金字塔原理--思考与写作表达训练
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• 40岁以上（不包括40岁）
单位规范
计量单位
正确使用
错误使用
长度单位
功率单位 质量单位 热能单位 体积单位 面积单位
公里、千米、米、分米、公分、尺
千瓦、瓦
马力
千克、公斤、吨、克、 斤、两
焦耳
千卡
升、毫升
公升、立升
公顷、平方米
亩、平方丈
标点规范
• “严禁中外记者利用采访进
行挑唆，煽动性宣传报道”；
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示 主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越 级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事，一事一请） 结语 （妥否，请批示；当否，请批准为荷）
单位 成文时间
《报告》
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告
• 结尾用语：如：为要（盼）、 特此通知（报告、函告）等；
• 过渡用语：如：为（对、因、 据）此、鉴于、总之、综上所 述等；
《通知》
标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：行政部关于控制流感的通知
正文 （一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋ 执行要求
结语 （特此通知）
单位 成文时间
《请示》
金字塔原理 ---思考与写作表达训练
结构化思维
• 思维最大的敌人是复杂 • 思维最大的障碍是混乱
精准表达 = 理性思考+感性表达
理性 思考，向左脑进发； 感性 表达，向右脑进发。
事由： -需组织召开一次会
人员： -李总来电话说他3点钟不能参加会议； -张总说他不介意晚点开会，把会议放在明天开
也可以， 但10：30以前不行； -黄总秘书说，黄总明天较晚时间才能赶回来。
下行文
上级领导机关
给其所属的下 上级级机关领的导行机文关， 给即其自所上而属下的的下 级行机文关。的如行命文， 即令自、决上定而、下指的 行示文、批。复等如。命 令、决定、指
示、批复等。
平行文
同级机关或 者互不隶属 机同关级之机间关的或者 行互文不。隶属机关 如之函间是的最行典文。 型如的函平是行最文典。型 的平行文。
是已知的；
• 2.背景和冲突是能够自然的产
生疑问；
• 3.疑问所对应的答案往往就是
一篇文章的主题（文种）；
• 4.序言的长度取决于读者了解
与主题相关的信息需求度，但 总体原则是宜短不宜长。
标准式的演绎推理
人会死
秦始皇是人
秦始皇会死
符合此条 件的人可 以被录取
甲符合此条件 甲可以被录取
四项工作同 时做好才能
增加产量
公司结构无 法支持作好 这四项工作
公司需要调 整结构
大前提
小前提
结论
连环式的演绎推理
我们的旧报纸足以 满足我们自身的需 要
但我们将旧报纸卖 给了别的国家并导 致了旧报纸短缺
作为新闻纸原料的 旧报纸的短缺将导 致我们新闻纸短缺
我们的旧报纸足以 满足我们自身的需 要
但我们将旧报纸卖 给了别的国家
如果谓语 （动作或对象）相同
如果主语和 谓语都不同
找出谓语 之间的共性
找出主语 之间的共性
找出其隐含 意义之间的共性
2种不同表述的思想
通常可用“步骤”、“建议“、
表
行动性思想 “目标”或“改革“等名词表示
述
方
式
描述性思想 通常可用“原因”、“问题”或
“结论”、“内容”等名词表示
行动性思想的概括
为了改善公司基层员工的文化生活：
顺
写
序
作
思
非实物
路
过程
按发生的先后顺序
3.程度顺序
1．按照共同特性将 思想/观点/问题予 以分组；
2．将最具有该特性 的思想/观点/问题 排在每组的第一位， 先强后弱，先重要 后次要。
2.结构顺序的MECE
MECE 方法
• 二分法思维 • 输入 - 处理 - 输出
最常见的表达
客户对销售和库存报告不满意。
突出忧虑式（冲突—背景—解决方案） 突出信心式（疑问—背景—冲突）
