时间管理的法则

时间管理的法则

一、效能管理法

分析事件的重要与紧急情况，就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类，如图1所示：

图1 象限时间管理法示意图

1.四象限时间管理

A类事件既重要又紧急，B类事件重要但不紧急，C类事件紧急但不重要，D类事件既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是：A类事件→B类事件→C类事件→D类事件。

在管理者的工作中，纷至沓来的A类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的A 类事件？是哪个环节没有做好呢？

A类事件频发的原因

管理专家研究发现，A类事件一般是由错误处理B类事件导致的，也就是说，当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急，随着时间推移，最终转换为A类事件，当转化发生后，经理人只能停下手边的工作，全力以赴地处理A类事件，之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。

值得注意的是，人们往往未能妥善处理B类事件的原因是被C类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类事件，又花费50%左右的时间处理A类事件，于是经理人就在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，将B类事件扔在一边，无暇顾及。

避免转化的方法

要想避免B类事件转化为A类事件，一般可以采用的方法包括：

压缩：完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤。

替代：寻找比此事件更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件。

授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。

先做：依照重要性区分事件，相对于C类事件来说，先做B类事件。

舍弃：舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作。

增加：增加时间和工作量，全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美。

改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。

杜绝：杜绝不重要且不紧急的事件的发生。

确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。

聚焦：安排专门的时间段，集中精力处理重要事件。

少做：不重要的事件要尽量少做。

不做：不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益。

时间分配

对于四类事件，经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图2所示：

图2 时间分配示意图

对于既紧急又重要的突发事件，需要安排20%-25%的时间，且一定要控制在25%以下；对于重要但不紧急的事件，需要安排65%-80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类工作上，把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作，需要花费15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费1%甚至更少的时间去做。

2.艾森豪威尔的时间管理原则

艾森豪威尔认为，对A、B、C、D四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图3所示：

图3 艾森豪威尔的时间管理原则

第一，A类既紧急又重要的突发事件，本人做，且立即做；第二，B类重要但不紧急的工作，本人做，且花费大量时间做；第三，C类紧急但不重要的工作，尽量不自己做，委托

给别人做，如果必须自己做，则要减少工作量；第四，D类既不重要且不紧急的工作，扔进废纸篓，不做。

3.4D原则

4D原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合，面对A、B、C、D四类工作，要采取不同的原则：A类工作要马上去做，也就是Do it now；B类工作可以以后再说，也就是Do it later；C类工作要授权给别人做，也就是Delegate；D类工作则干脆不做，也就是Don’t do it。

二、艾维·李的效率法

在经理人时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，经理人要想有效地利用时间，就必须对工作有所取舍，选取最重要、最有价值的工作执行。

美国管理学家艾维·李提出了“10分钟6件事效率法”，这种时间管理法也被译为“效率法”、“艾维·李效率法”。从完成工作的性价比来看，也可以称为“效能法”。

艾维·李认为，工作者可以花费5分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的6件重要事情，再花费5分钟时间给这些事情按照重要程度排序，将最重要事件的编为“1号”，次要事件编为“2号”，依此类推，最后把这6件事写在纸上，剪成小纸条，工作时就按照事件次序一一执行，保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。

简而言之，艾维·李的效率法可以总结为以下三个步骤：第一，列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；第二，把这六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所排顺序做事，直至下班结束。

三、一周时间运筹法

时间管理从计划开始，好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作，发现时间浪费之处，找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。

1.使用方法

使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记为从星期一、星期二到星期天，以小时时间为纵坐标，标记为从早晨到晚上，还需要加上备注和总结。在接下来的一周里，使用者要认真记录时间利用情况，每天都要进行总结，当一周结束后，再进行周总结。如表1所示：

表1 一周时间运筹法

2.时间管理细到周

对中、基层经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。

经理人倾向于制定月计划，但实际上这种方法并不理想。例如，麦肯锡通过调查全球经理人的计划实现有效性，发现大部分企业都在做月计划，而制定月计划之后，每个星期的实施有效性是不一样的，第一周为70%～80%，第二周为60%～70%，第三周为50%～60%，第四周只有40%～50%。个人月计划的实施情况也与此相似，月末时只剩下50%左右。

这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。一个月之前料想的情形，到现在很可能已经发生了很大的变化。如果每天追踪这些变化，就会发现每天的计划实施有效性都在减弱，频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作，往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡，所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。

考虑到中国人的文化观念比较急功近利、注重实用主义，报表应该要越少越好，越精要越好，一个星期只需要两张表就足够了，一张表为周报表，另一张表为客户档案记录表。除此之外，表格设计也要风格简明为上，抓住关键数据即可。

四、办公室的5S

办公室的工作既繁也杂，要想做到很好地管理文件档案和办公区域，就必须进行办公室的5S行动。办公室的5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图4所示：

图4 办公室的5S示意图

1.整理

整理是指整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。

首先，办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件，将过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件收到柜子里；

其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天；

最后，定期定制标签和标识，用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。

2.整顿

整顿是指整顿工作作风和流程，让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾办公室，工作者要在午餐前做简单整顿，下午下班前做彻底全面的整顿，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无聊的事情，往往导致工作效率降低。