料。合同履行完毕或纠纷处理完毕后，合同经办部门应配合法务部及时将合同档案按照企业档案管理的要求，移交合同档案管理部门集中管理。

第七十三条规定了合同档案的借用和查阅需要履行的借阅手续。借阅者必须爱护档案，不得涂改、抽拆，也不得擅自转借。

根据第七十四条规定，合同档案的保管期限最低不得低于五年。如果合同履行期间没有发生纠纷，那么资料保管期限从合同全部履行完毕之日起算。如果发生了纠纷，资料保管期限从纠纷处理完毕之日起算。标的额一百万元以上的重大合同和工程合同档案保管期不得低于十年。

根据第七十五条规定，合同档案不得擅自销毁。如果超过保管年限且确无保存价值的合同档案，应按照档案管理的相关要求进行销毁。

第九章规定了合同的监督检查。根据第七十六条规定，公司法务部应当加强对合同签订和履行情况的检查，并及时处理发现的问题。

根据第七十七条规定，合同检查的主要内容包括合同管理制度的建立与落实情况、合同的签订和履行情况、合同纠纷的处理情况、合同基础资料的整理、保管和档案管理情况、合同管理信息的编制和分析工作，以及对于因违反合同管理制度造成重大经济损失的人员的责任追究情况。

根据第七十八条规定，公司法务部可以向受检单位/部门及公司总经理提出处理意见，包括责令限期改正、建议追究行政责任和经济责任、刑事责任，以及建议表彰或奖励在合同管理工作中成绩显著的单位/部门和个人。

根据第七十九条规定，受检单位/部门应在收到检查意见书之日起30日内将落实情况书面报告公司法务部。

第十章规定了奖惩。根据第八十条规定，公司应每年对合同管理工作进行一次全面总结，并对在合同管理工作中尽职尽责、工作成绩显著或在签订、履行合同中为公司避免重大经济损失的人员给予表彰和奖励。