冲突：熬夜完成的PPT领导不满意 情境：你的领导又要你赶PPT 解决方案：赶紧参加培训
疑问：如何才能作出领导满意的PPT 情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意
序言结构的注意事项
• 1.序言结构中的背景和冲突都
波兰将遭到（多国）坦克入侵
归纳
法军坦克 抵达波兰 边境
德军坦克 抵达波兰 边境
俄军坦克 抵达波兰 边境
S序言 = 讲故事 ITUATION 背景：事件发生的时间、地点等要素
COMPLICATION 冲突：在背景下，产生了困难或变化
QUESTION
疑问：基于背景和冲突，这种读者脑海中产生了一个疑问
ANSWER
会议室： -会议室明天已经人预订了，但星期四没人预订
李总：今天不行 张总：明天10：30以后 黄总：星期四以前不行
会议室明天无法预订 会议室星期四可以预订
星期四开会可以吗？
巴巴拉 · 明托（Barbara Minto）
《金字塔原理》成为麦肯锡公司的公司标准，并被认为是麦 肯锡公司组织结构的一个重要部分。并已成为管理界和咨询 业的实际行业标准，并得到社会各界的认可。
思维的极限 = 7
大脑最多记忆7个思想 过多的思想需要分类和分组 分组的思想之间建立逻辑
逻辑只有纵向和横向两种
只有金字塔结 构满足这些要 求，读者的大 脑会自动按照 金字塔结构组 织阅读
金字塔结构的好处
金字塔原理的四个基本特点
特征一：结论先行
一篇文章只支持一个思想，并出现 在文章的开头。
特征二：上下对应
答案：对疑问给出解答，并位于金字塔的顶点。
标准的金字塔结构
标准式（背景—冲突—解决方案）
情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意 解决方案：赶紧参加培训
开门见山式（解决方案—冲突—背景）
解决方案：如果不赶紧参加培训 情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意
读者的阅读习惯
阅读开始
明确讲什么？ 勾勒轮廓
看重点？
阅读过程中 挑清晰的文字读
回顾全文整体框架
阅读结束
细读重点部分
1、处理3～5条信 息，一目了然；
2、处理6～9条信 息，自我麻木。
公文的写作逻辑
公文写作的逻辑需依据读者的阅读特点进行。
写作前 思维导图整理，从结论开始
写作过程
结构清晰、主次分明 条列式写作（不超过5点，尽量3点）
任何一个层次上的思
Ａ
想都必须是其下一层
次思想的概括。
A1 A2 A3
序言 Ｇ Ｂ
B1 B2 B3
Ｃ C1 C2 C3
特征三：分类清楚
每组中的思想必须属于同一个范畴。
特征四：排序逻辑
每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。
金字塔结构的3种子结构
子结构三：序言的讲故事结构
子结构一：主题和子 主题之间的纵向关系
写作结束
校错并精简语言 重复结论
一、公文的写作步骤
• 1、主动目标的转化 • 2、正式指数的判断 • 3、游说矩阵的设定 • 4、层次结构的选择
主动目标的转化
我们在乎的内容 = 希望对方采取的行动
正式指数
• 纵坐标：资源的充足程度（即沟通的内容是否在
目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所 难）；
• 1．应向生产部表明，董事会非常重视工人的业 余生活；
• 2．应设计一个企业文化活动的总体框架，并让 文化专员开始准备；
• 3．应通过基层员工的渠道向上反应。
行动性思想的概括
1．修理车顶的破洞 2．买新的车内地毯 3．写报纸广告稿 4．买新的车内顶灯 5．修理车身凹陷处 6．送修理厂把锈斑喷漆 7．写后窗售车广告 8．写公告板的售车海报 9．换一个新的方向盘护套 请概括其中的行动性思想。
主送机关 （可以一个，也可多个）
正文
开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项）
结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
单位 成文时间
《函》
标题 发函用《关于XXXX的函》复函用《关于XXXX的复函》
主送单位 发函可多头，复函主送来函单位
正文
开头：发函说明缘由、目的，商洽工作等情况交代 复函引述来函发文号起首，表明收到函
归纳
大前提
小前提
结论 演绎
福尔摩斯的归纳/演绎
一篇这样的文章…
A1
A2
A3
B1
B2
B3
整个推理过程需要 不断反复
C1
C2
C3
你必须进行改革
为什么？
如何进行？
这些是目前存在 的问题
这些是造成问题 的原因
因此，这些是你 必须采取的措施
A1
B1
C1 A2
B2
C2 A3
B3
C3
大归纳，小演绎
演绎：基层支持 归纳：全局主线
分细分市场的前景还不明确； 5．总体来看，市场有吸引力，但也高度分散。
公文写作技巧
• 一、公文的写作步骤 • 二、公文的生动有效 • 三、公文的规范表达
公文写作的行文关系
从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。
上行文
下级向它所属 的上级领导机 下关级的向行它文所，属即 的自上下级而领上导的机行 关文的。行文，即 自如下报而告上、的请行示。 文。 如报告、请示。
1、提交报告的周期不恰当； 2、库存数据不可靠； 3、获得库存数据的时间太迟； 4、库存数据与销售数据不吻合； 5、客户希望能改进报告的格式； 6、客户希望除去无意义的数据； 7、客户希望突出说明特殊情况； 8、客户希望减少手工计算。
读者的反映
乱七八糟
概括思想=寻找共性
找出结 构上的 共性
如果主语相同
旧报纸短缺将导致 新闻纸短缺
我们面临旧报纸的 短缺
我们面临新闻纸短 缺
标准式的归纳推理
降低成本是提高利润 的有效途径
生产率低 加班过多 浪费严重 无工序分工
管理层不能胜任目前工作 问＝你怎么知道的？
不调查市场 不接受批评 不关注士气 不注重赢利
归纳与演绎的区别
结论 事件一 事件二 事件… 事件N
• 你好！你现在看到的微博其实是一份杂志。本微博杂志： • 1．专业领域：【思维导图应用】、【培训案例剖析】； • 2．适合群体：爱思考的人、不爱思考的人； • 3．发布时间：早8点、晚8点； • 4．特别承诺：没有无聊的口水、只有专业的价值。 • 总结：我的微博 = 你的杂志，现在就关注！
• 结尾使用祈使句
逻辑的4种顺序
归纳性 的思想组
演绎性 的思想组
时间顺序 例：第一，第二 结构顺序 例：人、财、物 程度顺序 例：最重要、次重要
演绎顺序 大前提、小前提、结论
1.时间顺序
• 时间顺序=先后顺序：人们最习惯的阅读顺
序，最易被接受，优先使用。
2.结构顺序
先整体后局部
结
实物
先上后下
构
顺
结
先左后右
序
构
的
• 思考： • 有哪些祈使句？
三、公文的规范表达
• 1．数字数量的规范 • 2．层次叙述的规范 • 3．计量单位的规范 • 4．标点符号的规范
数字规范
• 本月氯化钾产量为300吨，增加了8%； • 本公司大专文化程度的员工由过去的54%
上升到78%，大本文化程度的员工由过去 的29%上升到53%；
序言 主题
子主题
子主题
子结构二：子主题之间的横向 关系
纵向结构 = 回答问题
为什么？
应该增加 代理品牌
将快速增长 为什么？ 竞争对手弱
为什么？
容易导入
市场大
返点
代销
快递
网络 下单只有2家竞 源自对手品牌不强势如何证明
学校
门店
网络
横向结构 = 演绎 / 归纳
演绎
我会飞，因为我是鸟
鸟会飞
我是鸟
因此，我会飞
• “一、二十字，二、三十年
代，七、八十岁的人很多；
• “经营项目有馄钝、饺子、
面条……等等”；
• “通过这件事我们深刻体
会到：依靠群众、坚持调查 研究的重要性”。
通用公文示范
公文结构用语
• 开头用语：用来表示行文目的、 依据、原因，伴随情况等。如： 为（了）、关于、由于、对于、 根据、按（遵、依）照、据、 查、奉、兹等；
主体：发函写清商洽、询问的事项，明确具体 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不回避
结语
发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复”
单位 成文日期
你身边的商务软件
PPT = ?
图形
色彩
文字 动画
• 横坐标：商务文书的撰写者与其目标读者在立场
上的一致程度（即双方是否相互认可）。
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
二、公文的生动有效
1．运用情感指数 2．做到“读者为尊” 3．进行有效的反馈 4．增加公文的紧迫性
有效反馈
• 1．首用正面反馈 • 2．偶尔负面反馈 • 3．不要没有反馈 • 4．多用修正反馈 • 邮件如何有效反馈？
描述性思想的概括
• 对目前公司信息集合ERP系统提供的信息， 提出以下意见：
• 1．有关劳资、销售的数据应该更新； • 2．现在需要增加招聘的数据； • 3．应该收集供应商招标信息； • 4．目前高管的福利补助栏目不够充分； • 5．需要设置工信委项目的资金进出项
描述性思想的概括
我们的结论是： 1．市场巨大，且正在高速增长； 2．配件市场有利可图； 3．进入市场有一定的门槛； 4．总体趋势喜人，但存在一定的不确定性，部
单位规范
计量单位
正确使用
错误使用
长度单位
功率单位 质量单位 热能单位 体积单位 面积单位
公里、千米、米、分米、公分、尺
千瓦、瓦
马力
千克、公斤、吨、克、 斤、两
焦耳
千卡
升、毫升
公升、立升
公顷、平方米
亩、平方丈
标点规范
• “严禁中外记者利用采访进
行挑唆，煽动性宣传报道”；
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示 主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越 级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事，一事一请） 结语 （妥否，请批示；当否，请批准为荷）
单位 成文时间
《报告》
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告
• 结尾用语：如：为要（盼）、 特此通知（报告、函告）等；
• 过渡用语：如：为（对、因、 据）此、鉴于、总之、综上所 述等；
《通知》
标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：行政部关于控制流感的通知
正文 （一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋ 执行要求
结语 （特此通知）
单位 成文时间
《请示》
金字塔原理 ---思考与写作表达训练
结构化思维
• 思维最大的敌人是复杂 • 思维最大的障碍是混乱
精准表达 = 理性思考+感性表达
理性 思考，向左脑进发； 感性 表达，向右脑进发。
事由： -需组织召开一次会
人员： -李总来电话说他3点钟不能参加会议； -张总说他不介意晚点开会，把会议放在明天开
也可以， 但10：30以前不行； -黄总秘书说，黄总明天较晚时间才能赶回来。
下行文
上级领导机关
给其所属的下 上级级机关领的导行机文关， 给即其自所上而属下的的下 级行机文关。的如行命文， 即令自、决上定而、下指的 行示文、批。复等如。命 令、决定、指
示、批复等。
平行文
同级机关或 者互不隶属 机同关级之机间关的或者 行互文不。隶属机关 如之函间是的最行典文。 型如的函平是行最文典。型 的平行文。
是已知的；
• 2.背景和冲突是能够自然的产
生疑问；
• 3.疑问所对应的答案往往就是
一篇文章的主题（文种）；
• 4.序言的长度取决于读者了解
与主题相关的信息需求度，但 总体原则是宜短不宜长。
标准式的演绎推理
人会死
秦始皇是人
秦始皇会死
符合此条 件的人可 以被录取
甲符合此条件 甲可以被录取
四项工作同 时做好才能
增加产量
公司结构无 法支持作好 这四项工作
公司需要调 整结构
大前提
小前提
结论
连环式的演绎推理
我们的旧报纸足以 满足我们自身的需 要
但我们将旧报纸卖 给了别的国家并导 致了旧报纸短缺
作为新闻纸原料的 旧报纸的短缺将导 致我们新闻纸短缺
我们的旧报纸足以 满足我们自身的需 要
但我们将旧报纸卖 给了别的国家
如果谓语 （动作或对象）相同
如果主语和 谓语都不同
找出谓语 之间的共性
找出主语 之间的共性
找出其隐含 意义之间的共性
2种不同表述的思想
通常可用“步骤”、“建议“、
表
行动性思想 “目标”或“改革“等名词表示
述
方
式
描述性思想 通常可用“原因”、“问题”或
“结论”、“内容”等名词表示
行动性思想的概括
为了改善公司基层员工的文化生活：
顺
写
序
作
思
非实物
路
过程
按发生的先后顺序
3.程度顺序
1．按照共同特性将 思想/观点/问题予 以分组；
2．将最具有该特性 的思想/观点/问题 排在每组的第一位， 先强后弱，先重要 后次要。
2.结构顺序的MECE
MECE 方法
• 二分法思维 • 输入 - 处理 - 输出
最常见的表达
客户对销售和库存报告不满意。
突出忧虑式（冲突—背景—解决方案） 突出信心式（疑问—背景—冲突）
冲突：熬夜完成的PPT领导不满意 情境：你的领导又要你赶PPT 解决方案：赶紧参加培训
疑问：如何才能作出领导满意的PPT 情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意
序言结构的注意事项
• 1.序言结构中的背景和冲突都
波兰将遭到（多国）坦克入侵
归纳
法军坦克 抵达波兰 边境
德军坦克 抵达波兰 边境
俄军坦克 抵达波兰 边境
S序言 = 讲故事 ITUATION 背景：事件发生的时间、地点等要素
COMPLICATION 冲突：在背景下，产生了困难或变化
QUESTION
疑问：基于背景和冲突，这种读者脑海中产生了一个疑问
ANSWER
会议室： -会议室明天已经人预订了，但星期四没人预订
李总：今天不行 张总：明天10：30以后 黄总：星期四以前不行
会议室明天无法预订 会议室星期四可以预订
星期四开会可以吗？
巴巴拉 · 明托（Barbara Minto）
《金字塔原理》成为麦肯锡公司的公司标准，并被认为是麦 肯锡公司组织结构的一个重要部分。并已成为管理界和咨询 业的实际行业标准，并得到社会各界的认可。
思维的极限 = 7
大脑最多记忆7个思想 过多的思想需要分类和分组 分组的思想之间建立逻辑
逻辑只有纵向和横向两种
只有金字塔结 构满足这些要 求，读者的大 脑会自动按照 金字塔结构组 织阅读
金字塔结构的好处
金字塔原理的四个基本特点
特征一：结论先行
一篇文章只支持一个思想，并出现 在文章的开头。
特征二：上下对应
答案：对疑问给出解答，并位于金字塔的顶点。
标准的金字塔结构
标准式（背景—冲突—解决方案）
情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意 解决方案：赶紧参加培训
开门见山式（解决方案—冲突—背景）
解决方案：如果不赶紧参加培训 情境：你的领导又要你赶PPT 冲突：熬夜完成的PPT领导不满意
读者的阅读习惯
阅读开始
明确讲什么？ 勾勒轮廓
看重点？
阅读过程中 挑清晰的文字读
回顾全文整体框架
阅读结束
细读重点部分
1、处理3～5条信 息，一目了然；
2、处理6～9条信 息，自我麻木。
公文的写作逻辑
公文写作的逻辑需依据读者的阅读特点进行。
写作前 思维导图整理，从结论开始
写作过程
结构清晰、主次分明 条列式写作（不超过5点，尽量3点）
任何一个层次上的思
Ａ
想都必须是其下一层
次思想的概括。
A1 A2 A3
序言 Ｇ Ｂ
B1 B2 B3
Ｃ C1 C2 C3
特征三：分类清楚
每组中的思想必须属于同一个范畴。
特征四：排序逻辑
每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。
金字塔结构的3种子结构
子结构三：序言的讲故事结构
子结构一：主题和子 主题之间的纵向关系
写作结束
校错并精简语言 重复结论
一、公文的写作步骤
• 1、主动目标的转化 • 2、正式指数的判断 • 3、游说矩阵的设定 • 4、层次结构的选择
主动目标的转化
我们在乎的内容 = 希望对方采取的行动
正式指数
• 纵坐标：资源的充足程度（即沟通的内容是否在
目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所 难）；
• 1．应向生产部表明，董事会非常重视工人的业 余生活；
• 2．应设计一个企业文化活动的总体框架，并让 文化专员开始准备；
• 3．应通过基层员工的渠道向上反应。
行动性思想的概括
1．修理车顶的破洞 2．买新的车内地毯 3．写报纸广告稿 4．买新的车内顶灯 5．修理车身凹陷处 6．送修理厂把锈斑喷漆 7．写后窗售车广告 8．写公告板的售车海报 9．换一个新的方向盘护套 请概括其中的行动性思想。
主送机关 （可以一个，也可多个）
正文
开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项）
结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
单位 成文时间
《函》
标题 发函用《关于XXXX的函》复函用《关于XXXX的复函》
主送单位 发函可多头，复函主送来函单位
正文
开头：发函说明缘由、目的，商洽工作等情况交代 复函引述来函发文号起首，表明收到函
归纳
大前提
小前提
结论 演绎
福尔摩斯的归纳/演绎
一篇这样的文章…
A1
A2
A3
B1
B2
B3
整个推理过程需要 不断反复
C1
C2
C3
你必须进行改革
为什么？
如何进行？
这些是目前存在 的问题
这些是造成问题 的原因
因此，这些是你 必须采取的措施
A1
B1
C1 A2
B2
C2 A3
B3
C3
大归纳，小演绎
演绎：基层支持 归纳：全局主线
分细分市场的前景还不明确； 5．总体来看，市场有吸引力，但也高度分散。
公文写作技巧
• 一、公文的写作步骤 • 二、公文的生动有效 • 三、公文的规范表达
公文写作的行文关系
从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。
上行文
下级向它所属 的上级领导机 下关级的向行它文所，属即 的自上下级而领上导的机行 关文的。行文，即 自如下报而告上、的请行示。 文。 如报告、请示。
1、提交报告的周期不恰当； 2、库存数据不可靠； 3、获得库存数据的时间太迟； 4、库存数据与销售数据不吻合； 5、客户希望能改进报告的格式； 6、客户希望除去无意义的数据； 7、客户希望突出说明特殊情况； 8、客户希望减少手工计算。
读者的反映
乱七八糟
概括思想=寻找共性
找出结 构上的 共性
如果主语相同
旧报纸短缺将导致 新闻纸短缺
我们面临旧报纸的 短缺
我们面临新闻纸短 缺
标准式的归纳推理
降低成本是提高利润 的有效途径
生产率低 加班过多 浪费严重 无工序分工
管理层不能胜任目前工作 问＝你怎么知道的？
不调查市场 不接受批评 不关注士气 不注重赢利
归纳与演绎的区别
结论 事件一 事件二 事件… 事件N
• 你好！你现在看到的微博其实是一份杂志。本微博杂志： • 1．专业领域：【思维导图应用】、【培训案例剖析】； • 2．适合群体：爱思考的人、不爱思考的人； • 3．发布时间：早8点、晚8点； • 4．特别承诺：没有无聊的口水、只有专业的价值。 • 总结：我的微博 = 你的杂志，现在就关注！
• 结尾使用祈使句
逻辑的4种顺序
归纳性 的思想组
演绎性 的思想组
时间顺序 例：第一，第二 结构顺序 例：人、财、物 程度顺序 例：最重要、次重要
演绎顺序 大前提、小前提、结论
1.时间顺序
• 时间顺序=先后顺序：人们最习惯的阅读顺
序，最易被接受，优先使用。
2.结构顺序
先整体后局部
结
实物
先上后下
构
顺
结
先左后右
序
构
的
• 思考： • 有哪些祈使句？
三、公文的规范表达
• 1．数字数量的规范 • 2．层次叙述的规范 • 3．计量单位的规范 • 4．标点符号的规范
数字规范
• 本月氯化钾产量为300吨，增加了8%； • 本公司大专文化程度的员工由过去的54%
上升到78%，大本文化程度的员工由过去 的29%上升到53%；
序言 主题
子主题
子主题
子结构二：子主题之间的横向 关系
纵向结构 = 回答问题
为什么？
应该增加 代理品牌
将快速增长 为什么？ 竞争对手弱
为什么？
容易导入
市场大
返点
代销
快递
网络 下单只有2家竞 源自对手品牌不强势如何证明
学校
门店
网络
横向结构 = 演绎 / 归纳
演绎
我会飞，因为我是鸟
鸟会飞
我是鸟
因此，我会飞
• “一、二十字，二、三十年
代，七、八十岁的人很多；
• “经营项目有馄钝、饺子、
面条……等等”；
• “通过这件事我们深刻体
会到：依靠群众、坚持调查 研究的重要性”。
通用公文示范
公文结构用语
• 开头用语：用来表示行文目的、 依据、原因，伴随情况等。如： 为（了）、关于、由于、对于、 根据、按（遵、依）照、据、 查、奉、兹等；
主体：发函写清商洽、询问的事项，明确具体 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不回避
结语
发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复”
单位 成文日期
你身边的商务软件
PPT = ?
图形
色彩
文字 动画
• 横坐标：商务文书的撰写者与其目标读者在立场
上的一致程度（即双方是否相互认可）。
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
二、公文的生动有效
1．运用情感指数 2．做到“读者为尊” 3．进行有效的反馈 4．增加公文的紧迫性
有效反馈
• 1．首用正面反馈 • 2．偶尔负面反馈 • 3．不要没有反馈 • 4．多用修正反馈 • 邮件如何有效反馈？
描述性思想的概括
• 对目前公司信息集合ERP系统提供的信息， 提出以下意见：
• 1．有关劳资、销售的数据应该更新； • 2．现在需要增加招聘的数据； • 3．应该收集供应商招标信息； • 4．目前高管的福利补助栏目不够充分； • 5．需要设置工信委项目的资金进出项
描述性思想的概括
我们的结论是： 1．市场巨大，且正在高速增长； 2．配件市场有利可图； 3．进入市场有一定的门槛； 4．总体趋势喜人，但存在一定的不确定性，部